Hàng tồn kho là một phần tài sản quan trọng của doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu những kỹ thuật quản lý hàng tồn kho với loạt hướng dẫn toàn diện miễn phí dưới đây. Hãy bắt đầu ngay nhé.
Nội dung bài viết
Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là hàng hóa mà công ty lưu trữ trong kho. Đó có thể là nguyên liệu thô được mua để sản xuất. Hoặc là các sản phẩm được lưu trữ phục vụ cho việc bán hàng. Thậm chí có thể là một thứ hoàn toàn vô hình, chẳng hạn như phần mềm.
Quản lý hàng tồn kho là gì?
Quản lý hàng tồn kho là cách bạn theo dõi và kiểm soát hàng hoá của trong các khâu đặt hàng, sản xuất, lưu trữ và sử dụng. Quá trình này điều chỉnh toàn bộ dòng chảy của hàng hóa từ khi mua đến khi bán. Nhằm đảm bảo rằng bạn luôn có đúng số lượng của mặt hàng phù hợp ở đúng vị trí và vào đúng thời điểm nào đó.
Hàng tồn kho bao gồm những gì?
Có rất nhiều loại hàng tồn kho khác nhau. Bạn sẽ giải quyết từng loại tùy thuộc vào hàng hóa bạn bán. Dưới đây là tổng hợp một số loại:
Hàng thành phẩm/hàng để bán: Các sản phẩm bạn bán cho khách hàng của mình;
Nguyên liệu: Hàng tồn kho bạn sử dụng để tạo ra thành phẩm của mình;
Sản phẩm dở dang: Về cơ bản, hàng hóa dở dang – hàng tồn kho là một phần của quá trình sản xuất;
Hàng hóa MRO: MRO là viết tắt của bảo trì, sửa chữa và vận hành. Đây là hàng tồn kho bạn sử dụng để hỗ trợ quá trình sản xuất;
Hàng dự trữ an toàn: Lượng hàng tồn kho bổ sung mà bạn giữ trong cửa hàng. Nhằm đối phó với tình trạng thiếu hụt nhà cung cấp hoặc nhu cầu tăng đột biến.
Về cơ bản, quản lý hàng tồn bằng cách theo dõi các sản phẩm và thành phần giữa các nhà cung cấp, tồn kho, sản xuất và bán hàng. Điều này nhằm đảm bảo rằng kho hàng được sử dụng hiệu quả nhất có thể. Đây là hoạt động quan trọng vì là yếu tố khiến lợi nhuận tăng trưởng. Việc quản lý số lượng hàng trong kho cung cấp cho nhà quản trị khả năng ước tính lượng hàng hóa. Mục đích là để dự trù trước mọi đợt bán hàng có thể xảy ra. Đồng thời tránh tình trạng dư thừa và giảm thiểu chi phí cho hàng tồn.
Vòng quay hàng tồn kho là chỉ số quan trọng dùng để đo lường khả năng quản trị hàng tồn kho. Đây được xem là chỉ số hỗ trợ phân tích hiệu quả kinh doanh. Nó giúp so sánh tỷ lệ giữa hàng hóa đã bán và hàng hóa đã nhập trong khoảng thời gian nhất định. Từ đó có thể biết được những mặt hàng nào đang nhập, xuất không hiệu quả và đưa ra phương hướng điều chỉnh.
Tỷ số vòng quay tồn kho được tính đơn giản bằng công thức sau:
Vòng quay hàng tồn kho = Doanh thu/Hàng tồn kho trung bình
Trong đó:
Doanh thu là tổng thu trong 1 chu kỳ bán hàng của doanh nghiệp, thường là 1 năm.
Hàng tồn kho trung bình là trung bình cộng của giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ.
5 giai đoạn quan trọng trong quy trình quản trị hàng tồn kho
Quá trình quản lý hàng tồn kho bao gồm việc theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho từ nhà cung cấp đến kho hàng của bạn và tới khách hàng. Có 5 giai đoạn chính cần tuân theo:
Mua: Mua nguyên liệu thô để biến thành sản phẩm hoặc mua sản phẩm để bán mà không cần lắp ráp;
Sản xuất: Tạo ra thành phẩm của bạn từ các bộ phận cấu thành của nó. Không phải công ty nào cũng tham gia vào sản xuất. Chẳng hạn, các nhà bán buôn có thể bỏ qua hoàn toàn bước này;
Giữ kho: Lưu trữ nguyên liệu thô của bạn trước khi chúng được sản xuất (nếu cần) và hàng hóa thành phẩm của bạn trước khi chúng được bán;
Bán hàng: Đưa hàng trong kho của bạn đến tay khách hàng và nhận tiền;
Báo cáo: Các doanh nghiệp cần biết họ bán được bao nhiêu và thu được bao nhiêu tiền trên mỗi lần bán hàng.
8 kỹ thuật quản lý hàng tồn kho phổ biến
Bất kể quy mô kinh doanh của bạn như thế nào, việc sử dụng một số kỹ thuật trong quản lý hàng tồn kho phổ biến dưới đây là cách tuyệt vời để kiểm soát hàng tồn kho của bạn. Dưới đây là một số kỹ thuật bạn cần xem xét:
Kiểm kê đúng lúc (JIT)
JIT có nghĩa là chỉ giữ lại lượng hàng tồn kho cần thiết trong quá trình sản xuất. Sẽ không có hàng tồn kho dư thừa trong kho. Điều này có thể loại bỏ các chi phí và rủi ro liên quan đến việc giữ một lượng lớn hàng tồn kho trong tay.
Phân tích hàng tồn kho ABC
Kỹ thuật này nhằm xác định hàng tồn kho nào đang mang lại lợi nhuận cho bạn. Bằng cách phân loại hàng hóa thành các cấp khác nhau theo giá trị của chúng: A, B và C. Các mặt hàng A đã phân loại có giá trị cao. Chúng có thể là những mặt hàng đắt nhất bạn đang mua hoặc những mặt hàng mang lại lợi nhuận cao nhất. Các mục được phân loại B ở giữa. B không có giá trị bằng A, nhưng có giá trị hơn các mục được phân loại C. Các mặt hàng được phân loại C, thường là các mặt hàng có khối lượng lớn, giá trị thấp.
Dropshipping
Các doanh nghiệp sử dụng dropshipping về cơ bản thuê ngoài tất cả các khía cạnh của việc quản lý kho hàng. Kỹ thuật này giúp bạn có thể điều hành công việc kinh doanh từ máy tính xách tay của mình. Bạn không cần quan tâm đến tồn kho và chi phí tối thiểu.
Lô hàng số lượng lớn (Bulk shipments)
Kỹ thuật này dựa trên giả định rằng mua số lượng lớn sẽ rẻ hơn. Phương pháp này rất tốt nếu một doanh nghiệp chắc chắn rằng sản phẩm của họ sẽ bán được số lượng lớn. Tuy nhiên có thể đặt ra thách thức khi nhu cầu người dùng đột ngột thay đổi.
Đơn đặt hàng dự trữ (Backordering)
Đơn đặt hàng dự trữ là một yêu cầu của nhà bán lẻ cho một nhà cung ứng hay nhà bán buôn về nguồn hàng bổ sung của một mặt hàng bán ra. Nhằm đáp ứng đơn đặt hàng chưa được thanh toán của khách hàng.
Ký gửi (Consignment)
Kỹ thuật này cho phép người gửi hàng, thường là người bán buôn, đưa hàng hóa của họ cho người nhận hàng, thường là người bán lẻ. Người nhận hàng không phải trả tiền trước. Người ký gửi vẫn sở hữu hàng hóa, và người nhận hàng chỉ thanh toán tiền hàng khi họ thực sự bán.
Hệ thống phân phối hàng hoá (Cross Docking)
Một kỹ thuật nhằm loại bỏ chức năng lưu trữ và thu gom đơn hàng của một kho hàng. Nó vẫn cho phép thực hiện các chức năng tiếp nhận và gửi hàng. Sản phẩm được chuyển đến nhà kho, nơi chúng được phân loại và chuẩn bị xuất xưởng ngay lập tức. Chúng thường được chất lại vào các xe tải khác tại cùng một kho hàng và được gửi đi giao hàng ngay lập tức.
Đếm chu kỳ (Cycle counting)
Kỹ thuật này liên quan đến việc đếm một lượng nhỏ hàng tồn kho vào một ngày cụ thể. Bạn không cần thực hiện kiểm kê toàn bộ. Phương pháp này giúp doanh nghiệp của bạn thường xuyên xác nhận mức tồn kho chính xác trong phần mềm quản lý tồn kho của bạn.
Hiểu rõ tầm quan trọng của quản lý tồn kho nhưng phần lớn doanh nghiệp vẫn loay hoay trong bài toán quản lý. Cloudify WMS là phần mềm quản lý kho hiệu quả trên điện thoại:
Hỗ trợ giảm thiểu chênh lệch tồn kho
Được tích hợp trong nhiều giao diện khác nhau bao gồm cả trình duyệt IOS và Android, bạn dễ dàng quản lý hàng tồn kho ở bất cứ đâu thông qua điện thoại. Đồng thời thủ kho chỉ cần xác nhận các số liệu thực nhập và thực xuất, từ đó giảm thiểu tối đa mọi sai sót và chênh lệch số liệu.
Đối với các đơn hàng lớn, Cloudify cho phép thiết lập hệ thống xác nhận của bộ phận quản trị trước khi xuất kho. Đảm bảo mọi vấn đề đều được diễn ra thông suốt.
Cảnh báo tồn kho tối thiểu
Hệ thống sẽ tự động gửi thông báo nếu tỷ lệ tồn kho ở mức tối thiểu. Giúp doanh nghiệp đưa ra được phương án điều chỉnh hợp lý.
Dễ dàng quản lý cùng lúc nhiều kho
Đối với các doanh nghiệp lớn sở hữu kho tổng và nhiều kho con. Cloudify hỗ trợ quản lý tổng quát và quá trình điều chuyển hàng hóa giữa các kho được diễn ra xuyên suốt, đáp ứng mọi nhu cầu hàng hóa một cách nhanh nhất.
Thay vì phải tải một phần mềm thứ 3, bạn dễ dàng quét mã vạch thông qua màn hình camera, từ đó cắt giảm một khoản chi phí đáng kể trong quá trình quản trị hàng tồn kho.
Quản lý hàng tồn kho theo nhiều đơn vị tính
Cloudify WMS hỗ trợ quản lý đối với nhiều loại sản phẩm, hàng hóa khác nhau, kể các các mặt hàng đặc biệt như gas, vải, thức ăn và cả những sản phẩm có thể thay đổi kích thước theo thời gian.
Những mặt khác khác nhau đều được quản lý dưới nhiều đơn vị đặc thù: Quản lý theo từng lô, date, ngày hết hạn. Đưa ra cảnh báo sử dụng hàng hóa hợp lý hay quản lý hàng mượn, trả, đặt cọc dễ dàng.
Sự thiếu hụt hoặc dư thừa hàng tồn cũng đều tác động rất lớn đến chi phí và định hướng phát triển doanh nghiệp. Do đó, hãy lựa chọn cho mình một phần mềm quản lý kho phù hợp để giải quyết bài toán kinh doanh của mình. Nếu bạn đang quan tâm đến giải pháp quản lý kho của Cloudify, hãy tham khảo thông tin tại đây hoặc liên hệ hotline 1900 866 695 để gặp chuyên gia tư vấn nhé!
