Đối với các doanh nghiệp lâu năm hay startup mới bắt đầu cũng đều gặp vấn đề trong công tác quản lý kho. Vậy làm thế nào để hoạt động này trở nên hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu bài viết dưới đây, và biết cách lựa chọn phương pháp quản lý kho hiệu quả.

Quản lý kho là gì?

Quản lý kho là hoạt động có liên quan đến việc sắp xếp, tổ chức hàng hóa, lên báo cáo số lượng hàng hóa đảm cho cho quá trình vận hành của công ty diễn ra thông suốt. Quản lý tốt sẽ góp phần làm giảm chi phí lưu thông, và tận dụng tối đa cơ sở vật chất của kho một cách hợp lý.

Quy trình quản lý kho cơ bản

Là một thủ kho, bạn nghĩ phải làm những gì? Dưới đây là quy trình cơ bản bạn phải nắm được:

Nhập hàng: Ở bước này, bạn cần phải làm thủ tục nhập hàng. Hãy ghi nhớ khi lập phiếu mua hàng bạn phải đảm bảo những quy định về phòng cháy, chữa cháy và an toàn kho. Đảm bảo hàng hóa được sắp xếp cẩn thận, đúng quy tắc, tránh làm sập đổ, ẩm mốc gây ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa.

Xuất hàng: xuất kho liên quan đến các công việc như làm thủ tục giấy tờ, đảm bảo cho hàng hóa được giao đúng thời gian quy định.

Kiểm kê: Đây là bước kiểm tra hàng hóa đang ở trạng thái nào, thiếu hay tồn kho? Đã đảm bảo yêu cầu về phòng cháy chữa cháy chưa? Có được sắp xếp theo quy định và có bị hỏng, ẩm mốc về chất lượng không?

Báo cáo: Lên bản báo cáo về tình trạng hàng hóa để có giải pháp kịp thời: nhập hàng hóa bị thiếu, hoặc bán giảm giá để giải quyết hàng tồn kho…

Trên đây là quy trình quản lý cơ bản, nó sẽ biến đổi linh hoạt tùy theo đặc điểm, loại hình của từng doanh nghiệp.

Quản lý kho ảnh hưởng thế nào đến doanh nghiệp

Việc lên kế hoạch quản lý bài bản, khoa học sẽ giúp doanh nghiệp rất nhiều, cụ thể là:

• Giảm đi rất nhiều chi phí như: phí lưu kho, tiền điện, phí hao mòn, nhà xưởng,….
• Hạn chế được tỉ lệ hỏng hóc nguyên vật liệu.
• Giữ được uy tín đối với các yêu cầu đột xuất.
• Lưu trữ mặt hàng có tính mùa vụ.
• Và còn rất nhiều lợi ích nữa cho thấy tầm quan trọng của quản lý kho trong doanh nghiệp.

Đọc thêm: WMS là gì? tại sao nên sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS?

9 phương pháp quản lý kho đơn giản

1. Quản lý kho bằng kinh nghiệm

Phương pháp này dựa trên kinh nghiệm của bản thân nhà quản lý để vận hành kho. Chỉ nên áp dụng với những kho nhỏ, số lượng hàng ít và các loại mặt hàng không nhiều.

Phương pháp này mất ít thời gian ghi chép sổ sách. Tuy nhiên lại dễ nhầm lẫn, dẫn đến không có dữ liệu để đối chiếu khi có vấn đề xảy ra. Phương pháp này ít được sử dụng vì tính chính xác không cao.

2. Quản lý kho bằng sổ sách

Phương pháp này khá tiện lợi và dễ dàng cho việc lưu trữ thông tin hàng hóa xuất nhập kho.

Tuy nhiên khi phát sinh các giao dịch mới, sẽ tốn rất nhiều thời gian để cập nhật số liệu theo cách thủ công. Khả năng nhầm lẫn thông tin cũng sẽ xảy ra, số liệu sổ sách không khớp với thực tế, dẫn tới những phát sinh khó giải quyết.

3. Quản lý kho bằng phần mềm

Đây là phương pháp phổ biến và đem lại hiệu quả cao hơn. Đặc biệt với những đơn vị phân phối số lượng hàng hóa lớn. Sử dụng phần mềm giúp họ tiết kiệm thời gian nhập liệu, độ chính xác cao hơn.

Kho hàng lớn với hàng trăm mã hàng hóa sẽ khiến cho việc quản lý trên giấy tờ, excel trở nên khó khăn và mất kiểm soát. Với tình hình như vậy, đầu tư một phần mềm quản lý không những là giải pháp hoàn hảo thay thế cho excel, sổ sách. Mà còn giúp doanh nghiệp quản lý được nhiều mảng hơn như nhân sự, dự báo được doanh thu, lợi nhuận,…..

Tham khảo: Phần mềm quản lý kho Cloudify WMS

4. Áp dụng FIFO/LIFO

FIFO và LIFO hay nhập trước – xuất trước và nhập trước – xuất sau là hai cách quản lý hàng trong kho. Đúng như tên gọi, mỗi cách nhập – xuất này đều phù hợp với từng mặt hàng mà doanh nghiệp đang sản xuất, kinh doanh.

Ví dụ: hình thức nhập trước – xuất trước áp dụng cho các sản phẩm nhanh hỏng, hạn sử dụng ngắn như thực phẩm, bánh kẹo… Nhập trước – xuất sau thường áp dụng cho các sản phẩm có thể tồn kho lâu dài như gạch, đá, vật liệu xây dựng,….

5. Xây dựng định mức hàng tồn kho

Định mức hàng tồn kho là lượng hàng hóa phải duy trì ở trong kho. Việc xuất – nhập phải tuân thủ quy tắc không được nhiều hơn định mức tối đa và ít hơn định mức tối thiểu. Thiết lập định mức sẽ giúp cung ứng kịp thời nếu khách hàng cần hoặc quy trình sản xuất phát sinh nhu cầu. Đảm bảo quá trình kinh doanh, sản xuất được liên tục.

6. Kiểm kê thường xuyên

Đây là công việc mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng nên làm định kỳ để nắm bắt được tình hình hoạt động của kho. Cũng là để tránh thất thoát hàng hóa và có các biện pháp giải quyết đối với hàng hóa sai hỏng kịp thời.

 7. Quản lý kho bằng phương pháp sắp xếp hàng hóa

Các doanh nghiệp có cách sắp xếp hàng trong kho khoa học luôn tiết kiệm chi phí và thời gian hơn so với các doanh nghiệp sắp xếp không có kế hoạch. Hãy dựa vào tình trạng kho và hàng hóa để có cách phân bổ cho hợp lý nhất.

8. Gắn nhãn, mã vạch cho hàng

Ghi nhớ tên hàng, loại hàng thường khó khăn và mất thời gian. Vì vậy nên dán các mã vạch cho từng mặt hàng. Sau đó thiết lập một danh mục trên máy tính sẽ giúp cho việc quản lý kho trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

9. Sử dụng mã SKU và bố trí kho hợp lý

Phương pháp quản lý kho bằng SKU là cách sử dụng đặc điểm và vị trí của hàng hóa để đặt tên. Nếu là doanh nghiệp lớn, việc quản lý kho hàng khổng lồ theo cách thông thường là rất khó. Sử dụng SKU kèm theo sơ đồ và biển chỉ dẫn trong kho sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian tìm kiếm và vận chuyển.

Cloudify cung cấp cho người dùng trải nghiệm hoàn hảo với phần mềm quản lý kho đa chức năng. Đảm bảo cho chủ doanh nghiệp nắm bắt đầy đủ thông tin sản phẩm, tình hình nhân sự, tình hình xuất nhập tồn,….mà không lo về bảo mật. Liên hệ với chúng tôi ngay qua Cloudify.vn để được tư vấn miễn phí.