Bên cạnh bán hàng, sản xuất… thì kế toán – tài chính cũng là một công việc quan trọng trong hệ thống kinh doanh của một công ty. Phòng ban này thậm chí còn tiêu tốn của doanh nghiệp những khoản chi phí không nhỏ vì liên quan đến nhiều nghiệp vụ đặc thù. Do đó, việc sử dụng một phần mềm là điều yêu cầu bắt buộc. Thế nhưng, liệu doanh nghiệp có nhất thiết phải sử dụng phần mềm kế toán ERP hay chỉ cần duy trì những ứng dụng truyền thống? Cùng Cloudify so sánh những điểm khác nhau giữa hai nền tảng ngay tại đây.

Sự khác biệt của phần mềm kế toán ERP và phần mềm kế toán truyền thống

Đặc điểm của phần mềm kế toán truyền thống

Đây là một phần mềm được xây dựng nhằm hỗ trợ người sử dụng thực hiện những công việc cơ bản liên quan đến tài chính – kế toán. Bằng cách này, các kế toán viên sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức trong việc nhập dữ liệu và lưu trữ một lượng lớn số liệu hiện có trong thời kỳ Big Data.

Bên cạnh đó, phần mềm còn hỗ trợ thực hiện một vài báo cáo cơ bản. Tuy nhiên, số liệu và bố cục không thực sự mang tính trực quan nên hầu hết mọi người chỉ lấy nó để tham khảo chứ không mang đi báo cáo với cấp trên.

Đọc thêm: Những điểm khác biệt giữa phần mềm ERP và phần mềm kế toán

Tính năng vượt trội của phần mềm kế toán ERP

Với việc triển khai một phần mềm kế toán ERP, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong mọi khâu, từ nhập liệu cho đến báo cáo và cả quản lý hoạt động. Đặc biệt hữu ích với những doanh nghiệp có quy mô vừa trở lên vì nền tảng này có những tính năng vượt trội hơn phần mềm truyền thống. Cụ thể như sau:

• Phần mềm kế toán ERP có khả năng tự lấy thông tin từ nhiều bộ phận khác như bán hàng, kho, nhân sự… để tổng hợp lại.
• Báo cáo hoạt động tự động, mang tính trực quan và bao quát được toàn bộ dữ liệu. 
• Có thể liên kết với tất cả các bộ phận trong công ty nên dữ liệu phản ánh chính xác thực trạng hoạt động của từng phòng ban, nhân sự…

Các cách sử dụng phần mềm kế toán ERP

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán ERP thay cho phần mềm truyền thống không chỉ bởi nó cung cấp một hệ thống kế toán toàn diện. Hơn hết, đây còn là một nền tảng công nghệ đáp ứng được hầu hết các hoạt động liên quan. Và để khai thác tối đa những lợi thế của phần mềm, việc đầu tiên là bạn cần nắm được hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán ERP. Theo đó, các cách để triển khai hiệu quả ERP vào doanh nghiệp bao gồm:

Hiểu mục đích sử dụng ERP

Như đã nói, một ERP bài bản sẽ đáp ứng được nhiều công việc khác nhau. Thế nên, sẽ rất khó để sử dụng phần mềm hiệu quả nếu doanh nghiệp không hiểu các vấn đề đang tồn tại và cần công nghệ thông tin can thiệp. Chuỗi hoạt động từ kiểm soát kho, nguyên vật liệu cho đến mua bán hàng hóa đều phải được vạch rõ và phân vùng công việc hợp lý.

Tối ưu hóa ERP

Hệ thống ERP vốn không thể tự xây dựng chương trình và giải quyết các nhu cầu. Nếu doanh nghiệp muốn định hướng chuyển từ phần mềm truyền thống sang sử dụng phần mềm kế toán ERP thì điều quan trọng là cần đầu tư cho việc sắp xếp lại quy trình có sẵn sao cho hợp lý. Thông thường, bước này tiêu tốn rất nhiều công sức của cả bên cung cấp và doanh nghiệp. Bởi việc tùy chỉnh sao cho hiệu quả nhất yêu cầu cả về thời gian, tiền bạc lẫn chất xám.

Liên tục cải tiến

Sau khi đưa vào sử dụng, phần mềm kế toán ERP còn có thể trải qua nhiều lần cải tiến. Tất nhiên là việc hoàn thiện dựa theo sự thay đổi của thời gian mang đến những giá trị cao nhưng sự thay đổi này chưa chắc phù hợp với doanh nghiệp bạn. Thế nên, giai đoạn này vẫn đi kèm với sự tìm tòi, học hỏi và điều chỉnh. 

Xem ngay: Điểm danh những phần mềm kế toán được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhất năm 2021

Tùy chỉnh giao diện và biểu mẫu báo cáo theo nhu cầu

Nếu doanh nghiệp bạn có nhiều nhân sự làm việc trên ERP cùng lúc thì Cloudify khuyên bạn nên tận dụng ngay chức năng tùy chỉnh giao diện và các mẫu báo cáo. Bởi lẽ, mỗi phòng ban, cấp nhân viên sẽ yêu cầu những tính năng, công cụ khác nhau. Do vậy, sẽ rất khó khăn cho cả quản lý lẫn nhân viên nếu xảy ra trường hợp tính năng cần thì không có, tính năng thừa thì lại vẫn hiện hữu trên giao diện. Điều này đồng nghĩa với việc chức năng nghiệp vụ kế toán có trong phần mềm ERP cần có phần truy cập độc lập, phục vụ riêng cho việc quản lý tài chính của doanh nghiệp. 

Lời kết

Tính đến nay, qua hơn 5 năm phát triển, hệ thống ERP của Cloudify đã thỏa mãn được hầu hết những nhu cầu kế toán. Với tính liên kết dữ liệu đồng nhất với những phòng ban khác nhau vào một nền tảng, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được khá nhiều chi phí nhưng vẫn có thể sở hữu một hệ thống toàn diện, đa chức năng. Từ đó, giúp tối đa hóa năng suất làm việc của nhân viên cũng như hoàn thành tốt các báo cáo, nghiệp vụ liên quan đến kế toán – tài chính.

Ngay bây giờ, hãy để lại thông tin liên hệ với Cloudify để được các chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực ứng dụng phần mềm vào quản lý doanh nghiệp tư vấn hoàn toàn miễn phí.