Hàng tồn kho đối với nhiều doanh nghiệp là tài sản có giá trị lớn, chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng vốn lưu động. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp chỉ nhận ra mức độ thất thoát khi kiểm kê định kỳ hoặc khi khách hàng cần hàng nhưng kho không còn đủ số lượng.

Điều đáng nói hơn là phần lớn thất thoát không đến từ mất cắp mà xuất phát từ những lỗ hổng trong quy trình vận hành. Nếu hàng tồn kho không được kiểm soát kịp thời, những sai sót nhỏ có thể tích tụ thành khoản chi phí rất lớn theo thời gian.

Dưới đây là 7 nguyên nhân phổ biến khiến thất thoát hàng tồn kho và những giải pháp giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng này.

1. Không quản lý vị trí lưu trữ hàng hóa

Nhiều doanh nghiệp vẫn lưu trữ hàng tồn kho theo kinh nghiệm của nhân viên thay vì theo sơ đồ vị trí cố định. Khi số lượng hàng tồn kho tăng lên, việc tìm kiếm hàng hóa trở nên khó khăn, mất nhiều thời gian và dễ phát sinh nhầm lẫn. Việc không quản lý hàng hóa theo vị trí còn khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi kiểm kê hoặc truy xuất hàng hóa, ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh nghiệp có nhiều kho hoặc diện tích kho lớn.

Để giải quyết khó khăn này, doanh nghiệp nên ứng dụng hệ thống WMS để quản lý hàng tồn kho theo từng vị trí (Location Management), từ đó giúp nhân viên biết chính xác hàng đang nằm ở đâu và giảm đáng kể thời gian tìm kiếm.

2. Kiểm kê thủ công bằng Excel

Excel là công cụ quen thuộc trong giai đoạn đầu nhờ chi phí thấp và dễ sử dụng. Tuy nhiên, khi quy mô kho ngày càng lớn, việc nhập liệu thủ công dễ phát sinh sai sót, trùng lặp hoặc thiếu dữ liệu, khiến số liệu tồn kho không còn phản ánh đúng thực tế. Ngoài ra, kiểm kê bằng Excel còn khiến doanh nghiệp phải huy động nhiều nhân sự hoặc tạm dừng hoạt động kho để đối chiếu số liệu ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng và khả năng phục vụ khách hàng.

Theo GS1 UK, việc ứng dụng công nghệ RFID kết hợp với tiêu chuẩn GS1 có thể nâng độ chính xác của kiểm kê từ khoảng 65–75% lên 93–99%, đồng thời rút ngắn đáng kể thời gian kiểm kê so với phương pháp thủ công. Nếu doanh nghiệp vẫn đang quản lý kho bằng Excel, việc chuyển sang Cloudify WMS kết hợp Barcode/RFID sẽ giúp tự động hóa quy trình kiểm kê, cập nhật dữ liệu theo thời gian thực và giảm đáng kể sai lệch tồn kho.

3. Không áp dụng FIFO hoặc FEFO

Đối với ngành thực phẩm, dược phẩm hoặc mỹ phẩm, việc không quản lý cẩn thận hàng tồn kho và xuất hàng không đúng nguyên tắc có thể khiến hàng hết hạn hoặc giảm chất lượng trước khi được bán. Kể cả với những ngành khác, việc để hàng tồn kho lâu cũng làm tăng chi phí lưu kho và giảm tốc độ quay vòng vốn.

Thay vì phụ thuộc vào kinh nghiệm của nhân viên, doanh nghiệp nên thiết lập quy tắc FIFO hoặc FEFO ngay trên hệ thống quản lý kho. Phần mềm quản lý sẽ tự động đề xuất lô hàng tồn kho cần xuất trước, giúp giảm thiểu thất thoát và tối ưu hiệu quả sử dụng hàng tồn.

4. Thiếu khả năng theo dõi lịch sử nhập – xuất

Khi phát sinh sai lệch tồn kho, nhiều doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian để xác định nguyên nhân vì không biết hàng đã được nhập, xuất hoặc điều chuyển bởi ai. Việc thiếu lịch sử thao tác không chỉ ảnh hưởng đến khả năng kiểm soát nội bộ mà còn gây khó khăn trong quá trình kiểm toán hoặc xử lý khiếu nại từ khách hàng.

Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống WMS, hệ thống sẽ lưu lại toàn bộ lịch sử nhập kho, xuất kho, điều chuyển, kiểm kê và thông tin người thực hiện. Qua đó, doanh nghiệp dễ dàng truy xuất dữ liệu, nâng cao tính minh bạch và giảm thiểu rủi ro trong vận hành kho hay hàng tồn kho.

5. Không đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận

Ở nhiều doanh nghiệp, bộ phận kho, kinh doanh và kế toán vẫn sử dụng các hệ thống hoặc tệp dữ liệu riêng biệt. Từ đó dẫn đến tình trạng mỗi bộ phận nhìn thấy một số liệu khác nhau về tồn kho, gây khó khăn trong quá trình phối hợp và trường hợp doanh nghiệp có thể nhận đơn hàng khi kho đã hết hàng, nhập thêm hàng khi lượng tồn vẫn còn lớn hoặc mất nhiều thời gian để đối chiếu số liệu giữa các phòng ban.

Khi doanh nghiệp triển khai hệ thống giúp tích hợp dữ liệu giữa WMS, ERP, phần mềm bán hàng và kế toán và sử dụng chung một nguồn dữ liệu theo thời gian thực. Nhờ đó, các quyết định mua hàng, bán hàng và điều phối tồn kho đều chính xác và kịp thời hơn.

6. Không có cảnh báo tồn kho

Nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện hàng sắp hết hoặc tồn kho quá lâu khi vấn đề đã ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Việc thiếu các cảnh báo tự động khiến doanh nghiệp luôn ở thế bị động trong việc mua hàng, sản xuất hoặc xử lý hàng chậm luân chuyển.

Hệ thống quản lý kho hiện đại có thể tự động cảnh báo khi tồn kho xuống dưới mức tối thiểu, vượt ngưỡng tối đa hoặc phát sinh hàng tồn lâu ngày. Nhờ đó, nhà quản lý có thể chủ động điều chỉnh kế hoạch nhập hàng, sản xuất hoặc triển khai các chương trình bán hàng phù hợp.

7. Phụ thuộc quá nhiều vào kinh nghiệm của nhân viên

Không ít doanh nghiệp vận hành kho dựa trên kinh nghiệm của một vài nhân viên lâu năm. Họ là người duy nhất biết vị trí hàng hóa, quy trình nhập – xuất hoặc cách xử lý các tình huống phát sinh và tạo ra rủi ro lớn khi nhân sự nghỉ việc, chuyển bộ phận hoặc vắng mặt. Doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian để đào tạo người mới và hoạt động kho dễ bị gián đoạn.

Chuẩn hóa quy trình kết hợp với hệ thống WMS giúp toàn bộ dữ liệu và quy trình được số hóa, giảm sự phụ thuộc vào cá nhân và đảm bảo hoạt động kho luôn ổn định, ngay cả khi có thay đổi về nhân sự.

Doanh nghiệp nên làm gì để giảm thất thoát hàng tồn kho?

Giảm thất thoát hàng tồn kho không chỉ là bài toán kiểm kê mà còn là quá trình chuẩn hóa toàn bộ hoạt động vận hành kho. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình thống nhất, số hóa dữ liệu và ứng dụng công nghệ để kiểm soát hàng hóa theo thời gian thực.

Các giải pháp quản lý kho hiện đại như Cloudify WMS giúp doanh nghiệp quản lý vị trí lưu trữ, kiểm kê bằng Barcode hoặc RFID, theo dõi lịch sử thao tác, thiết lập cảnh báo tồn kho và đồng bộ dữ liệu với ERP. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ giảm thất thoát mà còn nâng cao năng suất vận hành, tối ưu chi phí và cải thiện khả năng phục vụ khách hàng.

Kết luận

Thất thoát hàng tồn kho không chỉ làm giảm lợi nhuận mà còn ảnh hưởng đến khả năng phục vụ khách hàng và hiệu quả vận hành của doanh nghiệp. Việc đầu tư vào quy trình và công nghệ quản lý kho là bước đi cần thiết để doanh nghiệp phát triển bền vững trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng cao.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý kho hiện đại, Cloudify WMS hỗ trợ quản lý theo vị trí, tích hợp mã vạch và RFID, đồng bộ dữ liệu với hệ thống ERP và cung cấp báo cáo theo thời gian thực. Đây là nền tảng giúp doanh nghiệp nâng cao độ chính xác của tồn kho và tối ưu toàn bộ hoạt động vận hành.