Khi một doanh nghiệp xây dựng website thì không thể thiếu những thông tin nội dung mà doanh nghiệp đó muốn đăng tải. Số lượng thông tin này có thể rất nhiều và cần được quản lý một cách hiệu quả để thu hút được khách hàng quan tâm. Và CMS được phát triển ra nhằm hỗ trợ doanh nghiệp điều này. Trong bài viết ngày hôm nay, hãy cùng Cloudify tìm hiểu về phần mềm CMS và những ưu nhược điểm của nó nhé.

CMS là gì?

CMS là viết tắt của từ Content Management System và được hiểu là một hệ thống quản lý nội dung. Mục đích chính của nó giúp doanh nghiệp quản lý và chỉnh sửa nội dung trên web một cách dễ dàng. Những nội dung phần mềm CMS quản lý bao gồm hình ảnh, văn bản, media khác… Có 2 đặc điểm chính của CMS khiến nó trở nên đáng lưu ý và phổ biến hiện nay

• Nếu muốn sửa, chỉ cần truy cập vào website, có nghĩa là không phải cài đặt phần mềm chuyên biệt
• Không cần chuyên môn về lập trình xây dựng web để đăng tải hình ảnh, chỉnh sửa thông tin,….

Chức năng chính của phần mềm CMS

Hệ thống quản lý nội dung là một giải pháp phần mềm giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong hoạt động xây dựng và phát triển nội dung website. Dưới đây là một số chức năng chính mà CMS mang lại cho người sử dụng:

• Tạo, lưu trữ nội dung
• Chỉnh sửa nội dung
• Truyền tải và chia sẻ nội dung
• Quản lý, phân quyền người dùng

Ngoài ra còn tuỳ nhu cầu sử dụng, CMS còn phân chia làm các loại khác nhau ví dụ W-CMS, E-CMS, …

• E-CMS (quản lý nội dung doanh nghiệp): Với ECMS doanh nghiệp có thể kết hợp các chiến lược về nội dung, phần mềm… để quản lý một cách hiệu quả
• WCMS (hệ thống quản lý cho web): phần mềm này rất dễ nhầm với ECMS. Điều khác biệt giữa 2 hệ thống này là nơi áp dụng. ECMS áp dụng trong quy trình kinh doanh toàn diện, còn WCMS áp dụng cho nội dung web

Xem thêm: Marketing là gì? Xu hướng tiếp thị thời Covid-19 đã thay đổi như thế nào?

Ưu nhược điểm khi dùng phần mềm CMS để xây dựng website cho doanh nghiệp

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp CMS miễn phí, trả phí đều có. Mỗi một phần mềm CMS đều sẽ có những ưu nhược điểm riêng để phù hợp với các nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp. Nhìn chung các hệ thống CMS sẽ có một vài ưu khuyết điểm sau:

Ưu điểm:

• Dễ tạo mà không cần hiểu sâu về lập trình web: CMS đơn giản hơn nhiều so với HTML (trình tạo web chuyên sâu). Bạn có thể nhanh chóng tạo lập website mà không cần phải có kiến thức chuyên sâu nếu sử dụng hệ thống CMS
• Chi phí thấp: Bây giờ có rất nhiều phần mềm CMS miễn phí bạn có thể thử trước. Ngoài ra cũng có những phần mềm trả phí với tính năng đặc biệt doanh nghiệp có thể cân nhắc 
• Thời gian triển khai rất nhanh: Phần mềm CMS giúp quản lý được toàn bộ nội dung thông tin đăng tải, giảm tối đa thời gian vào việc xây dựng web để tập trung vào các vấn đề khác
• Giúp thực hiện các thao tác phức tạp như tạo cuộc thăm dò ý kiến, sự kiện,…: Đây là đều là các thao tác phức tạp nếu như làm theo hình thức xây dựng web bình thường. Trong khi CMS lại giúp việc này trở nên đơn giản và thuận tiện hơn
• Dễ dàng bảo trì vào cập nhật phiên bản mới 
• Kết hợp tối ưu hoá công cụ SEO: CMS có nhiều tính năng hỗ trợ cho SEO như tuỳ chỉnh tiêu đề trang và Meta-data, đảm bảo URL thân thiện với SEO, đề xuất… Ngoài ra, hệ thống quản lý nội dung có thể phân loại vị trí chèn content, giúp các phần nội dung rõ ràng và thống nhất hơn

Nhược điểm:

• Không có chi phí cố định, nhiều chi phí phát sinh hay không phụ thuộc nhu cầu của người dùng: Trong quá trình sử dụng, nếu bạn muốn nâng cấp một chức năng nào đó thì sẽ có các phụ phí phát sinh.
• Yêu cầu kỹ thuật: Cần người có kiến thức cơ bản về sử dụng CMS, nếu không triển khai không hiệu quả. Vậy nên có thể sẽ phát sinh thêm chi phí thuê nhân viên kỹ thuật hoặc thuê thêm nhân viên có kiến thức sử dụng cơ bản hệ thống quản lý nội dung.
• Bảo trì và cập nhật liên tục: Nếu không cập nhật liên tục và kịp thời CMS, một số chức năng của web có thể bị lỗi, không còn phù hợp với thị trường.
• Chưa có hỗ trợ trực tuyến: Một số phần mềm CMS chưa có sự hỗ trợ kịp thời, nếu có thắc mắc phải tự tìm lời giản trên diễn đàn hoặc trên các tài liệu có sẵn

Doanh nghiệp có thể tham khảo một số hệ thống CMS đang được sử dụng nhiều trên thị trường như: WordPress, Jpomla, Drupal, WooCommerce, Wix,.. Hầu hết các phần mềm này đều có bản dùng thử miễn phí để doanh nghiệp trải nghiệm trước. Khi cần các chức năng chuyên sâu đa dạng hơn, doanh nghiệp có thể cân nhắc chuyển sang các gói có trả phí với nhiều ưu đãi.

Lời kết

Cloudify hi vọng với bài viết trên đã giúp bạn hiểu phần mềm CMS là gì và những ưu nhược điểm của hệ thống này. Cloudify luôn luôn cập nhật những thông tin mới về giải pháp công nghệ nhằm giúp doanh nghiệp có được cái nhìn chi tiết và lựa chọn một phần mềm phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp. Bạn đừng quên truy cập Cloudify thường xuyên để không bỏ lỡ những bài viết mới nhất nhé.