Ngày nay, với sự giúp đỡ của công nghệ, các công việc của con người đã trở nên dễ dàng, hiệu quả hơn bao giờ hết. Đặc biệt, sự xuất hiện của các phần mềm đã “thổi một luồng gió mới” làm thay đổi cách thức vận hành cũng như hoạt động của các doanh nghiệp. Nổi lên trong số đó phải kể đến phần mềm quản lý kho hàng theo vị trí. Vậy điều gì làm lên sự đặc biệt của phần mềm? Lợi ích của nó ra sao? Doanh nghiệp hãy tìm hiểu qua bài viết dưới đây để biết thêm thông tin.

1. Phần mềm quản lý kho hàng là gì?

Warehouse management system (WMS) hay hệ thống quản lý kho, là phần mềm giúp các công ty quản lý và kiểm soát hoạt động kho hàng ngày, từ thời điểm hàng hóa và vật liệu vào kho đến lúc rời đi. Hệ thống phần mềm WMS là một thành phần quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng. Nó cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực dựa vào toàn bộ hàng tồn kho của công ty, trong kho và trong quá trình vận chuyển. Ngoài quản lý hàng tồn kho, WMS cung cấp các công cụ để chọn và đóng gói quy trình, sử dụng tài nguyên, phân tích, cung cấp các báo cáo…

Phần mềm quản lý kho hàng theo vị trí sẽ giúp nhân viên cũng như người quản lý biết rõ sản phẩm nằm trong vị trí nào của kho hàng. Nhân viên kho tìm kiếm sản phẩm nhanh chóng và dễ dàng hơn. Chủ doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa nhân sự, giảm chi phí trong quản lý kho. Từ đó tận dụng tối đa diện tích kho hàng nhưng vẫn đảm bảo được sự thuận tiện, ngăn nắp.

Xem thêm: Phần mềm WMS – Giải pháp quản lý kho tối ưu cho mọi doanh nghiệp

2. Phần mềm quản lý kho hàng theo vị trí

• Những khó khăn khi quản lý kho hàng

Thiếu không gian

Một cuộc khảo sát được thực hiện bởi Logistics Management vào năm 2018 cho thấy rằng các nhà sản xuất chỉ sử dụng hết khoảng 68% công suất kho. Không có đủ không gian lưu trữ vì sử dụng kho hàng không hiệu quả vẫn là một yếu điểm đối với các doanh nghiệp Việt Nam. Vấn đề đã gây ra không ít thách thức và trở thành bài toán khó giải quyết với mỗi doanh nghiệp. Điều này khiến việc định vị sản phẩm bị chậm trễ cũng như ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa. 

Quản lý hàng tồn kho kém hiệu quả

Hầu hết các doanh nghiệp đều khó khăn để duy trì hồ sơ chính xác về hàng tồn kho của mình và cập nhật chúng một cách nhất quán. Theo một nghiên cứu được thực hiện bởi Wasp Barcode Technologies, 43% doanh nghiệp nhỏ không theo dõi hàng tồn kho hoặc sử dụng phương pháp thủ công. Một cuộc khảo sát khác của Peoplevox, cho thấy 34% doanh nghiệp đã trì hoãn vận chuyển vì các sản phẩm được đề cập trong đơn đặt hàng không thực sự có trong kho. Chính vì thế, nó đã gây ra không ít thiệt hại cho doanh nghiệp, đòi hỏi phải có một biện pháp phù hợp để khắc phục và hỗ trợ sửa sót những sai lầm.

Vấn đề về nguồn nhân lực

Một doanh nghiệp có thể sở hữu hàng trăm đến hàng nghìn sản phẩm khác nhau trong kho hàng. Vì vậy, sẽ là một thách thức đối với các nhân viên quản lý kho để có thể biết rõ vị trí của từng sản phẩm. Thông thường, các doanh nghiệp thường phải chi rất nhiều cho nguồn nhân lực ở các vị trí này. Điều này vô tình đã khiến khoản chi của doanh nghiệp bị đội lên cấp bội. Trong khi đó, quá trình quản lý sản phẩm vẫn thường gặp sai sót, gây thiệt hại lớn.

Xem ngay: 8 phương pháp để giảm hàng tồn kho trong quá trình sản xuất

• Những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho theo vị trí

  

Tận dụng tối đa diện tích kho

Với phần mềm quản lý kho theo vị trí, tất cả thông tin về sản phẩm từ ngày đến, ngày đi, số lô, vị trí của sản phẩm, số lượng đều sẽ được cập nhập một cách đồng nhất, liên tục theo thời gian thực. Các vị trí trống sẽ không còn bị bỏ sót. Nhân viên hay người quản lý đều có thể dễ dàng xem xét, kiểm tra các lô hàng, tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa khi xuất kho.

Sắp xếp một cách hợp lý, khoa học

Với tính năng quản lý vị trí sản phẩm trong kho, tất cả các sản phẩm đều được quản lý trên hệ thống một cách chi tiết và chính xác. Mặt khác, không gian lưu trữ trong kho sẽ được tận dụng tối đa, các vị trí “chết” giữa các sản phẩm có kích thước lớn sẽ được lấp đầy bằng việc xếp các sản phẩm nhỏ hơn vào đó. Trong hoàn cảnh giá thuê mặt bằng ngày càng đắt đỏ như hiện nay thì cửa hàng sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí với tính năng này.

Dễ dàng cho nhân viên kho

Khi còn quản lý bằng phương pháp truyền thống thì nhân viên kho là những người gặp nhiều khó khăn nhất. Với phần mềm quản lý kho theo vị trí, thay vì phải đi mất thời gian, công sức đi kiểm kê các sản phẩm của doanh nghiệp. Nhân viên có thể sắp xếp vị trí và lưu trữ nó một cách hợp lý theo mong muốn của mình. Ngay cả khi nhân viên không có một trí nhớ tốt, họ vẫn có thể biết chính xác vị trí các lô hàng. Doanh nghiệp cũng sẽ giảm được tối đa số nhân viên kho không cần thiết.

Xuất kho, lấy hàng tiện lợi, rút ngắn thời gian chuẩn bị đơn hàng

Việc xuất kho lấy hàng cũng trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn khi nhân viên biết rõ sản phẩm đang nằm ở đâu, không mất thời gian tìm kiếm. Hơn nữa với sản phẩm nằm ở nhiều vị trí thì họ có thể tìm được vị trí gần nhất để lấy hàng. Việc lấy hàng nhanh chóng sẽ rút ngắn thời gian chuẩn bị đơn hàng, qua đó sản phẩm sẽ đến tay khách hàng sớm hơn, khách hàng sẽ hài lòng hơn và quay lại mua hàng nhiều lần hơn nữa..

Tối ưu nhân lực

Như đã nói ở trên, việc quản lý vị trí sản phẩm trong kho bằng phần mềm sẽ giúp tối ưu nhân sự trong kho hàng, cửa hàng cần ít nhân viên kho hơn, yêu cầu cho vị trí này cũng thấp hơn, không nhất thiết phải là những nam nhân viên “lực điền” lại còn phải có trí nhớ tốt. Mặt khác, thời gian đào tạo nhân viên cũng rút ngắn vì đã có phần mềm làm thay họ, không cần người nhập sổ sách, đếm hàng nữa…

Tìm hiểu ngay: Phần mềm quản lý kho Cloudify WMS

Quản lý kho sẽ không còn là công việc phức tạp nếu doanh nghiệp có thể tận dụng sự trợ giúp đến từ công nghệ. Cloudify rất hân hạnh khi là nhà cung ứng phần mềm quản lý kho theo vị trí số 1 trên thị trường. Với kinh nghiệm từng hợp tác với hơn 2000 doanh nghiệp cũng như giúp đỡ hơn 15000 người sử dụng, chúng tôi tự tin có thể đem đến cho bạn trải nghiệm tốt nhất khi sử dụng các sản phẩm đến từ Cloudify. Hãy liên hệ với chúng tôi qua website Cloudify.vn để biết thêm chi tiết về sản phẩm cũng như nhận được sự tư vấn ngay hôm nay.

Tham khảo:

Phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí tốt hay không?

Vòng quay hàng tồn kho là gì? Bật mí cách tối ưu hàng tồn kho