Chuyển đổi số đang từng bước thay đổi phương thức vận hành của các doanh nghiệp, cũng như hành vi người tiêu dùng. Nhu cầu mua sắm trực tuyến tăng cao và ngày càng đa dạng, đòi hỏi doanh nghiệp phải chú trọng đầu tư vào công nghệ để thời gian chuyển đổi số là ngắn nhất, từ đó tạo ra giá trị tốt nhất cho cả doanh nghiệp lẫn người tiêu dùng. Song hành cùng khát vọng chinh phục thị trường Việt Nam, nền tảng thương mại điện tử Gomi Mall với công ty mẹ tại Hàn Quốc đã tin tưởng lựa chọn Cloudify là đơn vị đồng hành trong quá trình chuyển đổi số nhằm tối ưu hoạt động quản lý vận hành trên nền tảng thương mại điện tử. 

Gomi Mall – Thương hiệu chính hãng nhập khẩu 100% từ Hàn Quốc

Gomi Mall là thương hiệu chính hãng nhập khẩu 100% từ Hàn Quốc. Đây là một trong những thương hiệu trẻ nhưng lấy được lòng tin của khách hàng với sản phẩm chất lượng, hiệu quả được đưa lên hàng đầu, đội ngũ nhân viên tư vấn nhiệt tình.

Ra đời từ năm 2019, Gomi Mall luôn cập nhật những danh mục mới như Sức khỏe & Làm đẹp, Thiết bị chăm sóc cá nhân, Thời trang & Phụ kiện, Ghế, Đèn, Chăm sóc thú cưng… để hướng đến mục tiêu đa dạng chủng loại sản phẩm và chuyên sỉ lẻ toàn quốc. Các mặt hàng chủ yếu từ Hàn Quốc, bắt kịp xu hướng những dòng sản phẩm đang “hot” với mức giá tốt và cam kết chất lượng cao.

Gomi Mall hiện tại đang là một trong những cửa hàng chính hãng sở hữu lượng sản phẩm lớn hơn 100 phân phối toàn quốc. Ngoài website chính thức, Gomi Mall còn hoạt động mạnh trên các sàn thương mại điện tử lớn ở Việt Nam hiện nay: Shopee, Tiki, Sendo.

Lễ khai trương Gomi Store đầu tiên tại Việt Nam

Thách thức trong vận hành quản lý của Gomi Mall

Vốn có nền tảng vững chắc từ công ty mẹ Hàn Quốc, tuy nhiên do mới triển khai mô hình tại Việt Nam nên hiện tại Gomi đang tích cực mở rộng lĩnh vực kinh doanh trở nên toàn diện hơn trong việc chăm sóc sức khỏe người tiêu dùng.

Trao đổi với Cloudify, đại diện Gomi Mall cho biết hiện doanh nghiệp đang gặp các vấn đề về quản lý kho thương mại điện tử và quy trình chăm sóc khách hàng. 

Khó khăn trong quản lý kho thương mại điện tử 

Đối với việc bán hàng trên các nền tảng thương mại điện tử, quản lý kho luôn là vấn đề khó khăn hàng đầu, thậm chí có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả kinh doanh. Hiện tại Gomi Mall đang thực hiện việc quản lý kho theo các cách thức thủ công, thường xuyên gặp các vấn đề phổ biến sau:

• Chưa có mô hình cụ thể cho vận hành kho: Gomi cần có luồng quy trình để biết được chính xác tình trạng hàng hoá và chưa có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban.
• Xuất nhập kho theo phương thức thủ công trên Excel: Khi ghi chép truyền thống bằng sổ sách hay Excel, mỗi lần bán một sản phẩm từ sàn thương mại điện tử thì đều phải cập nhật bằng tay vào số dư tồn kho. Nếu mỗi ngày số lượng bán hàng lên cả vài chục sản phẩm cực kỳ mất thời gian, công sức.
• Nhân viên kho mất thời gian nhập liệu, dễ sai sót trong quản lý số dư hàng hoá: Khi bán hàng trên sàn thương mại điện tử bắt buộc phải cam kết về số lượng sản phẩm tồn và cập nhật thường xuyên. Lượng hàng hoá lớn mà nhân viên kho nhập liệu thủ công rất mất thời gian, dẫn đến dễ sai sót, thất thoát trong quản lý số dư hàng hoá. Với một số sàn thương mại điện tử, mức án phạt áp dụng với việc cập nhật sai số dư của sản phẩm rất nặng, gian hàng kinh doanh online sẽ bị trừ điểm, giảm các ưu đãi hoặc không được hiển thị sản phẩm ở các vị trí ưu tiên.
• Chưa có một hệ thống chung để quản lý tất cả nguồn dữ liệu từ nhiều kho khác nhau của Gomi: Do đặc thù của kho thương mại điện tử là có rất nhiều kho cần quản lý, từ kho tổng của Gomi, kho con ở các cửa hàng phân phối, kho của các sàn thương mại điện tử. Việc chưa có hệ thống chung rất khó để biết được lượng sản phẩm tồn kho để có các hướng xử lý. 

Vấn đề trong quy trình chăm sóc khách hàng 

Theo một nghiên cứu cho thấy, 30% khách hàng chia sẻ những trải nghiệm tích cực lên mạng xã hội, 45% chia sẻ tiêu cực. Như vậy chỉ cần quy trình chăm sóc khách hàng không tốt sẽ có thể dẫn đến những rắc rối không nhỏ, đặc biệt với lượng khách hàng tăng nhanh của thương mại điện tử. 

Do có định hướng mở rộng phát triển thị trường Việt Nam, Gomi Mall đang từng bước cải thiện đội ngũ chăm sóc khách hàng. Hiện tại bộ phận chăm sóc khách hàng của Gomi đang gặp một số vấn đề như: chưa nắm được thông tin đơn hàng từ bộ phận kho, chưa nắm được quy trình kho cho từng đơn hàng cụ thể. Những vấn đề này sẽ ảnh hưởng lớn đến việc xử lý từng đơn hàng, giải đáp các thắc mắc của khách hàng chậm trễ. Bộ phận chăm sóc khách hàng mong muốn kế thừa thông tin từ bộ phận kho, giao tiếp với bộ phận kho nhanh chóng hơn, tăng khả năng xử lý đơn hàng. 

>>> Xem thêm: Chăm sóc khách hàng cần kỹ năng gì? Quy trình làm việc như thế nào?

Bối cảnh hậu Covid-19 đã và đang chứng kiến sự tăng trưởng chưa từng có của chuyển đổi số trong ngành thương mại điện tử. Nhiều doanh nghiệp đã tận dụng cơ hội này để chuyển dịch trong ngắn hạn. Khi cạnh tranh gia tăng, Gomi Mall cũng đẩy mạnh chuyển đổi số nhằm nâng cao năng lực phục vụ khách hàng, tăng trải nghiệm khách hàng, tăng năng suất nội bộ, sẵn sàng cho việc chinh phục thị trường Việt Nam.

Cloudify đồng hành cùng Gomi Mall chuyển đổi số thành công

Với kinh nghiệm triển khai chuyên sâu & đa dạng trên nhiều lĩnh vực, Cloudify cam kết cùng đồng hành với Gomi Mall trên chặng đường chuyển đổi số, để mang đến trải nghiệm tốt nhất cho người dùng & hỗ trợ quản trị doanh nghiệp tốt hơn.

Gomi Mall “bắt tay” Cloudify chuyển đổi số

Tích hợp với hệ thống quản lý đơn hàng Gomi Center

Với mong muốn quản lý được tất cả các nguồn hàng từ nhiều kho của Gomi, Cloudify đã tiến hành tích hợp hệ thống quản lý đơn hàng của Gomi với phần mềm quản lý kho của Cloudify. Cụ thể, tất cả thông tin mua/bán hàng sẽ được đẩy từ hệ thống Gomi sang hệ thống kho của Cloudify. Nhờ API, bộ phận kỹ thuật Cloudify hỗ trợ tích hợp đấu nối 2 hệ thống với nhau. Từ đây, tất cả dữ liệu sẽ nằm trên cùng một hệ thống, chủ doanh nghiệp, quản lý, nhân viên các phòng ban dễ dàng theo dõi, cập nhật các thông tin hàng tồn, doanh thu, tình trạng đơn hàng, phản hồi khách hàng… theo thời gian thực.

Tích hợp với hệ thống quản lý đơn hàng Gomi Center

Thiết kế lại mô hình vận hành kho

Vì đặc thù kho thương mại điện tử nên Cloudify và Gomi đã đi đến thống nhất các quy trình vận hành kho đi theo thứ tự như sau:

• Mua hàng
• Vận chuyển
• Kho kiểm tra hàng (Trạng thái: Đã kiểm tra; Chưa kiểm tra) 
• Xác nhận (từ hệ thống Gomi) 
• Nhập kho (có thông báo trên Phần mềm quản lý kho Cloudify WMS kèm tình trạng từng đơn hàng – Đã xử lý hay Chưa xử lý) > Nhập kho thực tế, xác nhận nhập kho cộng tồn trên hệ thống 
• Bán hàng > Xác nhận (Hệ thống Gomi) 
• Kiểm tra đơn hàng (số lượng, màu sắc, mẫu mã…) 
• Đóng gói (hiện thông báo theo luồng quy trình từ bộ phận kiểm soát chất lượng)
• Bàn giao đơn vị vận chuyển

Nhu cầu của Gomi là cần có luồng quy trình để biết được chính xác tình trạng hàng hoá (đang vận chuyển; đang đóng gói; chờ kiểm tra…), đồng thời tất cả công đoạn khi bóc tách đều phải có thông báo để cập nhật công việc theo thời gian thực. Mô hình vận hành mới này giúp doanh nghiệp quản lý kho khoa học, chuyên nghiệp từ những bước đầu tiên là mua hàng đến bàn giao đơn vị vận chuyển. Các phòng ban liên kết chặt chẽ với nhau, không còn tình trạng kiểm tra thủ công, giảm tình trạng sai sót, tăng năng suất hiệu quả làm việc.

Mô hình vận hành kho Gomi

Quản lý kho bằng QR Code – Barcode

Quá trình sử dụng QR Code và Barcode giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho theo thời gian thực. Gomi có thể ghi lại ngay lập tức các giao dịch hàng tồn kho, đơn đặt hàng, mua hàng, bán hàng, chuyển khoản… xảy ra với hàng tồn kho. Các tính năng chính của việc quản lý kho bằng QR Code – Barcode như sau:

• Phiếu xuất, nhập hay chuyển kho trên hệ thống sẽ hiển thị theo danh sách để nhân viên đi lấy hàng quét mã xác nhận đúng hàng sau đó thực hiện tiếp các bước sau.
• Sử dụng camera để quét QR Code – Barcode, đảm bảo nhập, xuất chính xác và không tốn chi phí mua thiết bị.
• Thiết lập layout kho trên phần mềm, từ đó thủ kho có thể kiểm kê hàng hóa bằng mã vạch trên hệ thống theo từng vị trí, tiết kiệm thời gian tìm kiếm hàng hóa.
• Mã QR Code – Barcode định danh theo theo lô, ngày sản xuất, ngày hết hạn và kiểm tra được thông tin theo vị trí thể hiện trong kho.

Tích hợp đa đơn vị vận chuyển

Nhu cầu sử dụng đơn vị vận chuyển hàng hóa ngày càng tăng cao, đến mức cung không đủ cầu. Gomi mong muốn tích hợp với đơn vị vận chuyển để in ra phiếu đơn hàng kèm vận đơn. Cloudify đã đáp ứng nhu cầu này bằng cách tích hợp đa đơn vị vận chuyển, tối ưu hành trình giao hàng. Với tính năng mới này, Gomi hoàn toàn thảnh thơi theo dõi trạng thái và hành trình đơn hàng ngay trên phần mềm. Dù sử dụng nhiều đơn vị vận chuyển hàng hóa nhưng chỉ cần quản lý tập trung tại một nơi trên phần mềm quản lý, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí cho việc theo dõi, xử lý và hoàn tất đơn hàng.

Tăng tốc độ xử lý đơn hàng (Lead time)

Xử lý hàng chục đến hàng trăm đơn hàng mỗi ngày không phải là vấn đề lớn đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử. Tuy nhiên, khi doanh số bắt đầu tăng nhanh hoặc vào mùa cao điểm sẽ là thách thức để duy trì tốc độ xử lý đơn hàng với nguồn lực không thay đổi, khi đó chất lượng dịch vụ có nguy cơ bị giảm sút. Để tránh điều này xảy ra, Gomi đang tìm cách để tăng tốc hậu cần kho vận của họ. 

Khi sử dụng phần mềm của Cloudify, bộ phận chăm sóc khách hàng của Gomi sẽ tăng tốc độ xử lý đơn hàng, bởi được liên kết chặt chẽ với bộ phận kho và nắm bắt đầy đủ thông tin đơn hàng từ lúc mua hàng đến lúc giao đơn vị vận chuyển. Thay vì 5 phút xử lý đơn hàng thông thường, giờ đây chỉ với 2 phút, nhân viên chăm sóc khách hàng đã hoàn thành xong đơn hàng. Điều này giúp cải thiện đáng kể về tốc độ và chất lượng đơn hàng, từ đó giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng, tăng tỷ lệ khách hàng trung thành và danh tiếng thương hiệu.

Lời kết

Với nhận thức và tầm nhìn rất rõ ràng của Gomi Mall là chinh phục thị trường Việt Nam, chuyển đổi số là một hành trình cần thực hiện cấp tốc để đáp ứng tốc độ mua hàng trực tuyến như vũ bão hiện tại. Nhờ kinh nghiệm nhiều năm trong việc triển khai phần mềm quản lý kho cho các doanh nghiệp, cùng với việc tận dụng sức mạnh của các nền tảng kết nối, Cloudify đã từng bước khắc phục được khó khăn ban đầu và đưa Gomi Mall tiến gần hơn tới mục tiêu chuyển đổi số, tăng trưởng doanh thu bền vững. 

Doanh nghiệp của bạn đang gặp các vấn đề trong quản trị vận hành và muốn thay đổi, tăng trưởng như Gomi Mall? Liên hệ ngay với Cloudify để nhận demo giải pháp và tư vấn chuyên sâu từ chuyên gia.