Cùng với sự phát triển ồ ạt của công nghệ và hành trình chuyển đổi số mạnh mẽ của các doanh nghiệp trong nước, không chỉ các doanh nghiệp lớn mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng tìm kiếm những phần mềm CRM để tối ưu hóa hoạt động của mình. Trong đó, phần mềm CRM được coi là “bảo bối thần kỳ” giúp doanh nghiệp bứt phá thần tốc và tăng sức cạnh tranh của mình trên thị trường. Vậy bí mật nào nằm sau phần mềm này? Phần mềm CRM là gì? Lợi ích của nó ra sao? Độc giả hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Phần mềm CRM là gì?

Phần mềm CRM là viết tắt của cụm từ “Customer Relationship Management” là một hệ thống được dùng để xây dựng và quản lý các mối quan hệ khách hàng. Nguyên tắc hoạt động của CRM là giúp tối thiểu hóa chi phí và tăng lợi nhuận qua việc củng cố sự hài lòng của khách hàng và lòng trung thành của họ với doanh nghiệp. Phần mềm này là một hệ thống quản lý hữu hiệu từ họ tên, địa chỉ, số điện thoại đến tất cả các thông tin cơ bản khác của khách hàng. 

Ngoài ra, nó còn hỗ trợ cung cấp các dịch vụ tiện ích khác như gọi điện, gửi email hàng loạt hay cung cấp các giải pháp online marketing hiệu quả cho doanh nghiệp. Có một sự thật không thể phủ nhận rằng, “làn sóng” CRM đã và đang lan tỏa mạnh mẽ đến hầu hết các doanh nghiệp ở nhiều ngành nghề khác nhau từ giáo dục, y tế, dịch vụ tài chính, viễn thông….Bởi lẽ, công cụ này cung cấp cho các nhà quản trị một cái nhìn mới mẻ, hiện đại, phù hợp dựa trên các dữ liệu phân tích, là bí quyết không thể thiếu trong quá trình định vị khách hàng và tăng sức cạnh tranh.

Phần mềm CRM giải quyết khó khăn cho doanh nghiệp như thế nào?

Với bất cứ doanh nghiệp nào, khách hàng cũng là yếu tố vô cùng quan trọng, là “máu” nuôi dưỡng cả công ty và là nhân tố chủ chốt trong hầu hết các giai đoạn quan trọng của doanh nghiệp. Thế nhưng, khi doanh nghiệp bắt đầu phát triển, tệp khách hàng được mở rộng, thì lúc này việc quản lý khách hàng lại trở thành một vấn đề khó khăn. Nhưng phần mềm quản trị quan hệ khách hàng sẽ cung cấp cho doanh nghiệp nhiều lợi ích, đặc biệt là 4 lợi ích chính sau: 

1. Cung cấp các báo cáo đáng tin cậy

Các công ty có thể tiếp cận khách hàng bằng nhiều cách và phương tiện khác nhau. Lúc này, các số liệu thường nhỏ lẻ, rời rạc và khó tổng hợp. Nền tảng CRM sẽ cung cấp cho các công ty một bản báo cáo rõ ràng, chính xác và giải quyết hết những vấn đề trên. Một hệ thống CRM sẽ đi sâu hơn vào tất cả dữ liệu và số liệu mà doanh nghiệp có, bao gồm cả dữ liệu từ các nguồn khác. Nhà quản trị có thể sử dụng phần mềm để đối chiếu, lập bảng và tổ chức dữ liệu một cách khoa học

Ngoài ra, điểm đặc biệt của hệ thống CRM có so với các hệ thống quản lý quan hệ khách hàng khác là công ty có thể xem ai tương tác với công ty và sự tương tác đó đến từ phương tiện truyền thông nào. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chạy các báo cáo xem cơ hội của mình ở đâu, những khách hàng tiềm năng của bạn là ai. Qua đó, nhà quản trị sẽ đưa ra được những chiến lược marketing đúng đắn, phù hợp. 

2. Tăng cường hiệu quả với khả năng tự động hóa

Đừng làm cho việc theo dõi và quản lý thông tin khách hàng khó khăn hơn mức cần thiết. Thay vào đó, doanh nghiệp hãy sử dụng CRM để tự động hóa quy trình và đạt hiệu quả tiếp thị cao. Tự động hóa là một lợi thế quan trọng mà các nền tảng CRM cung cấp cho người dùng. Ba khả năng của phần mềm này bao gồm:

• Cắt giảm thời gian cần thiết để gửi email và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng bằng các chiến dịch nhỏ giọt
• Ghi điểm với các khách hàng tiềm năng bằng cách phân tích các thông số, dữ liệu và cung cấp cho họ trải nghiệm toàn diện nhất. Đồng thời, giúp  công ty có thể tiếp cận đúng người và chuyển họ thành những khách hàng chính của mình. 
• Xử lý các câu hỏi đơn giản của khách hàng một cách tự động, chẳng hạn như trạng thái của đơn đặt hàng, với chatbot và nhắn tin tự động khác

Nhờ việc tự động hóa các quy trình trên, doanh nghiệp có thể dành thời gian để làm việc với những khách hàng có câu hỏi, vấn đề hoặc nhu cầu phức tạp hơn. 

3. Hệ thống CRM giúp tăng doanh thu và giảm chi phí

Có thể nói, đây là lợi ích quan trọng và rõ ràng nhất mà CRM mang lại cho doanh nghiệp. Một công cụ CRM có thể giúp công ty hợp lý hóa quy trình bán hàng, tự động hóa các nhiệm vụ và phân tích tất cả dữ liệu. Nhờ thế, mà nhân viên hạn chế được các sai sót xảy ra và có thể xử lý các tình huống xấu một cách nhanh nhất. Khi quy trình được tự động, trải nghiệm của khách hàng được nâng cao thì doanh thu của doanh nghiệp cũng sẽ tăng và  chi phí cũng giảm đi đáng kể.

Theo thống kê cho thấy:

• Hơn 70% Các Công ty cảm thấy hài lòng và rất hài lòng khi áp dụng CRM cho hoạt động của mình.
• Tỷ lệ chốt sale tăng hơn 30%
• Số giờ làm báo cáo giảm gần 500 giờ mỗi năm
• Doanh thu trung bình tăng hơn 30%

4. Cải thiện phân khúc khách hàng

Mỗi doanh nghiệp đều có một danh sách hàng trăm khách hàng cần liên hệ khác nhau. Làm thế nào để CEO biết khách hàng nào muốn xem email về sản phẩm mới của doanh nghiệp? CRM sẽ tự động phân đoạn danh sách liên hệ dựa trên tiêu chí của người dùng, giúp nhân viên Sale dễ dàng tìm thấy những khách hàng tiềm năng cần liên hệ. Ngoài ra, phần mềm cũng sẽ giúp công ty sắp xếp các liên hệ theo vị trí, giới tính, tuổi tác, giai đoạn người mua….để phản ánh chính xác sở thích và giá trị của khách hàng.

Ứng dụng phần mềm CRM như thế nào để đạt hiệu quả cao?

Ứng dụng phần mềm CRM như thế nào để đạt hiệu quả cao?

Khách hàng chính là nguồn sống của doanh nghiệp. Cho dù sản phẩm có tốt đến mấy mà không có khách hàng, doanh nghiệp cũng không thể phát triển được. Chính vì vậy, ngày nay các doanh nghiệp đều cố gắng để thỏa mãn nhu cầu khách hàng, đồng thời luôn tìm kiếm và quản lý một lượng lớn các khách hàng mới, khách hàng tiềm năng. CRM chính là yếu tố giúp tăng khả năng cạnh tranh và lôi kéo khách hàng. Để ứng dụng tốt CRM, doanh nghiệp có thể tham khảo 3 phương pháp sau.

Ứng dụng phần mềm CRM riêng lẻ

CRM là một hệ thống với đầy đủ các tính năng về quản lý thông tin, nhu cầu, đơn hàng, thời gian tư vấn,…. của khách hàng. Do đó, nếu doanh nghiệp chỉ sử dụng riêng phần mềm vẫn có thể đạt được hiệu quả cao. Doanh nghiệp chỉ nên ứng dụng riêng CRM khi có quy mô và phạm vi hoạt động nhỏ, sản phẩm ít hoặc khi gặp vấn đề trong việc tìm kiếm và quản lý khách hàng.

Ứng dụng phần mềm CRM với các phần mềm khác

Sẽ khó để doanh nghiệp ứng dụng CRM với các phần mềm khác bởi sự khác nhau trong cách vận hành. Do đó, để đạt được hiệu quả cao khi ứng dụng CRM với các phần mềm khác, doanh nghiệp cần đảm bảo các quy trình chặt chẽ, số liệu ít biến động và không chênh lệch quá nhiều so với dự đoán. Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp gặp vấn đề với các lĩnh vực có liên quan trực tiếp đến nhau như bán hàng và quản lý quan hệ khách hàng, CRM và các phần mềm khác có thể phát huy tối đa tác dụng mà còn tiết kiệm chi phí. 

Ứng dụng phần mềm CRM được tích hợp trong ERP 

Ngày nay, các đơn vị cung cấp ERP đều sẽ tích hợp sẵn phần mềm CRM và sẵn sàng triển khai nếu doanh nghiệp có nhu cầu. Nhà quản trị cần tìm hiểu kỹ về các nhu cầu và bài toán đang gặp phải của doanh nghiệp mình để có sự lựa chọn cho phù hợp. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp muốn thay đổi toàn bộ phương pháp quản lý, tối ưu quy trình, gia tăng tính chặt chẽ và liên kết trong từng mảng sản xuất, bán hàng, quản lý khách hàng,….thì các phần mềm ERP có tích hợp CRM chính là lựa chọn phù hợp.

Cloudify ERP tổng thể có tích hợp CRM

Ghi nhận, lưu trữ thông tin khách hàng 

Phần mềm tổng thể ERP của Cloudify có tích hợp phần mềm CRM giúp doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau như quảng cáo, organic, khách được giới thiệu. Thông tin trên phần mềm CRM của Cloudify được cập nhật theo nhiều giai đoạn khác nhau như khách mới, khách cũ và hệ thống cũng cho phép đánh giá tiềm năng của khách sau khi nhân viên kinh doanh chăm sóc. 

Thông tin khách hàng được lưu trữ trên hệ thống rõ ràng theo tên, địa chỉ, số điện thoại. Đồng thời khi nhân viên kinh doanh nhận khách để chăm sóc, nhân viên phải ghi lại lịch sử chăm sóc khách, các lần gọi điện, ghi chú về khách trên hệ thống để quản lý theo dõi. Đặc biệt phần mềm CRM của Cloudify chỉ cho phép nhân viên và quản lý được phép theo dõi dữ liệu khách hàng. 

Nhờ đó, nhà lãnh đạo sẽ đánh giá được tình hình khách hàng hiện tại của công ty nói chung và khác hàng từ marketing nói riêng. Từ đó, nhà lãnh đạo sẽ có thay đổi cho phù hợp. 

Xem ngay: Phân biệt ERP và CRM – Giải pháp nào cho doanh nghiệp 4.0?

Cập nhật thông tin khách hàng tự động từ các chiến dịch quảng cáo

Phần mềm CRM của Cloudify sẽ tích hợp với các chiến dịch quảng cáo của doanh nghiệp. Vì thế, dữ liệu khách hàng tự động cập nhật về hệ thống và phân bổ trực tiếp cho nhân viên kinh doanh. Nhân viên marketing sẽ không phải mất thời gian cập nhật thông tin khách hàng thủ công mất nhiều thời gian, dễ sai sót. Ngoài ra, phần mềm còn dựa trên KPI của mỗi nhân viên kinh doanh mà phân bổ số lượng data khách hàng cho phù hợp. Việc này sẽ tránh được tình trạng mâu thuẫn nội bộ, so bì giữa nhân viên về việc phân bổ data khách hàng.  

Liên kết với phần mềm để tạo báo giá 

Để lên báo giá cho khách hàng theo kiểu truyền thống thì nhân viên kinh doanh phải mất thời gian nhập thông tin khách. Trong khi đó, với phần mềm CRM sau khi khách yêu cầu báo giá, nhân viên chỉ cần lên mục báo giá, lấy thông tin khách hàng từ phần mềm CRM là sẽ tạo được báo giá cho khách mà không phải nhập lại thông tin. 

Hy vọng, với những chia sẻ trên của chúng tôi, doanh nghiệp có thể tạo dựng lên những đột phá trong quá trình quản lý khách hàng của mình. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tìm một công ty cung cấp giải pháp CRM uy tín thì vui lòng liên hệ với chúng tôi qua website Cloudify.vn để được tư vấn và giải đáp miễn phí.

Tham khảo:

Mách bạn 5 phần mềm quản lý tiền lương hiệu quả 

Review chi tiết phần mềm quản lý nhân sự HR