Kho hàng – một trong những yếu tố quan trọng quyết định trực tiếp đến tình hình sản xuất kinh doanh của mọi doanh nghiêp. Ngày nay, việc quản lý kho hàng bằng sổ sách đã không còn phổ biến, thay vào đó các doanh nghiệp sử dụng excel và các phần mềm quản lý rất nhiều. Vậy sử dụng excel hay phần mềm để tối ưu việc quản lý? Cloudify sẽ cùng doanh nghiệp khám phá trong bài viết này.

Doanh nghiệp sẽ lựa chọn quản lý kho bằng excel hay phần mềm?

Quản lý kho bằng excel – phần mềm phổ biến và được sử dụng rộng rãi

1. Ưu điểm

• Ưu điểm đầu tiên và dễ nhận thấy nhất của phần mềm xử lý số liệu này đó là nó hoàn toàn miễn phí và thường được cài đặt sẵn trên máy tính theo bộ office cơ bản. Nghĩa là chỉ cần có máy tính là đã có thể sử dụng excel để quản lý.
• Giao diện dễ nhìn, tính toán thông minh, dùng để thiết lập các hệ thống đơn giản rất tiện lợi.
• Có thể truyền file cho nội bộ doanh nghiệp dễ dàng.

2. Nhược điểm

• Do không phải phần mềm chuyên về quản lý nên vấn đề đầu tiên đó là excel không đáp ứng được những tiêu chí cơ bản về quản lý ví dụ như: đánh giá, so sánh số liệu tăng hay giảm so với kỳ trước để có chiến lược kịp thời,….
• Không có tính bảo mật cao, mọi người đều có thể truy cập vào và chỉnh sửa dữ liệu tự do. Nhân viên có thể đưa các thông tin của doanh nghiệp ra ngoài dễ dàng, đối với doanh nghiệp thì việc rò rỉ thông tin vô cùng nguy hiểm.
• Các công thức, hàm trong excel đa số rất khó và phức tạp, muốn sử dụng thành thạo cần mất rất nhiều thời gian và chi phí đào tạo. Thực tế không phải công ty nhỏ nào cũng có các nhân viên giỏi về máy tính.
• Dễ gây nhầm lẫn nếu số lượng hàng hóa trong kho, nhân viên, khách hàng quá nhiều.
• Không có chế độ phân quyền dẫn đến không thể quản lý hết được cấp dưới của mình

Các phần mềm quản lý kho đang trở nên phổ biến hiện nay

1. Ưu điểm

• Các phần mềm quản lý kho đang ngày càng tiếp cận sâu vào doanh nghiệp, điều này hoàn toàn là có lý do. 
• Trước hết, các phần mềm này đảm bảo được những tiêu chí cơ bản trong quản lý kho như: kiểm soát xuất, nhập, tồn, hiển thị chênh lệch giữa các kỳ, tỷ lệ sai hỏng,…..
• Dễ triển khai, sử dụng, không cần cài đặt trực tiếp
• Giúp việc quản lý kho tiết kiệm rất nhiều thời gian
• Tra cứu dễ dàng, tự động tính toán, dự báo, cập nhật thường xuyên

  

• Có chế độ phân quyền, nhân viên sẽ được phép sửa một vài thông tin chứ không được sửa tất cả, hiển thị lịch sử chỉnh sửa để quản lý tiện theo dõi
• Bảo mật, sao lưu thông tin nên dù mất điện hoặc máy tính có virus cũng không hề bị mất dữ liệu
• Dễ dàng kết nối đến các thiết bị khác ví dụ: máy quét, máy in,…
• Được nhà phát hành chỉnh sửa miễn phí theo yêu cầu
• Được bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật nhiệt tình.

2. Nhược điểm

• Nhược điểm duy nhất của phần mềm quản lý kho hiện nay đó là mất chi phí như phí khởi tạo, phí duy trì định kỳ.

Phần mềm quản lý kho Cloudify có gì khác biệt so với quản lý kho bằng excel?

Phần mềm quản lý Cloudify đang được rất nhiều khách hàng trên khắp cả nước tin tưởng và lựa chọn đồng hành. Ngoài các chức năng như trên, phần mềm còn tích hợp cả phân hệ quản lý sản xuất, thương mại và kế toán. Có thể sử dụng ở bất cứ đâu trên cả hai thiết bị điện thoại thông minh và máy tính, dễ dàng tương tác với nhân viên trực tuyến. Dữ liệu luôn được cập nhật chính xác và nhanh chóng. Tự tin hỗ trợ cho mọi doanh nghiệp bất kể quy mô, giúp cho quy trình quản lý kho cũng như quản lý doanh nghiệp trở nên đơn giản hơn.

Liên hệ ngay với chúng tôi qua Cloudify.vn để được tư vấn miễn phí.

Tham khảo thêm:

7 phương pháp quản lý kho đơn giản mà hiệu quả đến bất ngờ

Quản lý kho – những vấn đề mà doanh nghiệp thường gặp phải