Mục đích việc quản lý kho hàng là đảm bảo tất cả vật tư nguyên vật liệu sản xuất hàng hoá được cung ứng một cách kịp thời trong dây chuyền hoạt động sản xuất kinh doanh. Công việc này không hề đơn giản vì người quản lý cần điều tiết, quản lý các hoạt động trong kho sao cho nguồn cung nguyên liệu, hàng hoá được liên tục không bị đứt gãy. Đồng thời đảm bảo các chi phí cho việc vận hành kho được tối ưu nhất. 

Trong bài viết này, bạn hãy cùng Cloudify tìm hiểu tật về công việc quản lý kho đối với các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ nhé.

Những công việc quản lý nhà kho trong một doanh nghiệp

Việc quản lý này không hề đơn giản như nhiều người vẫn nghĩ. Dưới đây là những đầu mục chính của việc:

• Tiếp nhận hàng hoá: Quản kho thực hiện các thủ tục nhập hàng, kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hoá sơ bộ trước khi nhập kho

• Sắp xếp, phân loại hàng hoá: Sau khi nhập kho, hàng hoá cần được phân loại sắp xếp theo các quy chuẩn nhất định. Tùy thuộc mỗi công ty sẽ có những yêu cầu riêng về việc sắp xếp hàng hóa, nguyên vật liệu.

• Quản lý, theo dõi lượng hàng hoá: theo dõi sự biến động của hàng hoá để kịp thời lên các phương án bổ sung, nhập hàng mới. Hoặc người giám sát có thể đề xuất các chương trình để đẩy hàng cũ…

• Giải quyết các giấy tờ xuất nhập kho, quá trình giao vận : Các giấy tờ liên quan đến thủ tục xuất nhập kho cần được xử lý sớm, theo dõi quá trình giao vận của hàng hoá để lên kế hoạch kịp thời. 

• Xử lý các vấn đề phát sinh trong kho: Có vô số vấn đề cần phải xử lý trong kho như dọn kho, đảm bảo môi trường bảo quản,… mà người giám sát cần lên kế hoạch để tiến hành xử lý kịp thời, tránh những hậu quả không đáng có có thể xảy ra

Những lưu ý khi quản lý nhà kho tại doanh nghiệp vừa và nhỏ

Khi quản lý hàng hóa trong kho của một doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ có chút khác biệt so với trong doanh nghiệp lớn. Nhưng nhìn chung, dù ở quy mô công ty nào, người giám sát cũng cần chú ý những vấn đề sau để việc vận hành kho đạt hiệu quả tốt nhất:

• Phân loại và sắp xếp hàng hóa rất quan trọng: Việc này để đảm bảo quy trình xuất nhập hàng diễn ra tốt nhất. Việc phân loại còn giúp kiểm tra kỹ hơn mặt chất lượng sản phẩm.
• Luôn nắm được tình trạng hàng tồn kho: Xác định được lượng hàng tồn kho tối ưu nhất, để giảm thiểu chi phí phát sinh nhưng vẫn đảm bảo quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường
• Kiểm kho thận trọng, chính xác: lên lịch kiểm kho thường xuyên giúp nắm được tình trạng thực tế của kho. Từ tình trạng hàng hoá có vấn đề gì bất thường không, nắm được tình hình thực tế quá trình vận hành kho…. Nếu có bất cứ vấn đề gì bất thường có thể lên kế hoạch sớm, giảm thiểu rủi ro

Cách quản lý hàng hóa trong kho đang được sử dụng hiện nay

Hiện nay có 2 cách quản lý kho được các doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng nhiều nhất là: quản lý bằng excel và quản lý bằng phần mềm. Mỗi cách này sẽ có những ưu nhược điểm riêng, các doanh nghiệp nên có sự cân nhắc lựa chọn.

Quản lý bằng Excel

Việc quản lý hàng trong kho bằng excel đã được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng từ lâu. Người sử dụng sẽ nhập các thông tin hàng hóa lên phần mềm và sau đó tùy biến excel theo yêu cầu lưu trữ hàng hoá của doanh nghiệp.

Ưu điểm:

• Không mất thêm chi phí
• Có thể tùy biến linh hoạt các bảng tính của excel để phù hợp với yêu cầu của từng doanh nghiệp khác nhau
• Dễ dàng xuất file chia sẻ cho nhiều người xem

Nhược điểm:

• Nhập dữ liệu bằng tay rất dễ xảy ra sai số
• Người sử dụng phải thành thạo các hàm, câu lệnh trên excel
• Không thể kết nối với các phần mềm khác. Người dùng phải xuất file, hoặc nhập lại toàn bộ dữ liệu từ excel sang phần mềm hoặc công cụ khác

Đọc thêm: Phần mềm WMS – Giải pháp quản lý kho tối ưu cho mọi doanh nghiệp

Quản lý bằng phần mềm

Phần mềm quản lý kho đã không còn là điều gì xa lạ với các doanh nghiệp hiện đại. Đặc biệt là với những doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Ưu điểm:

• Dữ liệu được nhập tự động với các thao tác đơn giản
• Tính linh hoạt khi kết nối dữ liệu với các phần mềm khác như phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm sản xuất
• Giảm thiểu sai sót nhờ chu trình khép kín
• Đa năng hơn với những chức năng dự báo số lượng hàng tồn kho, dự tính thời gian nhập nguyên vật liệu
• Cập nhật lượng hàng tồn kho theo thời gian thực, nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt được lượng hàng, lên thời gian đặt hàng hợp lý

Nhược điểm: 

• Phần mềm thường có tốn chi phí.

• Cần lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp với loại hình doanh nghiệp

Xem ngay: Phần mềm quản lý kho Cloudify WMS

Quy mô nhân sự của các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường không quá nhiều. Việc sử dụng các phần mềm này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí phát sinh khác. Đồng thời tận dụng được vấn đề nguồn nhân lực.

Phần mềm quản lý kho đang được tin dùng nhiều hơn vì những lợi ích mà nó mang lại. Nếu doanh nghiệp của bạn đang chưa lựa chọn được phần mềm phù hợp, hãy liên hệ ngay hotline 1900 866 695 của Cloudify để nhận tư vấn miễn phí.