Quản lý tồn kho là một công tác cực kỳ quan trọng. Để kiểm soát tốt số lượng hàng trong kho, nhà quản lý phải theo dõi sát sao quá trình nhập hàng, bán hàng và những biến động về giá cả trên thị trường. Việc cân-đo-đong-đếm số lượng hàng hóa cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh. Vậy tồn kho an toàn là gì? Có một phương pháp cụ thể nào để doanh nghiệp xác định mức tồn kho an toàn hay không? Hãy cùng Cloudify tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Tồn kho an toàn (safety stock) là gì?

Tồn kho an toàn (safety stock) chính là khối lượng hàng hóa còn lại trong kho đủ để bù đắp nếu có sự sai lệch hoặc thiếu sót về hàng hóa trong chuỗi cung ứng. Đây là nguyên tố, kỹ thuật cơ bản trong nghiệp vụ quản trị hàng hóa. Thực tế rằng, không một nhà bán hàng nào lại muốn hàng hóa trong kho thiếu hụt đúng lúc nhu cầu tiêu dùng tăng lên. Điều này khiến doanh nghiệp của bạn mất khách, cũng có khi tỷ lệ hủy/ hoàn lại ngày càng cao. Vì thế, người quản trị phải tìm ra phương pháp phù hợp để đảm bảo lượng tồn kho an toàn như là sử dụng các phần mềm có cảnh báo tồn kho. Theo nguyên tắc, mức độ không chắc chắn càng lớn thì lượng tồn kho an toàn đòi hỏi phải càng cao.

Các loại tồn kho an toàn

Dựa vào các đặc tính, người ta chia tồn kho an toàn thành 2 loại là: tồn kho an toàn theo chu kỳ và tồn kho an toàn theo mùa. 

Tồn kho an toàn theo chu kỳ

Tồn kho chu kỳ là tồn kho được đòi hỏi qua một chu kỳ nhất định, có thời gian rõ rệt giữa các lần đặt hàng. Loại tồn kho này ra đời là do tính kinh tế nhờ quy mô. Người mua ít đặt hàng nhưng mỗi lần đặt sẽ là những đơn có số lượng lớn theo nhu cầu của từng giai đoạn.

Tồn kho an toàn theo mùa

Tồn kho an toàn theo mùa là dạng tồn kho xảy ra khi doanh nghiệp quyết định sản xuất và tồn kho để dự trữ sản phẩm nhằm thỏa mãn nhu cầu thị trường trong thời gian tới. 

Với những nhà cung cấp, nếu tốn khá nhiều khoản chi để gia tăng công suất sản xuất thì công suất này xem như là một chi phí cố định. Khi nhu cầu hằng năm của nhà cung cấp được nắm rõ ràng, công suất cố định có thể được tính toán để phát huy kế hoạch sản xuất có hiệu quả nhất.

Xem thêm: Hàng tồn kho là gì? Giải pháp hạn chế hàng tồn kho

Lợi ích của tồn kho an toàn

Nhà quản trị luôn đau đáu bài toán dự trữ hàng tồn kho ở mức an toàn. Bởi vì số lượng hàng này sẽ đem lại nhiều lợi ích cho việc việc kinh doanh. Dưới đây là những lợi ích của nó:

Hạn chế trạng thái thiếu hàng

Tất cả những nhà quản lý đều biết rằng hết hàng, thiếu hụt hàng hóa sẽ làm giảm chất lượng dịch vụ và uy tín của doanh nghiệp. Chưa kể việc để trống quầy kệ sẽ khiến khách hàng có ấn tượng không tốt dẫn đến giảm doanh thu. Nhưng nếu có lượng hàng tồn kho các mặt hàng dự trữ bình ổn sẽ giúp doanh nghiệp giảm sốc khi vẫn còn hàng dự trữ cung cấp ra ngoài thị trường.

Tối ưu hóa dự trữ tồn kho

Việc dự trữ hàng hóa tồn kho ở mức độ quá cao sẽ làm tăng chi phí cơ hội, giảm tốc độ quay vòng vốn. Vì thế, nhờ việc xác định được lượng hàng dự trữ tồn kho ở mức an toàn, chủ doanh nghiệp sẽ tránh được những chi phí chưa cần thiết

Giảm khoản chi lưu kho và bảo quản

Việc tồn kho hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp giảm việc phải trả chi phí thuê kho. Hơn nữa, nếu hàng hóa là thực phẩm có hạn sử dụng nhất định thì việc tồn kho quá nhiều mà không dự đoán chính xác được nhu cầu khách hàng là rất rủi ro. 

Xem ngay: Phần mềm quản lý bán hàng Cloudify POS

Công thức tính lượng tồn kho an toàn

Xác định mức tồn kho an toàn đòi hỏi người quản lý phải theo dõi sát sao công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Phải có sự dự đoán biến động giá cả trên thị trường từ đó điều phối số lượng hàng tồn kho phù hợp. Thông thường, số lượng hàng tồn kho an toàn được tính theo công thức sau đây:

Mức tồn kho an toàn = Điểm tái đặt hàng ở khả năng tối đa – Điểm tái đặt hàng ở khả năng bình thường

Phần kết

Quản trị tồn kho là một trong những kỹ năng cần thiết của nhà quản lý. Hiện nay, có rất nhiều công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý tồn kho an toàn như phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm quản lý kho. Hãy theo dõi những bài viết tiếp theo của Cloudify tại đây.