Chiều thứ 6 ngày 03/06/2022 vừa qua, Webinar “Tối ưu quy trình quản lý kho hàng – Thúc đẩy tăng trưởng doanh thu bền vững” do Cloudify tổ chức đã diễn ra thành công với sự theo dõi của đông đảo khách tham dự.

Tổng quan Webinar

Buổi Webinar này được tổ chức dưới hình thức hội thảo trực tuyến với sự tham dự và chia sẻ của 2 chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm về việc tư vấn các xu hướng, giải pháp vận hành, quản lý kho hàng hiệu quả cho doanh nghiệp sản xuất và thương mại:

• Chị Phạm Thị Thu Hà – CCO tại Cloudify: Chị có hơn 15 năm kinh nghiệm quản lý doanh nghiệp, đưa ra các giải pháp về vận hành, quy trình, tài chính, chiến lược, hoạt động lãnh đạo ở các tổ chức khác nhau và triển khai giải pháp chuyển đổi số cho các doanh nghiệp sản xuất, thương mại, dịch vụ.
• Chị Nguyễn Thị Thu Trang – Sales Manager tại Cloudify: Chị có 8 năm kinh nghiệm tư vấn giải pháp và triển khai công nghệ cho hơn 500 doanh nghiệp SMEs; Thành viên của DTN – Mạng lưới chuyển đổi số CSMO Việt Nam.

Buổi hội thảo với mục tiêu tìm ra các vấn đề khó khăn mà doanh nghiệp thường gặp phải trong việc quản lý và vận hành kho hàng, giúp các doanh nghiệp hiểu rõ lợi ích của việc ứng dụng công nghệ vào việc vận hành quản lý. Đồng thời, cung cấp các giải pháp thiết thực để quản lý kho hàng hiệu quả, từ đó giúp các doanh nghiệp tăng trưởng doanh số trong giai đoạn bình thường mới.

Nội dung chính Webinar

1. Thực trạng và những điểm mù trong quản lý kho hàng của doanh nghiệp

Trong giai đoạn bình thường mới, các doanh nghiệp đều lựa chọn phát triển kinh doanh nhưng vẫn không đem lại được kết quả tích cực. Trong bối cảnh đó, các doanh nghiệp nên triển khai chuyển đổi số sẽ tận dụng được nhiều cơ hội mới để tăng cường năng lực quản lý.

Vì sao Chuyển đổi số lại quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất và thương mại?

Bài toán về tăng lợi nhuận luôn khiến các cấp quản lý và chủ doanh nghiệp phải chú trọng và quan tâm để doanh nghiệp được phát triển bền vững. Có 3 cách để tăng lợi nhuận:

• Cách 1: Tăng doanh thu  + Giữ nguyên chi phí = Tăng lợi nhuận
• Cách 2: Giữ nguyên doanh thu + Giảm chi phí =  Tăng lợi nhuận
• Cách 3: Tăng doanh thu + Giảm chi phí = Tăng lợi nhuận vượt bậc. Đây là cách tuyệt vời và trong điều kiện hoàn hảo thì sẽ áp dụng được.

Vậy nếu Tăng 1đ doanh thu = Tăng 0,5đ lợi nhuận

Doanh nghiệp sẽ áp dụng tăng doanh thu bằng phương pháp tăng năng lực đội nhóm bán hàng, hoặc là bán nhiều hàng hơn.

Trên thực tế, khi doanh nghiệp hoạt động ở quy mô nhỏ thì vẫn có lợi nhuận. Nhưng khi bắt đầu mở rộng quy mô, lợi nhuận có lúc sẽ giảm hoặc tệ hơn là bị âm. Lý do là ở khả năng scale-up của mô hình bao gồm các yếu tố: 

• Đặc thù sản phẩm
• Dung lượng thị trường, phân khúc khách hàng mục tiêu, thị trường mục tiêu
• Khả năng quản lý nhân sự, cơ cấu quản lý hạn chế chưa thích nghi việc mở rộng.

Vì vậy, doanh nghiệp muốn tăng doanh thu ngoài phụ thuộc vào con người, hệ thống, quy trình và công cụ hỗ trợ còn phụ thuộc các yếu tố bên ngoài. Tất cả các yếu tố phải đáp ứng và phối hợp chặt chẽ để đảm bảo cho việc tăng trưởng doanh thu bền vững. Chính vì vậy chưa chắc tăng doanh thu đã tăng lợi nhuận. Các doanh nghiệp nên chọn việc giảm chi phí để tăng lợi nhuận.

Thế nhưng khi giảm chi phí thì SMEs sẽ gặp phải các vấn đề:

• Chi phí chưa thể tối ưu, doanh nghiệp hay gặp trường hợp: thất thoát hàng hóa, đào tạo & quản lý đội ngũ theo cách thủ công, tốn kém chi phí bán hàng, tốn kém chi phí quảng cáo. Những điều này dẫn đến việc lãng phí rất nhiều chi phí.
• Khoảng 34% không thể giao hàng đúng hẹn vì không đảm bảo được hàng tồn kho. Hậu quả là doanh nghiệp mất cơ hội bán hàng, uy tín lẫn tiền bạc.
• Nhân sự mất 2,5 giờ – 30% thời gian cho việc tìm kiếm thông tin và 60% thời gian để trao đổi thông tin giữa các bộ phận và tìm tài liệu, mà không tạo ra được doanh thu.
• Thông tin không được bảo mật dẫn đến rủi ro khi doanh nghiệp phát triển và  mở rộng, áp lực cạnh tranh tăng lên.

2. Lợi ích của quản lý hàng tồn kho hiệu quả

• Tiết kiệm chi phí: hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm chi phí về NVL, tiết kiệm chi phí lưu kho.
• Giảm thiểu sai sót: giúp doanh nghiệp giám sát hàng tồn kho một cách thường xuyên, chính xác, từ đó kịp thời phát hiện những sai sót trong tính toán, kiểm kê và có những giải pháp giải quyết phù hợp.
• Tăng doanh thu: nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, từ đó dự đoán được lượng hàng cần thiết để cung ứng, dự trữ và duy trì cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Điều này giúp tối ưu hóa doanh thu và lợi nhuận được tốt hơn.
• Duy trì mức tồn kho hợp lý: kiểm soát được lượng hàng tồn kho mà công ty hiện có, cách thức lượng hàng di chuyển để từ đó dự đoán số lượng hàng tồn kho hợp lý, tránh trình trạng thiếu hay dư hàng.
• Kiểm soát tốt chi phí mua hàng: đặc biệt với những ngành liên quan đến dịch vụ ăn uống, bán đồ ăn nhanh,… khi giá trị sử dụng của nguyên vật liệu là có hạn, việc kiểm soát lượng hàng đầu vào và dự trữ hàng phù hợp giúp giảm thiểu những khoản lãng phí.

3. Phương pháp tối ưu quy trình quản lý hàng tồn kho

Phương pháp 1: Phân tích ABC

Dựa trên nguyên tắc Pareto – 20% hàng hóa đem lại 80% doanh số. Các loại mặt hàng sẽ được phân loại theo ABC, dựa vào các tiêu chí:

• Nhóm A là nhóm mặt hàng đem lại giá trị lợi nhuận cao nhất, chiếm tỷ lệ tồn kho thấp nhất. Vì vậy nhóm này cần có sự ưu tiên trong khâu kiểm kê, kiểm tra thường xuyên.
• Nhóm B là nhóm mặt hàng đem lại giá trị lợi nhuận trung bình, chiếm tỷ lệ tồn kho trung bình.
• Nhóm C là nhóm giá trị lợi nhuận thấp, chiếm tỷ lệ tồn kho cao nhất. Việc kiểm kê đối với nhóm này không cần phải thường xuyên để tiết kiệm nguồn lực.

Phương pháp 2: Kiểm khai thường xuyên

Theo dõi và ghi chép thường xuyên việc nhập, xuất, tồn trên sổ kế toán.

• Ưu điểm: Có thể xác định tồn kho bất cứ lúc nào, thông tin được cập nhật thường xuyên và hạn chế sai sót trong quá trình kiểm kê.
• Nhược điểm: Thông tin cần phải được ghi chép, cập nhật liên tục nên có thể tạo áp lực cho kế toán viên.

Phương pháp 3: Kiểm kê định kỳ

Dựa vào việc kiểm kê hàng hóa thực tế so với sổ kế toán tổng hợp, chỉ kiểm kê khi đến kỳ hạn.

• Ưu điểm: Đơn giản, không mất nhiều thời gian, công sức vào hoạt động kê khai và hạch toán liên tục.
• Nhược điểm: Thiếu sự chính xác về hàng hóa và không thể kiểm soát những rủi ro, sai sót có thể xảy ra trong quá trình làm việc.

Phương pháp 4: JUST-IN-TIME

Thường áp dụng cho doanh nghiệp sản xuất hoặc những công ty có lượng sản phẩm tương đồng trong những lần sản xuất. Sản xuất theo đúng 4 tiêu chí: đúng loại, đúng nơi, đúng lượng hàng, đúng lúc hoàn thành.

• Ưu điểm: Công việc chuẩn – Thời gian chuẩn, trình tự chuẩn và tồn kho chuẩn.
• Nhược điểm: Toàn bộ dây chuyền ngừng hoạt động khi có một công đoạn trong dây chuyền ngừng hoạt động.

Phương pháp 5: Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng

• Không gian lưu trữ lớn
• Dễ dàng kiểm soát thông tin từng mặt hàng
• Hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định sáng suốt 
• Tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn nhân lực

4. Các vấn đề phổ biến trong quản lý kho hàng mà doanh nghiệp sản xuất và thương mại thường xuyên gặp phải

Không có cảnh báo theo hạn sử dụng, lô date 

• Hàng hóa hết hạn, hủy bỏ theo số lượng lớn: mỗi khi kiểm kê dẫn đến chi phí tăng.
• Tốn diện tích lưu kho: hàng hóa vẫn sản xuất và không còn chỗ lưu trữ.

Không tối ưu được mức tồn kho cần thiết 

• Hàng hóa dư thừa: không tối ưu lượng hàng này để tăng trưởng doanh số.
• Hàng hóa thiếu hụt: không đảm bảo được việc cung ứng trong thị trường làm tụt doanh số ảnh hưởng tình hình kinh doanh.
• Không chủ động trong công tác mua hàng: doanh nghiệp sản xuất không chủ động được việc mua NVL để đưa ra kế hoạch sản xuất theo đơn hàng. Đồng thời, không đáp ứng được thời gian sản xuất theo nhu cầu của khách hàng.

Nhân viên gian lận – Xử lý sai số liệu 

• Không có công cụ đối soát: nhân viên không tuân thủ quy định làm ảnh hưởng văn hóa công ty.
• Hao hụt chi phí: quản lý thiếu chặt chẽ, dẫn đến nhân viên có thể tuồn hàng, ôm hàng, tạo số liệu ảo để đi bán với danh nghĩa cá nhân; Ảnh hưởng đến uy tín công ty.

Phụ thuộc quá nhiều vào nhân sự có kinh nghiệm 

• Không nắm được vị trí hàng hóa trong kho: hiệu suất vận hành kho thấp bởi vì không nắm được vị trí hàng hóa, không tối ưu được không gian lưu trữ ở kho.
• Mất nhiều thời gian đào tạo nhân viên mới: phụ thuộc quá nhiều vào nhân sự có kinh nghiệm nên khi nhân sự cũ nghỉ việc, việc đào tạo nhân viên mới mất thời gian, không chủ động trong công việc.

Không quản lý được hiệu suất vận hành thực tế 

• Chưa quản lý được KPI của nhân viên kho: không so sánh được năng lực thực tế của nhân viên.

5. Case Study: Quy trình thực tế trong quản lý kho hàng của Hanfimex

Hanfimex là tập đoàn chuyên sản xuất nông sản xuất khẩu hàng đầu Việt Nam. Công ty có quy mô hơn 1.700 nhân viên, 06 nhà máy, xuất khẩu đến hơn 50 quốc gia trên thế giới.

Một số vấn đề Hanfimex đang gặp phải:

• Công ty quản lý thủ công, rời rạc nên dữ liệu không được liên kết
• Mất nhiều chi phí vì hàng hóa hư hỏng, thất thoát
• Chủ doanh nghiệp phải phụ thuộc vào kế toán để báo cáo số liệu kinh doanh
• Dữ liệu lưu trữ trên Excel nên dễ nhầm lẫn, sai sót và không được bảo mật
• Tất cả các bộ phận mất nhiều thời gian trao đổi, truy cập dữ liệu

5. Giải pháp cho các vấn đề trong quản lý kho hàng của doanh nghiệp

Lời khuyên 1: Báo cáo quản trị tổng thể Real-time, theo dõi bất cứ lúc nào

• Tất cả báo cáo đều trực quan, tự động thống kê
• Có thể xem tất cả báo cáo ở đâu, thời điểm nào ở trên app mobile

Lời khuyên 2: Quản lý kho hàng khoa học & trực quan

• Xuất nhập hàng hóa nhanh hơn 5 lần
• Giảm 90% chi phí & thời gian đào tạo
• Dựa vào thông tin số liệu tồn kho trong thời gian thực, lên dự báo tồn kho theo thời gian cao điểm và thấp điểm
• Tối ưu 40% chi phí cơ hội

Lời khuyên 3: Quản lý kho hàng theo FEFO và FIFO

• Đề xuất những lô hàng nhập kho trước xuất trước hoặc hết hạn trước xuất trước
• Tiết kiệm 50% thời gian lấy hàng
• Kiểm soát hàng hóa tốt hơn khi lấy hàng gấp 8 lần
• Tiết kiệm 80% chi phí vận chuyển do hoàn hàng

Lời khuyên 4: Bán hàng trên điện thoại giúp tăng trải nghiệm khách hàng

• Nhân viên chủ động lên đơn hàng, các bộ phận khác đồng thời nhận được thông tin đơn hàng
• Tăng tốc độ xử lý đơn gấp 30 lần
• Tiết kiệm 90% thời gian trao đổi thông tin

Lời khuyên 5: Sử dụng QR Code và Barcode để tăng tốc độ lấy hàng cho từng vị trí, khu vực

• Cho phép nhân viên hoàn toàn xuất nhập kho ở trên điện thoại, hoặc PDA, hay Scanner
• Cho phép nhân viên khai báo vị trí – khu vực theo dạng QR Code & Barcode
• Tăng tốc độ & vận hành hiệu quả hơn đến 67%
• Tiết kiệm 35% chi phí vận hành & 80% chi phí vận chuyển do giao nhầm hàng
• Tăng khả năng nhận diện về hàng hóa trong kho

Lời kết

Hy vọng rằng thông qua buổi Webinar này, các doanh nghiệp đã hiểu rõ hơn về lợi ích của việc ứng dụng công nghệ số. Việc áp dụng phương pháp chuyển đổi số sẽ cải thiện hiệu quả quản lý kho hàng của doanh nghiệp thực phẩm sản xuất và thương mại. Đây cũng chính là cách thức giúp doanh nghiệp hồi phục tăng trưởng kinh doanh trong giai đoạn bình thường mới.

Cloudify hiện đang cung cấp nền tảng quản trị kho hiệu quả dành cho doanh nghiệp sản xuất và thương mại. Hệ thống được phát triển bằng công nghệ Cloud-Based tiên tiến nhất, sử dụng online mọi lúc mọi nơi trên tất cả các thiết bị. Cloudify hỗ trợ tư vấn miễn phí 1:1 về chiến lược vận hành doanh nghiệp và ứng dụng hệ thống Cloud WMS – Quản lý kho cho doanh nghiệp. Đăng ký tư vấn tại đây.