Quản lý doanh nghiệp thực phẩm gặp nhiều khó khăn vì hàng hóa đa dạng với nhiều đặc thù riêng. Nhiều doanh nghiệp phải tốn chi phí để xử lý hàng hóa gần hết hạn và hết hạn sử dụng. Cũng có nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng thất thoát hàng hóa mà không rõ nguyên nhân. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp có thể xóa bỏ hoàn toàn các vấn đề đó? Liệu phần mềm ERP ngành thực phẩm có thể giúp doanh nghiệp giảm chi phí và tăng doanh thu hay không? Hãy cùng Cloudify tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau.
Nội dung bài viết
Quản lý doanh nghiệp thực phẩm và 5 vấn đề nghiêm trọng
Hầu hết chủ doanh nghiệp ngành thực phẩm gặp không ít vấn đề trong quản lý hàng hóa. Quản lý không hiệu quả khiến doanh nghiệp chịu nhiều tổn thất về chi phí và cả uy tín. Sau đây là một số vấn đề phổ biến:
Không thể kiểm soát hàng hóa tồn kho theo thời gian thực
Trước sự biến động liên tục của thị trường, chủ doanh nghiệp cần phải linh hoạt trong việc xây dựng phương án kinh doanh. Nhưng phương pháp quản lý truyền thống hầu như không thể đáp ứng. Bởi việc quản lý theo kiểu cũ phụ thuộc nhiều vào nhân viên. Chủ doanh nghiệp phải mất nhiều thời gian để chờ đợi tổng hợp dữ liệu.
Ngoài ra, vì không biết được số lượng hàng tồn kho thực tế nên doanh nghiệp mất đi cơ hội bán hàng tiềm năng. Ví dụ, khi có khách hàng muốn mua 1000 quả trứng nhưng nhân viên kinh doanh không biết số lượng trứng tồn kho hiện tại là bao nhiêu. Nhân viên phải đi hỏi bộ phận kho và mất thời gian chờ kiểm kho. Trong lúc đó, khách hàng có thể sẽ tìm đến một đối thủ của bạn vì họ cung cấp thông tin nhanh hơn.
Doanh nghiệp không quản lý hàng hóa theo hạn sử dụng, số lô
Đa số hàng hóa thuộc ngành thực phẩm đều gắn liền với hạn sử dụng. Vì lẽ đó, doanh nghiệp trong ngành phải quản lý tốt hạn sử dụng để có chiến lược bán hàng phù hợp. Thực tế, hầu hết các doanh nghiệp trong ngành đang phải chịu nhiều tổn thất chi phí đối với hàng hóa cận hạn hoặc quá hạn.
Vấn đề chính là doanh nghiệp không kiểm soát chặt chẽ theo hạn dùng và theo số lô nhập, xuất kho. Nhân viên cẩu thả không lấy hàng hóa theo nguyên tắc FIFO (nhập trước xuất trước), FEFO (sản phẩm nào hết hạn trước xuất trước). Điều này khiến phát sinh khoản chi phí lớn mà doanh nghiệp vẫn chưa kiểm soát được. Bạn có thể thấy nhiều doanh nghiệp đã phải giảm giá hàng bán đến hơn 50% để có thể tiêu thụ được lượng hàng hóa sắp hết hạn.
Sắp xếp nhà kho không khoa học gây hư hỏng hàng hóa
Ngoài việc quản lý hàng hóa theo hạn sử dụng thì doanh nghiệp cần phải bố trí nhà kho hợp lý. Nhiều doanh nghiệp đang gặp phải tình trạng hàng hóa để trong kho bị đè nén, va chạm mạnh nên méo mó, thay đổi hình dạng và ảnh hưởng chất lượng. Sản phẩm không còn đảm bảo chất lượng sẽ bị tiêu hủy hoặc bán hạ giá. Đây cũng là một phần chi phí không đang có nếu doanh nghiệp quản lý kho hiệu quả hơn.
Sắp xếp hàng hóa không khoa học gây hư hỏng, thất thoát
Quản lý thủ công, sai sót khi tổng hợp dữ liệu
Ngoài các vấn đề liên quan đến kho hàng, doanh nghiệp ngành thực phẩm cũng gặp không ít khó khăn trong việc quản trị. Việc quản lý thủ công khiến nhân viên mất nhiều thời gian để ghi chép, nhập liệu thông tin. Trong khi đó họ còn dễ gặp phải tình trạng sai sót, nhầm lẫn giữa các dữ liệu với nhau.
Thông tin khi không được tổng hợp kịp thời sẽ làm chậm các công việc diễn ra ở sau. Ví dụ, doanh nghiệp muốn nhập thêm 1 lô sản phẩm A nếu không có dữ liệu về việc bán hàng và tồn kho hiện tại của sản phẩm A sẽ khó để quyết định nên nhập hay không. Trường hợp nhập quá nhiều sẽ dẫn đến dư thừa, nhưng nhập quá ít lại không đủ cung cấp cho thị trường. Có thể thấy, công cụ thủ công đang hạn chế doanh nghiệp trong việc mở rộng và phát triển.
Không theo dõi được công nợ khách hàng và nhà cung cấp
Công nợ là một phần không thể bỏ qua đối với tất cả doanh nghiệp. Quản lý tốt công nợ giúp doanh nghiệp duy trì tài chính ổn định cho việc phát triển kinh doanh. Nhưng nếu không theo dõi được tất cả các khoảng cần thu, cần chi, các khoản tài chính khác của công ty sẽ bị ảnh hưởng. Nếu không có phần mềm, công ty sẽ mất rất nhiều thời gian để tổng hợp công nợ. Ngoài ra, bạn cũng sẽ không biết chính xác ngày thu hồi nợ hay ngày phải trả công nợ cho nhà cung cấp. Việc này ảnh hưởng đến việc duy trì dòng vốn và uy tín của doanh nghiệp.
Các phương pháp quản lý hàng hóa cho ngành thực phẩm
Đối với ngành thực phẩm việc quản lý kho luôn là công đoạn mất nhiều thời gian và chi phí. Vậy làm thế nào để nhà kho được lý hiệu quả để giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí?
Quản lý kho theo phương pháp FIFO
FIFO (first in – first out) là phương pháp quản lý kho theo hình thức các sản phẩm nhập trước sẽ được xuất trước. Phương pháp này sẽ giúp cho hàng hóa không bị tồn kho quá lâu. Đặc biệt với ngành thực phẩm, tất cả hàng hóa đều có hạn sử dụng thì phương pháp này nên được áp dụng triệt để nhất.
Tuy nhiên, phương pháp FIFO yêu cầu bạn phải thiết kế nhà kho khoa học, sắp xếp vị trí hợp lý. Chính vì vậy, bạn phải giám sát kỹ nhân viên trong quá trình xuất, nhập kho.
Quản lý kho theo phương pháp FEFO
FEFO (first expired – first out) là phương pháp quản lý hàng hóa theo cách sản phẩm nào hết hạn trước sẽ xuất trước. Các sản phẩm hết hạn trước và dễ hư hỏng sẽ được xuất kho bán hàng trước. Đây là phương pháp giúp hạn chế việc hư hỏng đối với các phẩm dễ hỏng hóc. Tương tự như FIFO, phương pháp này cần phải có sự giám sát chặt chẽ trong suốt quá trình làm việc của nhân viên. Bạn phải tiến hành kiểm kê kho thường xuyên để đảm bảo phương pháp này được thực hiện hiệu quả nhất.
Sắp xếp hàng hóa trong kho khoa học
Sắp xếp hàng hóa trong kho khoa học giúp cho việc xuất, nhập kho và tìm kiếm sản phẩm được nhanh hơn. Bạn không chỉ tiết kiệm được thời gian, sức lực mà cả chi phí cho doanh nghiệp. Một số lưu ý khi sắp xếp hàng hóa trong nho:
Bạn phải phân loại các sản phẩm để bố trí vị trí khác nhau ví dụ như sản phẩm có mùi sẽ để riêng với sản phẩm khác.
Các sản phẩm bán chạy nên đặt bên ngoài để thuận tiện trong việc lấy hàng.
Bạn nên có các bảng hướng dẫn trên các kệ để nhân viên dễ tìm kiếm hàng hóa trong kho, tránh trường hợp nhân viên không tìm được hàng báo hết hàng.
Sử dụng mã vạch, mã QR cho sản phẩm để dễ dàng trong việc truy xuất vị trí hàng hóa trong kho.
Việc tồn kho quá lớn dẫn đến khó khăn trong quản lý và ảnh hưởng đến dòng vốn của doanh nghiệp. Tuy nhiên, tồn kho quá ít lại không đủ đáp ứng nhu cầu của thị trường. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp ngành thực phẩm phải đặt ra mức tồn kho tối đa và tối thiểu để duy trì hàng hóa ổn định. Bạn phải theo dõi hàng hóa trong liên tục để duy trì mức tồn kho tốt nhất cho doanh nghiệp. Tuy việc này mất khá nhiều thời gian nhưng lại hạn chế các chi phí không đáng có cho công ty.
Thiết lập định mức tồn kho cho sản phẩm thực phẩm như thế nào?
Áp dụng công nghệ vào quản lý
Với sự phát triển của công nghệ, khoa học, nhiều doanh nghiệp trong ngành thực phẩm đã áp dụng các nền tảng công nghệ vào trong quản lý. Các giải pháp công nghệ sẽ giúp bạn giảm tối đa các thao tác quản lý thủ công rườm rà, tốn chi phí. Thay vào đó, doanh nghiệp sẽ được quản lý toàn diện và đạt được những lợi ích vượt bậc.
Doanh nghiệp giảm chi phí khi quản lý tốt hàng tồn kho, không còn thất thoát, hàng hư hỏng.
Gia tăng lợi nhuận tối đa nhờ tiết kiệm chi phí vận hành và nâng cao hiệu suất làm việc.
Tỷ lệ giữa chân khách hàng cao nhờ tăng thời gian phản hồi và cải thiện hoạt động chăm sóc khách hàng.
Xử lý đơn hàng nhanh chóng, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng giúp nâng cao uy tín doanh nghiệp.
Phần mềm Cloudify ERP – giải pháp dành riêng cho ngành thực phẩm
Giải phảm Cloudify ERP cho ngành thực phẩm là nền tảng quản lý toàn diện được thiết kế chuyên biệt cho ngành thực phẩm. Với công nghệ điện toán đám mây, bạn có thể sử dụng phần mềm mọi lúc, mọi nơi giúp cho việc quản lý trở nên đơn giản hơn. Ngoài ra, Cloudify thiết kế các chức năng quản lý kho phù hợp với đặc thù sản phẩm của ngành thực phẩm. Nhời việc quét mã vạch, QR code để xuất, nhập, kiểm kê kho bạn sẽ tiết kiệm thời gian và tiến hành vôn việc nhanh chóng, chính xác nhất. Bạn dễ dàng quản lý hàng hóa theo hạn sử dụng, số lô, vị trí theo các sơ đồ kho trên hệ thống. Hệ thống còn có chức năng cảnh báo tồn kho tối thiểu, giúp bạn duy trì nguồn hàng ổn định.
Xét về giao diện, Cloudify xây dựng các báo cáo quản trị trực quan, bạn chỉ phải mất vài phút để theo dõi toàn bộ tình hình hoạt động của công ty. Với các dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, bạn sẽ dễ dàng đưa ra các chiến lược phát triển cũng như kế hoạch kinh doanh.
Kết luận
Hiện nay, các giải pháp công nghệ đang là ưu tiên hàng đầu để giúp doanh nghiệp ngành thực phẩm quản trị và vận hành chuyên nghiệp. Cloudify tự hào là đơn vị cung cấp giải pháp cho các doanh nghiệp lớn như: Tập đoàn Hanfimex, Zin Food, Saladwill, Organica… Để nhận tư vấn từ các chuyên gia bạn có thể liên hệ qua website Cloudify.vn hoặc hotline 1900 866 695.
