Chuyển đổi số là một quá trình đòi hỏi doanh nghiệp không ngừng thay đổi phương thức vận hành để tối ưu hoá chi phí và thúc đẩy doanh thu. Bắt đầu từ những đột phá công nghệ nhưng chuyển đổi số không chỉ là “số” mà đó là cuộc cách mạng thay đổi về nhận thức, mô hình và chiến lược. Trong quá trình đó, doanh nghiệp cần chấp nhận những rủi ro cho phép trong việc lựa chọn và triển khai các giải pháp chuyển đổi. Tuy nhiên, nếu việc nhận thức và những quyết định trong việc lựa chọn hệ thống không phù hợp sẽ khiến doanh nghiệp tốn kém chi phí, thời gian mà không làm gia tăng hiệu suất làm việc.

Đối với các doanh nghiệp thương mại – phân phối, đặc biệt trong ngành Dược phẩm lại càng chú trọng và quyết liệt trong việc tìm kiếm giải pháp chuyển đổi số để tối ưu vận hành. Dược VP – PHARM là một doanh nghiệp điển hình và cùng tìm hiểu VP-PHARM đã tìm thấy “LONG MẠCH” chuyển đổi số như thế nào.

Vấn đề VP-PHARM gặp phải trong quản lý hoạt động phân phối

VP-PHARM là 1 đơn vị phân phối dược phẩm chuyên nghiệp, hiện đại trên nền tảng áp dụng công nghệ mới, thúc đẩy đào tạo con người và quy trình vận hành được chuẩn hóa. Tất cả các hoạt động liên quan đến chăm sóc khách hàng được quan tâm đặc biệt. VP-PHARM xây dựng hệ thống nhân sự biết tận tụy với khách hàng, coi khách hàng là trung tâm để phục vụ. Mục tiêu hướng tới là trong mắt khách hàng VP-PHARM là một công ty có sản phẩm tốt, hiệu quả, độc, lạ, uy tín, giao hàng nhanh, nhiều khuyến mãi hấp dẫn, đạt mọi mong muốn của khách hàng.

Ngày càng mở rộng dòng sản phẩm và phạm vi phân phối, tới thời điểm hiện tại, VP Pharm sử dụng đội ngũ trình dược viên lên tới số lượng 30 –  50 người trải dài 62 tỉnh/thành phố trên khắp cả nước. Hoạt động bán hàng của công ty thông qua 3 kênh đặc thù: ETC (Kênh bệnh viện), OTC (Kênh nhà thuốc) và kênh đại lý.

Những kênh bán hàng này yêu cầu đội ngũ trình dược viên có bề dày kinh nghiệm lâu năm cũng như kiến thức chuyên sâu về ngành để tư vấn cho khách hàng. Bên cạnh đó, đối với mỗi kênh bán hàng và đối tượng khách hàng, công ty lại áp dụng chương trình khuyến mãi linh hoạt. Những đặc thù ngành dược khiến VP-PHARM thường xuyên phải đối mặt với nhiều vấn đề trong quá trình vận hành như sau:

• Thiếu công cụ để quản lý KPI của trình dược viên nên không theo dõi được tiến độ thực hiện kế hoạch kinh doanh
• Hệ thống báo cáo chưa đa chiều, kế toán phải tự tổng hợp thủ công từ nhiều phòng ban, chưa xem được báo cáo theo nhiều tiêu thức (báo cáo theo sản phẩm, khu vực, kênh bán hàng,…) khiến chủ doanh nghiệp không nắm được tình hình kinh doanh để đưa ra quyết định tức thời
• Chưa quản lý được tồn kho theo lô/HSD, đối với những lô hàng cận date, quá hạn phải huỷ bỏ gây tốn kém chi phí
• Không kết nối được với đơn vị vận chuyển và không theo dõi được trạng thái giao hàng theo thời gian thực nên không có kế hoạch để thúc đẩy thu hồi công nợ từ khách hàng
• Chương trình khuyến mãi đa dạng nhưng quản lý chưa hiệu quả do:

• • Không đo lường được kết quả thực tế của chương trình khuyến mãi và ngân sách thực thi. 
  • Không biết sản phẩm khuyến mãi đang nằm ở đâu? Có đến đúng đối tượng không và không kiểm soát được số lượng hàng khuyến mãi tung ra cho các đại lý, điểm bán. 
  • Các nhà phân phối không nắm đúng thông tin hoặc tự ý thay đổi chương trình từ nhà sản xuất gây nhiễu loạn thị trường. 
  • Sales không nhớ hết được nội dung và quy định của các chương trình khuyến mãi nên không áp dụng được chính xác cho đại lý, điểm bán lẻ. 

Thách thức khi VP-PHARM sử dụng các phần mềm rời rạc

Nhận thức được các vấn đề đó, VP-PHARM đã sử dụng phần mềm bán hàng để quản lý đơn hàng, hoạt động bán hàng và giao hàng. Bên cạnh đó để quản lý các chương trình khuyến mãi, trình dược viên, VP-PHARM đưa hệ thống DMS vào sử dụng. Tất cả dữ liệu trên 2 phần mềm sẽ được nhập liệu lại trên phần mềm kế toán để hạch toán. Tuy nhiên, chính việc sử dụng nhiều nền tảng để quản lý, VP Pharm gặp phải thách thức:

• Không quản lý tổng thể được các phòng ban trên cùng một hệ thống dẫn tới dữ liệu rời rạc, không có tính kế thừa. Phải nhập liệu thủ công dữ liệu dẫn tới rủi ro sai sót thông tin và mất nhiều thời gian
• Quy trình vận hành chưa tối ưu, mỗi phần mềm chỉ giải quyết được một số vấn đề mà không giải quyết được bài toán tổng thể
• Tốn kém chi phí đầu tư cho nhiều phần mềm, nhân sự nhưng không thúc đẩy được hiệu suất công việc

VP-PHARM tìm thấy “LONG MẠCH” trong chặng đường chuyển đổi số

“Mắc kẹt” giữa hai nền tảng DMS và phần mềm bán hàng, dưới sức ép của những thách thức trên khiến VP-PHARM quyết tâm tìm kiếm một giải pháp tối ưu hơn. Giải pháp được VP-PHARM lựa chọn là nền tảng Cloudify ERP dành riêng cho ngành phân phối dược phẩm với các tính năng nổi bật như:

• Quản lý các bộ phận trên cùng một nền tảng: Bán hàng, Kế toán, Giao hàng,… Dữ liệu liên kết, kế thừa, giảm thời gian nhập liệu và sai sót
• Dễ dàng kết nối đơn vị chuyển phát nhanh: cho phép quản lý trạng thái đơn hàng, đối soát doanh thu, chi phí nhanh chóng
• Trình dược viên đặt hàng và theo dõi doanh số ngay trên App Mobile
• Dễ dàng thiết lập KPI theo doanh thu, sản phẩm, số lượng đơn hàng,…
• Tổng hợp báo cáo đa dạng chi tiết theo thời gian thực và theo nhiều chỉ tiêu đánh giá hiệu quả kinh doanh
• Quản lý tự động, hiệu quả các chương trình khuyến mại cho từng đối tượng khách hàng và kênh bán hàng

Sau khi ứng dụng giải pháp của Cloudify, không chỉ giải quyết tổng thể bài toán mà VP-Pharm đang gặp phải mà nền tảng Cloudify ERP còn giúp doanh nghiệp:

• • Giảm 30% thời gian xử lý đơn hàng chóng 
  • Tăng 35% hiệu suất bán hàng 
  • Tiết kiệm 40% thời gian tổng hợp báo cáo, dữ liệu
  • Giảm 30% chi phí lãng phí 

Sau 6 tháng sử dụng giải pháp của Cloudify, đại diện của VP-PHARM – Ông Bùi Quang Cung (Giám đốc công ty) chia sẻ: “Từ khi chuyển đổi số, áp dụng hệ thống của Cloudify vào vận hành, tôi nhận thấy tất cả các yêu cầu như đơn hàng, quản trị nhân sự, hệ thống kế toán, đặc biệt là việc quản lý các chương trình khuyến mại, cách đẩy đơn hàng sang đơn vị vận chuyển mà chúng tôi ship COD rất mượt mà và đáp ứng nhu cầu của chúng tôi. Tôi có thể nắm bắt nhanh chóng tình hình kinh doanh ngay trên điện thoại di động để ra quyết định điều chỉnh kịp thời. Bên cạnh đó, hệ thống của Cloudify giúp công ty của chúng tôi cắt giảm được chi phí nhân sự và là nền tảng vững chắc để phát triển và mở rộng kinh doanh trong tương lại. Bên cạnh đó, dịch vụ tư vấn và đội ngũ triển khai giải pháp của Cloudify rất chuyên nghiệp. Chặng đường chuyển đổi số của VP-PHARM gặp nhiều khó khăn nhưng đội ngũ Cloudify luôn lắng nghe, chia sẻ, và hướng dẫn tận tình với mục tiêu giúp doanh nghiệp chuyển đổi số thành công.”

Với giá trị cốt lõi “Tất cả vì trải nghiệm khách hàng”, Cloudify không ngừng cải tiến sản phẩm, cam kết đồng hành cùng VP-PHARM nói riêng và các doanh nghiệp nói chung trong quá trình chuyển đổi số toàn diện nhằm tối ưu hóa chi phí và gia tăng doanh thu lợi nhuận cũng như sớm đạt được mục tiêu mà công ty đặt ra trong tương lai.

Tham khảo giải pháp quản lý phân phối dược phẩm tại đây: https://bit.ly/Giải-pháp-ERP-ngành-dược
Liên hệ hotline: 1900 866 695

Tham khảo thêm: Cloudify ERP – Lời giải đơn giản cho bài toán khó ngành phân phối, bán lẻ dược phẩm