Chiều thứ 6 ngày 15/04/2022 vừa qua, Webinar “Câu chuyện thực tế: Chuyển đổi số trong quản lý kho thực phẩm – Bí quyết tăng trưởng doanh thu bền vững” do Cloudify tổ chức đã diễn ra thành công với sự theo dõi của đông đảo khách tham dự. 

Tổng quan Webinar

Buổi Webinar này được tổ chức dưới hình thức hội thảo trực tuyến với sự tham dự và chia sẻ của 2 chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm về việc tư vấn các xu hướng, giải pháp vận hành, quản lý kho hàng hiệu quả cho doanh nghiệp thực phẩm:

• Ms. Nguyễn Thị Thu Trang – Sales Manager Cloudify: Chị có 8 năm kinh nghiệm tư vấn giải pháp và triển khai công nghệ tại hơn 500 doanh nghiệp SME; Thành viên của DTN – Mạng lưới chuyển đổi số CSMO Việt Nam.
• Ms. Hoàng Như Quỳnh – Business Consultant Cloudify: Chị có 5 năm kinh nghiệm tư vấn lĩnh vực E-Commerce và triển khai giải pháp ERP, chuyển đổi số cho các doanh nghiệp sản xuất, thương mại, dịch vụ.

Buổi hội thảo với mục tiêu tìm ra các vấn đề khó khăn trong việc quản lý kho hàng theo phương pháp truyền thống, giúp các doanh nghiệp hiểu rõ lợi ích của việc ứng dụng công nghệ vào việc vận hành quản lý. Đồng thời, cung cấp các giải pháp thiết thực để quản lý kho hàng hiệu quả, từ đó giúp doanh nghiệp thực phẩm phục hồi doanh số sau đại dịch Covid-19.

Nội dung chính Webinar

1. Thực trạng ứng dụng chuyển đổi số ngành thực phẩm 

Ảnh hưởng từ đại dịch Covid-19, các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thực phẩm không đem lại được kết quả tích cực. Trong bối cảnh đó, các doanh nghiệp sớm triển khai chuyển đổi số sẽ tận dụng được nhiều cơ hội mới để tăng cường năng lực quản lý.

Vì sao Chuyển đổi số lại quan trọng đối với ngành thực phẩm?

Bài toán về tăng lợi nhuận luôn khiến các cấp quản lý và chủ doanh nghiệp phải chú trọng và quan tâm để doanh nghiệp được phát triển bền vững. Có 3 cách để tăng lợi nhuận:

• Cách 1: Tăng doanh thu  + Giữ nguyên chi phí = Tăng lợi nhuận
• Cách 2: Giữ nguyên doanh thu + Giảm chi phí =  Tăng lợi nhuận
• Cách 3: Đây là cách tuyệt vời và trong điều kiện hoàn hảo thì sẽ áp dụng được việc Tăng doanh thu + Giảm chi phí = Tăng lợi nhuận vượt bậc

Hãy cùng phân tích 2 bài toán đơn giản để tăng lợi nhuận: 

Bài toán 1: Tăng 1đ doanh thu = Tăng 0,5đ lợi nhuận

Doanh nghiệp sẽ áp dụng tăng doanh thu bằng phương pháp tăng năng lực đội nhóm bán hàng, hoặc là bán nhiều hàng hơn.

Trên thực tế, khi doanh nghiệp hoạt động ở quy mô nhỏ thì vẫn có lợi nhuận. Nhưng khi bắt đầu mở rộng quy mô, lợi nhuận có lúc sẽ giảm hoặc tệ hơn là bị âm. Lý do là ở khả năng scale-up của mô hình bao gồm các yếu tố: 

• Đặc thù sản phẩm
• Dung lượng thị trường, phân khúc khách hàng mục tiêu, thị trường mục tiêu
• Khả năng quản lý nhân sự, cơ cấu quản lý hạn chế chưa thích nghi việc mở rộng.

Vì vậy, doanh nghiệp muốn tăng doanh thu hiệu quả phụ thuộc vào con người, hệ thống, quy trình và công cụ hỗ trợ. Tất cả các yếu tố phải đáp ứng và phối hợp chặt chẽ để đảm bảo cho việc tăng trưởng doanh thu bền vững.

Bài toán 2: Giảm 1đ chi phí = Tăng 1đ lợi nhuận

Các vấn đề khi giảm chi phí mà SMEs sẽ gặp phải:

• Chi phí chưa thể tối ưu, doanh nghiệp hay gặp trường hợp:
  • Thất thoát hàng hóa (Hết hạn, thất thoát, hao hụt, không quản lý được tồn kho)
  • Đào tạo & quản lý đội ngũ theo cách thủ công
  • Tốn kém chi phí bán hàng
  • Tốn kém chi phí quảng cáo

Những điều này dẫn đến việc lãng phí rất nhiều chi phí.

• Khoảng 34% không thể giao hàng đúng hẹn vì không đảm bảo được hàng tồn kho. Hậu quả:
  • Không dự đoán được hàng tồn
  • Không có khả năng đáp ứng hàng hóa khi số đơn hàng tăng
  • Chậm trễ trong việc giao hàng

Từ đó, doanh nghiệp mất cơ hội bán hàng, uy tín lẫn tiền bạc.

• Nhân sự mất 2,5 giờ làm việc hằng ngày mà không tạo ra được doanh thu:
  • Mất 30% thời gian cho việc tìm kiếm thông tin
  • Mất 60% thời gian để trao đổi thông tin giữa các bộ phận và tìm tài liệu

Doanh nghiệp cần phải thay đổi quy trình, có công cụ kiểm soát để giảm thiểu sự lãng phí

• Bảo mật thông tin, đa phần dùng thủ công và những lưu ý cho doanh nghiệp:
  • Không được chủ quan về vấn đề bảo mật
  • Rò rỉ data khách hàng, nhà cung cấp
  • Hồ sơ, văn bản nội bộ của công ty
  • Mạng lưới lưu trữ thông tin kinh doanh – sản xuất

Điều này dẫn đến rủi ro khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng, áp lực cạnh tranh tăng lên.

Liệu doanh nghiệp có đang thật sự quản lý hiệu quả?

• Hiện có hơn 85% doanh nghiệp gặp khó khăn trong quản lý hàng tồn kho, phân phối và quản lý nguồn nhân lực trong thời kỳ kinh tế suy thoái.
• Có hơn 90% doanh nghiệp ngành thực phẩm mất tiền do không kiểm soát được hàng hoá theo hạn sử dụng.

2. Xu hướng chuyển dịch ngành thực phẩm 

Động lực tăng trưởng của ngành thực phẩm

Thay đổi kênh mua sắm, người tiêu dùng Việt Nam dần chuyển sang các sàn thương mại điện tử, kênh mua hàng trực tuyến nhanh hơn; chủ yếu tiêu dùng và giao dịch trên kênh online. Bên cạnh đó, hành vi người tiêu dùng chuyển sang ưu tiên các mặt hàng thiết yếu chú trọng nhiều đến sức khỏe, cũng như thay đổi thói quen tiêu dùng từ bên ngoài sang tại nhà.

Đối với doanh nghiệp, hoạt động của nhân sự làm quen với những đặc điểm mới của thị trường hình thành trong quá trình thích nghi với đại dịch. Cụ thể là: làm việc linh hoạt; đầu tư nhiều hơn vào công nghệ; khả năng phục hồi tốt hơn; những phương thức mới để phục vụ khách hàng; bộ máy vận hành tinh gọn hơn; và sự tham gia của cộng đồng, xã hội.

Xu hướng của người tiêu dùng và doanh nghiệp

• Sự lên ngôi của các sản phẩm hữu cơ, thực phẩm sạch
• Gia tăng tiêu thụ thực phẩm tươi sống
• Chi tiền nhiều hơn vào các sản phẩm chất lượng & có thương hiệu
• Sự phát triển của E-Commerce
• Xu hướng Logistics trong ngành thực phẩm tăng mạnh
• Doanh nghiệp chuyển đổi số, áp dụng công nghệ ERP trong quản trị nhân sự & vận hành

3. Các vấn đề phổ biến trong quản lý kho mà doanh nghiệp thực phẩm thường xuyên gặp phải

Không có công cụ cảnh báo theo hạn sử dụng, lô date 

• Hàng hóa hết hạn, hủy bỏ theo số lượng lớn (Chi phí tăng)
• Tốn diện tích lưu kho

Không tối ưu được mức tồn kho cần thiết 

• Hàng hóa dư thừa (không tối ưu)
• Hàng hóa thiếu hụt (tụt doanh số)
• Không chủ động trong công tác mua hàng

Nhân viên gian lận – Xử lý sai số liệu 

• Không có công cụ đối soát (văn hóa công ty đi xuống)
• Hao hụt chi phí (tuồn hàng, ôm hàng, tạo số liệu ảo)

Phụ thuộc quá nhiều vào nhân sự có kinh nghiệm 

• Không nắm được vị trí hàng hóa trong kho (hiệu suất vận hành kho thấp)
• Mất nhiều thời gian đào tạo nhân viên mới

Không quản lý được hiệu suất vận hành thực tế 

• Chưa quản lý được KPI của nhân viên kho (không so sánh được năng lực thực tế của nhân viên)

4. Case Study: Quy trình thực tế trong quản lý kho của Hanfimex

Hanfimex là tập đoàn chuyên sản xuất nông sản xuất khẩu hàng đầu Việt Nam. Công ty có quy mô hơn 1.700 nhân viên, 06 nhà máy, xuất khẩu đến hơn 50 quốc gia trên thế giới.

Một số vấn đề Hanfimex đang gặp phải:

• Công ty quản lý thủ công, rời rạc nên dữ liệu không được liên kết
• Mất nhiều chi phí vì hàng hóa hư hỏng, thất thoát
• Chủ doanh nghiệp phải phụ thuộc vào kế toán để báo cáo số liệu kinh doanh
• Dữ liệu lưu trữ trên Excel nên dễ nhầm lẫn, sai sót và không được bảo mật
• Tất cả các bộ phận mất nhiều thời gian trao đổi, truy cập dữ liệu

5. Giải pháp cho các vấn đề trong quản lý kho của doanh nghiệp

Lời khuyên 1: Báo cáo quản trị tổng thể Real-time, theo dõi bất cứ lúc nào

• Tất cả báo cáo đều trực quan, tự động thống kê
• Có thể xem tất cả báo cáo ở đâu, thời điểm nào ở trên app mobile

Lời khuyên 2: Quản lý kho khoa học & trực quan

• Xuất nhập hàng hóa nhanh hơn 5 lần
• Giảm 90% chi phí & thời gian đào tạo
• Dựa vào thông tin số liệu tồn kho trong thời gian thực, lên dự báo tồn kho theo thời gian cao điểm và thấp điểm
• Tối ưu 40% chi phí cơ hội

Lời khuyên 3: Quản lý kho theo FEFO và FIFO

• Đề xuất những lô hàng nhập kho trước xuất trước hoặc hết hạn trước xuất trước
• Tiết kiệm 50% thời gian lấy hàng
• Kiểm soát hàng hóa tốt hơn khi lấy hàng gấp 8 lần
• Tiết kiệm 80% chi phí vận chuyển do hoàn hàng

Lời khuyên 4: Bán hàng trên điện thoại giúp tăng trải nghiệm khách hàng

• Nhân viên chủ động lên đơn hàng, các bộ phận khác đồng thời nhận được thông tin đơn hàng
• Tăng tốc độ xử lý đơn gấp 30 lần
• Tiết kiệm 90% thời gian trao đổi thông tin

Lời khuyên 5: Sử dụng QR Code và Barcode để tăng tốc độ lấy hàng cho từng vị trí, khu vực

• Cho phép nhân viên hoàn toàn xuất nhập kho ở trên điện thoại, hoặc PDA, hay Scanner
• Cho phép nhân viên khai báo vị trí – khu vực theo dạng QR Code & Barcode
• Tăng tốc độ & vận hành hiệu quả hơn đến 67%
• Tiết kiệm 35% chi phí vận hành & 80% chi phí vận chuyển do giao nhầm hàng
• Tăng khả năng nhận diện về hàng hóa trong kho

Lời kết

Mong rằng thông qua buổi Webinar này, các doanh nghiệp đã hiểu rõ hơn về lợi ích của việc ứng dụng công nghệ số. Việc áp dụng phương pháp chuyển đổi số sẽ cải thiện hiệu quả quản lý kho hàng của doanh nghiệp thực phẩm. Đây cũng chính là cách thức giúp doanh nghiệp hồi phục tăng trưởng kinh doanh sau mùa giãn cách.

Cloudify hiện đang cung cấp nền tảng quản trị tổng thể Cloud ERP đầu tiên dành riêng cho doanh nghiệp Thực phẩm. Hệ thống được phát triển bằng công nghệ Cloud-Based tiên tiến nhất, sử dụng online ở bất kỳ nơi đâu trên tất cả các thiết bị. Cloudify hỗ trợ tư vấn miễn phí 1:1 về chiến lược vận hành doanh nghiệp và ứng dụng hệ thống Cloud ERP cho các doanh nghiệp thực phẩm. Đăng ký tư vấn tại đây.