Quản lý hàng tồn kho là một công việc khó khăn, tốn kém. Các doanh nghiệp luôn luôn cố gắng để có thể tối thiểu hóa chi phí trong hoạt động này. Nắm bắt nhu cầu của các doanh nghiệp, các bên cung ứng đã cho ra mắt rất nhiều phần mềm quản lý kho. Trong đó, phần mềm quản lý kho miễn phí là giải pháp mà các doanh nghiệp đang hướng tới. Doanh nghiệp hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Tại sao doanh nghiệp cần phần mềm quản lý tồn kho?

Một nghiên cứu gần đây cho thấy rằng khi các doanh nghiệp bỏ các phương pháp quản lý cũ để thay thế bằng hệ thống quản lý hàng tồn kho thì năng suất tăng lên tới 25%, hiệu quả sử dụng tăng khoảng 30% và các doanh nghiệp có được không gian hàng tồn kho tốt nhất. 

Đó là những lợi ích đem lại từ các phần mềm mất phí. Còn những phần mềm miễn phí thì sao? Thứ nhất, phần mềm miễn phí thì sẽ tiết kiệm được tối đa chi phí hoạt động. Doanh nghiệp sẽ không cần phải bỏ một khoản tiền nhất định để sử dụng phần mềm. Các phần mềm free vẫn sẽ cung cấp các tính năng nhất định để hỗ trợ doanh nghiệp trong khâu quản lý. 

Nếu doanh nghiệp có những khó khăn trong việc quản lý kho, chỉ cần chuyển sang sử dụng phần mềm là đã sở hữu nhiều lợi ích như giảm nhập dữ liệu thủ công, các công cụ dự báo nhu cầu và các tính năng tự động hóa có thể thổi “sức sống” vào một doanh nghiệp đang lúng túng trong việc quản lý. Không chỉ vậy, doanh nghiệp có thể cung cấp các dịch vụ, chăm sóc khách hàng tốt hơn. Khách hàng vì sự chu đáo, nhanh chóng trong khâu vận chuyển mà sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp lâu dài hơn.

Xem ngay: Phần mềm quản lý kho hàng theo vị trí: Giải pháp hiệu quả của thời đại mới

Các tính năng cần có của một phần mềm quản lý tồn kho miễn phí

Miễn phí chắc chắn là hấp dẫn, nhưng nó cũng sẽ đi kèm theo nhiều nhược điểm. Doanh nghiệp nếu có thể thì nên sử dụng các phần mềm mất phí bởi nó sẽ đem lại nhiều lợi ích và cũng có những trải nghiệm tốt hơn. Tuy nhiên, dù là phần mềm free hay mất phí, doanh nghiệp nên tìm kiếm giải pháp có thể cung cấp các tính năng sau:

Truy xuất nguồn gốc hàng tồn kho

Theo dõi một sản phẩm khi nó đi từ kho đến vận chuyển là rất quan trọng. Điều này liên quan đến việc sử dụng công nghệ RFID, máy quét mã vạch hoặc chế độ xem trong thời gian thực. Một hệ thống thành công sẽ giúp bạn cập nhật về vị trí của sản phẩm, khi nào nó cần được di chuyển và cách lưu trữ nó ở đâu cho hiệu quả và tiết kiệm diện tích kho. Nếu bạn không biết doanh nghiệp còn tồn lại bao nhiêu hàng, có những sản phẩm nào trong kho thì làm thế nào bạn có thể lên kế hoạch cho nhu cầu biến động?

Quản lý chuyển giao

Nhiều doanh nghiệp phải chuyển hàng tồn kho giữa kho và các địa điểm khác thường xuyên. Một giải pháp quản lý thành công sẽ làm cho quá trình di chuyển được đơn giản và tiết kiệm thời gian nhất. Đồng thời, cũng cần cung cấp các thông tin chuyên sâu cho từng động thái di chuyển. 

Vận chuyển

Hệ thống hàng tồn kho thực sự đóng một vai trò quan trọng trong việc vận chuyển sản phẩm một cách chính xác. Các hệ thống tốt nhất cho phép các chiến lược vận chuyển đa người hoặc đa phương thức. Càng có nhiều tùy chọn sản có thì càng đảm bảo khách hàng của bạn nhận được hàng hóa của họ đúng hạn. Nhiều hệ thống có thể tự động tạo tài liệu và nhãn vận chuyển quan trọng để đính kèm vào các gói hoặc lưu trữ để sử dụng sau này làm bản sao lưu.

Quản lý đơn hàng

Bất kỳ hệ thống nào có giá trị đều sẽ cung cấp cho bạn về vấn đề hỗ trợ quản lý đơn đặt hàng từ việc tạo ra đơn đến thực hiện sản phẩm. Các tính năng hữu ích khác của quản lý đơn hàng cho phép bạn phát triển, hướng dẫn giá tùy chỉnh, gửi báo giá cho khách hàng và gửi hóa đơn.

Báo cáo và Phân tích

Phân tích và báo cáo là huyết mạch của bất kỳ doanh nghiệp đang phát triển nào. Những công cụ này cung cấp cho bạn quyền truy cập theo thời gian thực vào thông tin nhu cầu, tổng doanh số bán hàng, thông tin thuế và hơn thế nữa. Các tính năng như thế này cung cấp cho các nhà quản lý và các bên liên quan thông tin cập nhật để sao lưu quy trình ra quyết định của họ. Phân tích cũng có thể chỉ ra các lĩnh vực hoạt động nào của bạn đang bị ảnh hưởng hoặc không hiệu quả, cung cấp cho bạn các công cụ cần thiết để giải quyết trước khi các vấn đề lớn hơn phát sinh.

Xem ngay: Phần mềm quản lý kho bằng mã QR Cloudify WMS

Hỗ trợ di động

Hầu hết các giải pháp phần mềm đều ưu tiên tính di động. Nhiều giải pháp hiện đại cung cấp cho người dùng khả năng đăng nhập, cập nhật và xem dữ liệu kinh doanh quan trọng, quản lý quy trình và nhiều hơn nữa từ các thiết bị thông minh hỗ trợ internet.

Có nên sử dụng phần mềm quản lý tồn kho miễn phí hay không?

Rất nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp SMEs thường sử dụng các phần mềm miễn phí để tiết kiệm chi phí. Tất nhiên, phần mềm quản lý tồn kho miễn phí cũng có những ưu điểm nhất định của nó. Tuy nhiên, cũng có rất nhiều rủi ro mà người quản lý không hề lường tới khi sử dụng những phần mềm quản lý kho miễn phí này. Cụ thể, hầu hết các phần mềm miễn phí đều không có tính năng phục hồi dữ liệu đã mất. Hơn nữa, các nhà cung ứng phần mềm cũng sẽ không hỗ trợ bạn khi gặp lỗi. Chính vì thế, doanh nghiệp cần chuẩn bị trước những phương án phòng trừ những trường hợp này sẽ xảy ra.

Lời kết

Đã đến lúc doanh nghiệp cần nghĩ đến những lợi ích lâu dài hơn là những lợi ích nhất thời, trước mắt. Việc lựa chọn sai phần mềm, đặc biệt là phần mềm quản lý kho sẽ khiến doanh nghiệp phải trả cái giá khá đắt. Phần mềm miễn phí giống như một bản thử nghiệm. Nó đang trên đường phát triển nên vẫn còn rất nhiều lỗ hổng kỹ thuật cần hoàn thiện. Doanh nghiệp có sẵn sàng mạo hiểm để sử dụng một sản phẩm mà chưa hoàn thiện hay không? Hãy cân nhắc thật kỹ trước khi lựa chọn, bởi nó có thể khiến công ty bạn vướng vào một mớ lộn xộn không đáng có. 

Ngoài những tính năng trên, doanh nghiệp cần xem xét sự phù hợp, tính khả thi, khả năng hỗ trợ khi gặp lỗi. Cloudify là giải pháp có thể đáp ứng các yêu cầu trên của doanh nghiệp. Liên hệ với chúng tôi qua Cloudify.vn để được tư vấn và giải đáp. 

Tham khảo:
Cách quản lý kho hiệu quả bằng phần mềm quản lý kho hàng
Barcode là gì? Sử dụng Barcode trong quản lý hàng hóa