Bất kỳ một doanh nghiệp có hàng hóa lưu trữ đều quan tâm đến hoạt động quản lý kho. Kho hàng được quản lý chuyên nghiệp là cơ sở để hỗ trợ hoạt động bán hàng hiệu quả hơn. Tuy nhiên, để quản lý một lượng lớn hàng hóa gồm nhiều sản phẩm, mẫu mã, số lô khác nhau khiến quản lý, nhân viên gặp khó khăn. Đó là lý do hệ thống quản lý kho hàng WMS ra đời. Đây là giải pháp giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình quản lý kho chuyên nghiệp, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Kho hàng chiếm đến 40-50% tài sản của một doanh nghiệp. Vậy làm sao để quản lý kho hàng hiệu quả? Cùng Cloudify tìm hiểu về giải pháp quản lý kho hiện đại nhất hiện nay nhé!

WMS là gì? Hệ thống quản lý kho hàng WMS

Hệ thống quản lý kho hàng WMS (Warehouse Management System – WMS) là giải pháp được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp trong hoạt động quản lý kho. Cụ thể, giải pháp này giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát hàng hóa xuất, nhập kho, hàng tồn, vận chuyển để hỗ trợ hoạt động bán hàng và đặt hàng nhà cung cấp. 

Về cơ bản, phần mềm quản lý kho WMS giúp tối ưu hóa tất cả các quy trình quản lý kho hàng trong doanh nghiệp. Thông qua hệ thống quản lý kho WMS quản lý có được cái nhìn tổng quát về hoạt động của kho hàng. Ngoài ra, WMS còn giúp cho doanh nghiệp tối đa hóa việc sử dụng lao động, đầu tư nhà kho, trang thiết bị. 

Hệ thống quản lý kho WMS đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận. Khi có đơn đặt hàng, hệ thống ngay lập tức thông báo số lượng tồn kho từng sản phẩm. Theo cách cũ, một người phải tự mang đơn đặt hàng và đi kiểm tra tồn kho của từng sản phẩm ở kho. Giờ đây, hệ thống đã kiểm tra hoàn toàn tự động. Điều này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. 

Đọc thêm: 8 phương pháp để giảm hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Lợi ích khi sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS

Hệ thống quản lý kho WMS giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình quản lý kho tối giản, hiệu quả. Một số lợi ích của giải pháp WMS như: 

Giảm chi phí vận hành 

Kho hàng là bộ phận mất nhiều thời gian, nhân sự để quản lý trong doanh nghiệp. Đây còn là cầu nối với các bộ phận như kế toán, bán hàng, sản xuất… Khi áp dụng phần mềm WMS, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí vận hành. Trong đó bao gồm chi phí kho bãi, nhân sự và các chi phí liên quan đến hư hỏng, thất thoát hàng hóa. Nhờ hệ thống, các quy trình thực hiện thủ công được cắt giảm, doanh nghiệp không cần sử dụng quá nhiều nhân sự như trước.  

Phần mềm WMS giải quyết vấn đề lưu giữ sản phẩm, nguyên vật liệu và thiết bị để tối ưu hóa “dòng chảy” trong kho. 

Cập nhật tồn kho real time

Hệ thống cập nhật và tổng hợpác báo cáo tồn kho theo thời gian thực. Bộ phận kho và bộ phận kinh doanh theo dõi được dữ liệu để chủ động bán hàng. Dữ liệu luôn được cập nhật sẽ ngăn chặn tình trạng nhập hàng quá mức gây lãng phí hay nhập quá ít dẫn đến không đủ nguồn cung. 

Luôn có cảnh báo tồn tối thiểu

Các cảnh báo tồn kho tối thiểu giúp hàng hóa lưu trữ trong kho ở mức độ an toàn. Điều này tránh việc lưu trữ quá nhiều sẽ mất thêm chi phí nhà kho, nhân viên quản lý…Khi hàng hóa đạt đến mức tối thiểu, hệ thống tự động thông báo để nhân viên kho lên kế hoạch mua hàng mới. Nhờ đó, hàng hóa luôn được duy trì ổn định trong kho.

Tăng năng suất lao động 

Hệ thống quản lý kho hàng WMS cho phép phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên. Vì thế bạn chủ động dự báo được số lượng lao động cần cho vận hành. Các quy trình thủ công được cắt giảm để tiết kiệm thời gian làm việc. Ví dụ, thay vì ghi chép thông tin sản phẩm thì nhân viên có thể quét mã sản phẩm. Hệ thống tự động ghi nhận và cập nhật dữ liệu. Đồng thời, làm việc trên hệ thống giúp hạn chế tối đa các sai sót, nhầm lẫn. 

Cải thiện bảo mật 

So với việc dùng excel thì hệ thống WMS là lựa chọn tốt nhất để bảo mật thông tin. Mỗi nhân viên chỉ có một vai trò nhất định trên hệ thống. Họ không thể truy cập vào các báo cáo hay phân tích quan trọng. Điều này đảm bảo dữ liệu bảo mật, ngăn chặn tình trạng rò rỉ ra bên ngoài ảnh hưởng đến lợi thế cạnh tranh của công ty.

Các loại hệ thống quản lý kho hàng WMS

Dựa trên tính kết nối WMS chia thành 2 loại là hệ thống độc lập và hệ thống tích hợp. Dựa trên cấu trúc nền tảng thì WMS chia thành 2 loại là giải pháp tại chỗ và trên đám mây.

Hệ thống độc lập và tích hợp 

Hệ thống quản lý kho tích hợp thường kết hợp với hệ thống ERP. Các chức năng quản lý kho được liên kết với sản xuất, bán hàng, kế toán. Cơ sở dữ liệu của các bộ phận này được kế thừa lẫn nhau. Quản lý sẽ nắm được bức tranh kinh doanh tổng quan của cả doanh nghiệp và từng bộ phận. Ví dụ, với hệ thống kho tích hợp bạn sẽ nắm được sản phẩm nào đang bán chạy, mang về doanh số cao để điều phối bộ phận kho trữ loại hàng đó nhiều hơn. 

Hệ thống quản lý kho độc lập có các tính năng phục vụ chủ yếu cho bộ phận kho. Do đó, nó thiếu liên kết với bộ phận khác như bán hàng hoặc kế toán. Vì đây là phần mềm được thiết kế chuyên biệt cho việc quản lý kho nên thường sẽ quản lý chi tiết từng hoạt động trong kho. 

Hệ thống WMS tại chỗ và trên đám mây (cloud)

Giải pháp WMS tại chỗ

Giải pháp WMS tại chỗ là phần mềm được mua một lần và cài đặt trên máy của doanh nghiệp. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm lưu trữ và bảo trì cho cả phần cứng và phần mềm trên hệ thống. Điều này cho phép bạn kiểm soát dữ liệu chặt chẽ nhưng nó cũng đi kèm với chi phí trả trước lớn. 

Ưu điểm:

• Toàn quyền kiểm soát từ thiết kế và phát triển các tính năng.
• Không có chi phí đăng ký, chỉ cần phí lắp đặt một lần và trả chi phí bảo trì.
• Hệ thống được cài đặt tại máy tính của doanh nghiệp.

Nhược điểm:

• Rất khó để tăng hoặc giảm quy mô.
• Phải có đội ngũ nhân sự CNTT nội bộ để bảo trì phần mềm.
• Tính bảo mật dữ liệu không cao.

Hệ thống WMS trên đám mây

Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ Cloud WMS là lựa chọn phù hợp nếu xét về chi phí đầu tư. Hệ thống WMS dựa trên đám mây thường được tính phí trên cơ sở đăng ký. Dữ liệu được lưu trữ trên một máy chủ từ xa. Những việc như sửa lỗi, cập nhật phần mềm hoàn toàn do nhà cung cấp xử lý.

Ưu điểm: 

• Trả phí theo nhu cầu sử dụng.
• Có thể tăng hoặc giảm quy mô rất dễ dàng.
• Bảo mật dữ liệu tốt hơn hệ thống WMS tại chỗ.
• Truy cập hệ thống online, mọi lúc mọi nơi.

Nhược điểm:

Không phù hợp với các doanh nghiệp có quy trình phức tạp.

Tham khảo: Phần mềm quản lý kho Cloudify WMS trên điện thoại

Tính năng của hệ thống quản lý kho hàng WMS

Mỗi hệ thống quản lý kho hàng của từng nhà cung cấp sẽ có các tính năng khác nhau. Tuy nhiên, một hệ thống quản lý kho phải đảm bảo các tính năng cơ bản sau: 

• Quản lý không gian kho: Hệ thống phân bổ hàng hóa khoa học theo từng kho, vị trí khác nhau. 
• Theo dõi tồn kho: WMS có tính năng cho phép cập nhật số lượng hàng hóa tồn kho theo thời gian thực. Tính năng này cho phép bạn theo dõi hàng tồn kho mọi lúc, mọi nơi (cloud WMS) ngay cả trên điện thoại. 
• Nhập, xuất kho: Thực hiện xuất nhập kho hàng hóa thông qua công nghệ quét mã barcode, QR code. 
• Theo dõi đơn đặt hàng: Cập nhật thông tin đơn đặt hàng để sắp xếp hàng hóa. 
• Quản lý vận chuyển: Quản lý lịch giao hàng của bộ phận vận chuyển, cập nhật tình trạng giao hàng của từng đơn. 
• Quản lý nhân sự: Giám sát và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên kho. Theo dõi quá trình xử lý công việc của nhân viên thông qua dữ liệu lưu trữ trên hệ thống. 
• Quản lý kho bãi: Phần mềm WMS cho phép quản lý nhiều kho trên cùng một hệ thống. cách sắp xếp hàng hóa tại từng kho và phân luồng xe để tối ưu nhà kho 
• Báo cáo: Hệ thống báo cáo chi tiết, cập nhật theo thời gian thực cung cấp nguồn dữ liệu để quản lý phân tích, đưa ra chiến lược xuất, nhập kho và phát hiện ra các vấn đề để kịp thời xử lý.

Sự khác biệt giữa hệ thống ERP và WMS là gì?

Về bản chất, ERP là hệ thống được thiết lập khá chặt chẽ, thống nhất và tích hợp đầy đủ các tính năng. Nó có thể liên kết với mọi hoạt động của một doanh nghiệp từ đó đưa ra những thống kê chi tiết nhằm kiểm soát, hỗ trợ và lập kế hoạch báo cáo phân tích chuyên sâu. Từ đó giúp cho chủ doanh nghiệp biết được tình trạng hoạt động của doanh nghiệp và các bộ phận của công ty có thể phối hợp ăn ý với nhau. Còn WMS là hệ thống hoạt động riêng biệt được dùng để quản lý các hoạt động trong kho và cần được kết nối và hỗ trợ bởi các phần mềm khác.

Về mục tiêu

Đối với hệ thống ERP, mục tiêu chủ yếu là tạo ra các điều kiện thuận lợi trong việc quản lý cũng như việc báo cáo tài chính. Còn mục tiêu của WMS là kiểm tra, giám sát, lên kế hoạch và báo cáo các hoạt động liên quan đến việc quản lý kho hàng. Mọi quy trình đều được xây dựng quanh các module để lập kế hoạch sản xuất, đồng thời giúp bạn tối ưu việc quản lý kho hàng hiệu quả hơn.

Chuyên môn

ERP là một trong những phần mềm quản lý toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Các tính năng của ERP có thể kể đến như quản lý nhân sự, quản lý bán hàng, quản lý sản xuất, kế toán… ERP có thể tự động hóa và tích hợp các phần mềm khác nhau trên một nền tảng duy nhất giúp cho việc xác định các quy trình kinh doanh sao cho tất cả đều đảm bảo việc tuân thủ trong chuỗi cung ứng. Còn WMS giúp theo dõi từng mặt hàng tồn kho cũng như các mặt hàng đang được sản xuất, đóng gói và vận chuyển. 

Phạm vi sử dụng

Phần mềm WMS là một giải pháp đơn giản hơn rất nhiều so với hệ thống ERP. Phần mềm này chỉ tập trung vào các quy trình quản lý kho hàng. Còn hệ thống ERP lại được tích hợp một loạt các giải pháp nhằm hỗ trợ nhiều hoạt động kinh doanh khác nhau của doanh nghiệp.

Vì vậy, để lựa chọn phần mềm quản lý, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu và mục tiêu mà doanh nghiệp đang hướng đến để có thể lựa chọn được phần mềm phù hợp.

Tìm hiểu thêm: Phần mềm quản lý tổng thể Cloudify ERP

Cloudify WMS – Giải pháp quản lý kho trên điện thoại

Cloudify WMS là giải pháp quản lý kho được tích hợp trên hệ thống ERP. Bạn có thể triển khai cả hệ thống ERP hoặc tính năng quản lý kho cho doanh nghiệp. Ngoài các tính năng ở phần trước, phần mềm quản lý kho của Cloudify hỗ trợ: 

Báo cáo tồn kho theo thời gian thực

Hệ thống tự động cập nhật số lượng tồn kho của hàng hóa theo thời gian thực cho bộ phận kho, kinh doanh. Nhân viên chủ động điều phối luân chuyển hàng hóa và lên đơn đặt hàng. 

Quản lý xuất, nhập kho bằng mã vạch/QR code

Hệ thống tích hợp với máy quét mã vạch chuyên dụng và quét mã QR trên điện thoại. Nhờ đó, khi xuất nhập kho hệ thống tự động ghi nhận thông tin sản phẩm mà nhân viên không phải nhập liệu quá nhiều.

Cảnh báo tồn kho tối thiểu

Tính năng cảnh báo hàng hóa tồn kho tối thiểu giúp thông báo đến nhân viên kho nếu như mặt hàng đó còn quá ít. Đặc biệt, thông báo được gửi đến điện thoại nên nhân viên kho dễ dàng theo dõi tình trạng tồn kho mọi lúc, mọi nơi. Nhờ đó, nhân viên chủ động lên kế hoạch/đề xuất mua hàng mới. 

Quản lý kho theo layout trực quan

Phần mềm quản lý kho Cloudify WMS được thiết kế với layout kho trực quan. Bạn dễ dàng theo dõi được hàng hóa trong từng kho, vị trí chính xác của từng sản phẩm. Điều này giúp đẩy nhanh quá trình xuất, nhập kho cũng như giảm sự sai sót khi lấy hàng so với cách thủ công. 

Quản lý nhiều đơn vị tính và HSD

Mỗi loại hàng hóa có một đơn vị tính khác nhau, thậm chí một loại hàng nhưng có nhiều đơn vị chuyển đổi. Hệ thống sẽ tự động lấy hàng hóa theo đơn vị tính được yêu cầu. Việc này giúp giảm sai sót và gây hao hụt hàng hóa, nguyên vật liệu. 

Đối với các sản phẩm có hạn sử dụng, hệ thống tự động thông báo các sản phẩm sắp đến hạn trên điện thoại. Nhân viên chủ động báo với bộ phận kinh doanh để có kế hoạch bán hàng phù hợp. Nhờ đó, doanh nghiệp tránh được tổn thất về chi phí phải hủy bỏ hay bán hàng giảm giá. 

Quản lý nhiều kho

Trên phần mềm quản lý kho hàng WMS của Cloudify bạn có thể theo dõi hoạt động của nhiều kho cùng lúc. Đồng thời, hệ thống cho phép luân chuyển hàng hóa giữa các kho để hỗ trợ hoạt động bán hàng hiệu quả hơn. 

Những lưu ý khi chọn phần mềm quản lý kho WMS

Với những ưu điểm to lớn trên, các doanh nghiệp Logistics đều đang muốn ứng dụng phần mềm quản lý kho WMS vào quy trình vận hành kho của mình. Tại thị trường Việt Nam cũng đang có rất nhiều các giải pháp phần mềm quản lý kho WMS. Bên cạnh việc xem xét kỹ càng hướng dẫn sử dụng phần mềm WMS, doanh nghiệp cũng nên lưu ý tới những đặc điểm sau để lựa chọn được một giải pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp.

Ưu tiên phần mềm dễ sử dụng

Điều kiên quyết là các phần mềm quản lý kho WMS cần dễ sử dụng nhất. Hệ thống quản lý kho có tính tự động hoá cao. Tuy nhiên vẫn phải có một giao diện và cách sử dụng dễ dàng để doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa thời gian cho nhân viên làm quen và sử dụng thành thạo. Việc thao tác phức tạp có thể làm tăng khả năng gây sai sót trong quá trình vận hành.

Cân nhắc chi phí vận hành

Vấn đề chi phí là yếu tố được cân nhắc tiếp theo. Liệu phần mềm quản lý kho đó có hay phát sinh lỗi? Chi phí bảo hành hàng năm như thế nào? Có phục vụ được mục tiêu và mô hình của doanh nghiệp hay không? Hiệu suất làm việc khi sử dụng phần mềm WMS có đạt được kỳ vọng của doanh nghiệp không?… Ngoài ra còn rất nhiều các chi phí có thể phát sinh khác trong quá trình sử dụng mà doanh nghiệp cần xem xét kỹ càng. 

Khả năng tích hợp với nhiều nền tảng khác

Phần mềm quản lý kho cần có độ tương thích với các thiết bị và các phần mềm khác. Khả năng tương thích cao thì doanh nghiệp vừa có thể nắm bắt báo cáo tổng quát một cách nhanh nhất, đồng thời chi phí được tiết kiệm tối đa việc quản lý và lên kế hoạch xuất nhập hàng hóa.

Đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp

Việc vận hành một phần mềm quản lý kho WMS không thể tránh khỏi các vấn đề lỗi có thể phát sinh hoặc những tính năng cần tích hợp thêm để phù hợp nhất với doanh nghiệp. Và đặc biệt cần có sự đào tạo sử dụng. Như vậy, doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm quản lý kho luôn cần có một đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ thật tốt. Doanh nghiệp cần cân nhắc tới yếu tố này để hệ thống quản lý kho WMS khi đưa vào sử dụng có thể vận hành tốt nhất.

Kết luận

Đối với doanh nghiệp sản xuất, thương mại nhà kho đóng vai trò vô cùng quan trọng. Chính vì vậy, việc đầu tư cho giải pháp quản lý kho là vô cùng cần thiết. Hệ thống quản lý kho hàng WMS giúp doanh nghiệp quản lý và vận hành nhà kho hiệu quả. WMS quản lý tốt hoạt động xuất nhập kho, giảm chi phí quản trị và đầu tư nguồn nhân sự. Đồng thời, nhà quản lý dễ dàng theo dõi tình trạng tồn kho, kịp thời phát hiện các sự cố và đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp.

Hiện nay, các giải pháp Cloud WMS đang được “ưu ái” đầu tư do yếu tố chi phí và thuận tiện trong việc sử dụng. Nhờ nó, nhà quản lý không còn phụ thuộc quá nhiều vào nhân viên từ các bộ phận. Bất kỳ thông tin, dữ liệu nào cũng được cập nhật tức thì theo thời gian thực trên hệ thống.

Cloudify là một trong những đơn vị cung cấp phần mềm WMS được sử dụng nhiều tại Việt Nam hiện nay. Hệ thống quản lý kho của Cloudify nhận được nhiều phản hồi tích cực và sự hài lòng của khách hàng khi bắt đầu sử dụng. Đặc biệt, Cloudify phát triển các tính năng trên thiết bị điện thoại giúp người dùng dễ dàng quản trị dù ở bất kỳ nơi đâu. Bạn đang gặp vấn đề trong quản lý kho hay muốn tìm hiểu về giải pháp WMS của Cloudify, hãy liên hệ với đội ngũ chuyên gia tư vấn tại đây hoặc hotline 1900 866 695 để được demo về giải pháp.