Quản lý kho là công việc vô cùng quan trọng trong kinh doanh. Quản lý kho hàng hiệu quả, nhà kinh doanh mới giảm thiểu được chi phí từ đó tối đa hóa lợi nhuận. Để giải quyết bài toán nan giải về kho hàng, nhiều giải pháp về phần mềm quản lý kho ra đời, trong đó có cả những phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí. Vậy sử dụng excel trong quản lý kho có những ưu – nhược điểm gì? Cuối bài viết Cloudify tặng bạn file excel quản lý kho hàng miễn phí, vì vậy hãy theo dõi đến hết bài viết nhé!

Tổng quan về phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí

Bên cạnh việc sử dụng những phần mềm quản lý kho tính phí, các chủ doanh nghiệp hoàn toàn có thể kiểm soát hoạt động kho bãi của mình một cách miễn phí bằng chính phần mềm excel có sẵn trong máy tính của mình.

Việc quản lý kho hàng vốn không hề đơn giản. Từ doanh nghiệp lớn, nhỏ cho đến chủ cửa hàng thì việc quản lý, kiểm soát thông tin về ngày nhập – xuất kho, hạn sử dụng và vô số vấn đề gây ra nhiều khó khăn. Tuy nhiên, khi công cụ hỗ trợ xuất hiện thì việc quản lý hàng hóa đã trở nên đơn giản hơn. Khi quản lý kho bằng excel, doanh nghiệp có thể kiểm tra, giám sát hàng hóa một cách dễ dàng.

Excel là một phần mềm thuộc bộ công cụ văn phòng Microsoft Office. Đây là công cụ đặc biệt để hỗ trợ cho bất kỳ cửa hàng nào, không chỉ đơn giản tiện ích mà còn không phải.

3 Bước xây dựng phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí

Để xây dựng được phần mềm quản lý kho qua excel, cần thực hiện theo các bước dưới đây: 

Bước 1: Khai báo trên trang tính các thông tin về doanh nghiệp như tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế. Sau đó điền các danh mục hàng hóa, ngày tháng, thông tin khách hàng.

Bước 2: Nhận các số liệu từ các phiếu xuất nhập, phát sinh, phiếu xuất theo dạng bảng

Bước 3: Để xem báo cáo, chỉ cần chọn ngày và mã báo cáo.

Excel là phần mềm đã rất quen thuộc, vì thế khi xây dựng phần mềm quản lý kho không đòi hỏi người sử dụng phải có kỹ năng tin học tốt. Chỉ cần biết sơ sơ về máy tính cũng có thể sử dụng được.

Đọc thêm: Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Hiểu đúng để giảm thiểu chi phí này

Ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí

Mỗi phần mềm quản lý kho sẽ phù hợp với từng đối tượng và công việc khác nhau. Không có phần mềm nào hoàn hảo vừa miễn phí, vừa sử dụng cho những doanh nghiệp lớn mà có hệ thống kho phức tạp. Phần mềm quản lý kho miễn phí bằng excel chỉ phù hợp cho những cửa hàng nhỏ, ít hàng hóa. Dưới đây là phân tích về ưu và nhược điểm của việc sử dụng excel trong quản lý kho.

Ưu điểm

• Công cụ mạnh: Thông thường, excel được sử dụng cho thống kê, tính toán vì vậy công cụ này xử lý rất nhanh các thuật toán. Excel hoàn toàn có thể đáp ứng việc xử lý dữ liệu đơn giản.
• Công cụ được dùng phổ biến: Nói về excel thì đây là phần mềm không hề xa lạ, excel đã được đưa vào từ những khóa học về tin học cơ bản. 
• Công cụ có hỗ trợ người dùng: Xuất phát từ phần mềm cơ bản trong tin học văn phòng nên người dùng có thể xóa, sửa chữa, thay thế thông tin trên trang tính một cách dễ dàng mà không cần những kiến thức về lập trình hay hiểu biết cao siêu.
• Công cụ miễn phí: Có thể nói việc sử dụng excel để quản lý kho là hoàn toàn miễn phí. Bởi vì ở Việt Nam, người dùng chuộng sử dụng những phần mềm crack, không phải trả phí bản quyền.

Đọc thêm: WMS là gì? Tại sao nên sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS?

Nhược điểm

• Đòi hỏi việc nhập liệu phải hoàn toàn chính xác: Phần mềm tuy dễ sử dụng nhưng yêu cầu người dùng phải nhập vào chính xác số liệu và công thức. Các công thức thường được sử dụng là IF, SUM, SUMPRODUCT… nếu người dùng nhập sai một số hay công thức nhỏ kết quả sẽ sai và ảnh hưởng đến việc dự báo, quản lý kho.
• Quản lý kho bằng excel dễ bị mất dữ liệu: Trong những máy tính có cài đặt phần mềm virus thì dữ liệu trong file sẽ dễ dàng bị nuốt. Nhưng nếu không sử dụng phần mềm diệt virus dữ liệu cũng dễ bị đánh cắp. Vậy nên sử dụng excel có nguy cơ bị mất dữ liệu cao.
• Sử dụng excel dễ bị nhầm lẫn: Một khi bạn nhập nhầm dữ liệu của phần này qua phần khác bạn sẽ nhầm lẫn, cũng có thể gây ra những hiệu quả nghiêm trọng nếu bạn ký kết hợp đồng hoặc thực hiện dự án.
• Khó khăn trong việc lập báo cáo: Khi một số lượng thông tin quá lớn mà không có sự liên kết rõ ràng, người dùng sẽ mất nhiều thời gian trong việc tìm thông tin, lập báo cáo.
• Không cập nhật thông tin tự động: Bạn sẽ phải tự mình tổng hợp và nhập liệu vì excel không có khả năng tự động hóa. Nếu kho hàng phức tạp, chủ doanh nghiệp sẽ mất thời gian từ đó làm hạn chế sự phát triển của doanh nghiệp.

CHIA SẺ FILE PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO BẰNG EXCEL MIỄN PHÍ: File excel miễn phí (nguồn KiotViet)

Các phần mềm này tuy có ưu điểm nhưng cũng có nhiều nhược điểm. Để tối ưu hóa việc quản lý kho doanh nghiệp cần quản lý bằng những phần mềm tự động như phần mềm quản lý kho WMS của Cloudify.