Hải Vân khởi động dự án Cloudify HRM – Chấm công và tính lương tự động cho lực lượng hiện trường

Ngày 26/10/2026, Cloudify Việt Nam và Công ty TNHH Thiết bị và Xây dựng Công trình Hải Vân (HV Rental) đã tổ chức buổi khởi động dự án số hóa chấm công và tính lương trên nền tảng Cloudify HRM, với sự tham dự của Ban lãnh đạo, đội dự án Hải Vân và đội triển khai Cloudify. Dự án đánh dấu bước đi đầu tiên của Hải Vân trong việc quản trị nhân sự hiện trường bằng dữ liệu thực.

1. Giới thiệu Hải Vân

Công ty TNHH Thiết bị và Xây dựng Công trình Hải Vân (HV Rental) hoạt động trong lĩnh vực cho thuê xe nâng, máy móc và thiết bị công trình. Đội ngũ kỹ thuật viên và lái xe của Hải Vân trực tiếp vận chuyển, lắp đặt, vận hành và bảo trì thiết bị tại công trình của khách hàng trên nhiều tỉnh thành, với cam kết phản hồi nhanh tại hiện trường.

Khi quy mô đội ngũ kỹ thuật và lái xe tiếp tục mở rộng, Hải Vân lựa chọn Cloudify để chuẩn hóa toàn bộ công tác chấm công và tiền lương trên một hệ thống tập trung.

2. Bài toán đặt ra của Hải Vân

Như nhiều doanh nghiệp cho thuê thiết bị, lắp đặt, bảo trì và vận tải, phần lớn nhân sự của Hải Vân làm việc ngoài văn phòng. Máy chấm công đặt tại văn phòng không ghi nhận được nhóm nhân sự này. Mỗi kỳ lương, bộ phận hành chính – kế toán phải tổng hợp thủ công:

• Dữ liệu chấm công từ Zalo, Excel và sổ ghi chép của từng người.
• Phụ cấp đi tỉnh, phụ cấp theo quãng đường và tăng ca theo từng chuyến công tác.
• Tạm ứng và hoàn ứng của từng lái xe, kỹ thuật viên.

Quy trình này tốn nhiều ngày công, tiềm ẩn sai sót và không cung cấp căn cứ để xác minh nhân sự có mặt đúng địa điểm, đúng thời gian. Hải Vân đặt mục tiêu giải quyết triệt để bài toán này trước khi tiếp tục mở rộng đội ngũ.

3. Giải pháp Cloudify HRM cho Hải Vân

3.1. Chấm công tại hiện trường, có căn cứ xác thực

Nhân sự check-in, check-out trên ứng dụng di động Cloudify HRM; hệ thống ghi nhận vị trí, hình ảnh thực tế và thời gian, tự động cảnh báo khi vị trí không khớp địa điểm công trình. Dữ liệu từ ứng dụng và máy chấm công vân tay tại văn phòng hợp nhất về một bảng công duy nhất.

3.2. Tăng ca, đi muộn, nghỉ phép áp dụng đúng quy chế

Đăng ký và phê duyệt tăng ca trực tiếp trên ứng dụng với hệ số theo quy định; đi muộn, về sớm được quy đổi thành khoản khấu trừ theo quy chế của doanh nghiệp.

3.3. Phụ cấp hiện trường tính tự động

Phụ cấp đi tỉnh xác định theo địa bàn công tác căn cứ dữ liệu định vị; phụ cấp theo quãng đường, phụ cấp thời gian chờ và phụ cấp ăn ca được tính tự động. Lộ trình thực tế được đối chiếu với khai báo của nhân sự, bảo đảm minh bạch cho cả doanh nghiệp và người lao động.

3.4. Tạm ứng – hoàn ứng đối soát trong ngày

Ghi nhận tạm ứng và chi phí thực tế theo từng chuyến; hệ thống tự động đối soát và lập hoàn ứng.

3.5. Bảng lương tự động mỗi kỳ

Lương cơ bản, ngày công, tăng ca, phụ cấp hiện trường, bảo hiểm và các khoản khấu trừ được tổng hợp thành lương thực lĩnh. Ban lãnh đạo theo dõi chi phí nhân sự theo phòng ban, theo đội và theo chuyến công tác.

Các nghiệp vụ chấm công hiện trường và quản lý đội xe được kế thừa từ giải pháp Cloudify đang vận hành thực tế tại các doanh nghiệp cùng mô hình, giúp rút ngắn thời gian triển khai và giảm thiểu rủi ro cho Hải Vân.

4. Lộ trình triển khai và mục tiêu dự án

Tại buổi làm việc, hai bên đã thống nhất phạm vi, lộ trình triển khai theo từng giai đoạn và đầu mối phối hợp. Giai đoạn đầu tập trung vào hồ sơ nhân sự, chấm công và tăng ca — nền tảng để tự động hóa phụ cấp và bảng lương ở các giai đoạn tiếp theo.

Mục tiêu của dự án: bảng công và bảng lương được chốt tự động mỗi kỳ, chính xác đến từng chuyến công tác.

5. Lời kết

Cloudify trân trọng cảm ơn Ban lãnh đạo và toàn thể đội ngũ Hải Vân đã tin tưởng lựa chọn Cloudify làm đối tác chuyển đổi số. Cloudify cam kết đồng hành từ triển khai, đào tạo đến vận hành ổn định — để Hải Vân Run Your Business Better.