Trong công cuộc vận hành một doanh nghiệp, công việc quản lý kho có thể nói là quy trình tiêu tốn nhiều công sức, thời gian và chi phí nhất. Chính vì lẽ đó mà sự phát triển của hình thức sử dụng công nghệ ra đời và đã mang lại những hiệu quả cao. Đặc biệt phải kể đến cách quản lý kho bằng QR code. Vậy cụ thể lợi ích của giải pháp này là gì? Chi tiết mời bạn cùng Cloudify tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.

Quy trình quản lý kho hàng cơ bản

Quản lý kho là một chuỗi công việc bao gồm theo dõi và kiểm soát hàng hóa sao cho theo đúng các quy định của công ty. Do vậy, một quy trình tốt, khoa học và tối giản sẽ giúp những người liên quan hoạch định chi tiết các công việc được bàn giao. Từ đó, năng suất lao động đạt hiệu quả cao.

Quy trình quản lý kho chuyên nghiệp

• Quản lý mã hàng: Bộ phận phụ trách tiếp nhận thông tin >>> Người phụ trách đối chiếu thông tin >>> Tiến hành cập nhật mã hàng >>> Thông báo sự thay đổi mã hàng cho các bộ phận liên quan.
• Hoạt động quản lý nhập kho: Người quản lý lên kế hoạch và đưa ra thông báo >>> Nhân viên kho đối chiếu hàng hóa cả về số lượng lẫn chất lượng khi kho >>> Tiếp nhận hóa đơn từ nhà cung cấp >>> Lập phiếu nhập kho và sắp xếp hàng >>> Cập nhập thông tin vào file hoặc phần mềm.
• Quy trình quản lý xuất kho: Bộ phận cần hàng gửi yêu cầu xuất hàng đến quản lý kho >>> Nhân viên kho đối chiếu với số lượng thực tế có tại kho và tiến hành xuất kho >>> Lập phiếu xuất >>> Xuất kho >>> Cập nhật thông tin.

Lợi ích khi thực hiện quản lý kho hàng theo quy trình

Như ở phía trên Cloudify có nói, khi sở hữu và thực hiện quản lý kho hàng chuyên nghiệp thì doanh nghiệp sẽ tối ưu được năng suất lao động. Thế nhưng cụ thể những lợi ích đó là gì? Dưới đây là nội dung chi tiết:

• Giúp các hoạt động triển khai trong kho đồng bộ và dễ dàng thực hiện.
• Hỗ trợ nhà quản trị theo dõi và quản lý được mọi hoạt động trong kho.
• Phân chia công việc đúng người, đúng bộ phận.
• Tiết kiệm thời gian, nhân lực và những khoản chi khác liên quan đến kho hàng.
• Tạo dựng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.

Quản lý kho bằng QR code – Phương pháp dành cho nhà quản trị thông thái

Trong trường hợp bạn đã xây dựng một quy trình khoa học, phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp mình, nhưng công tác quản lý kho vẫn gặp trục trặc khi triển khai thì Cloudify mách nhỏ bạn phương thức quản lý kho hàng bằng cách tạo mã QR code. Đây được coi là một trong những giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện trong thời đại công nghệ số như hiện nay.

Nguyên tắc khi thực hiện quản lý kho bằng QR code

Bằng việc sử dụng QR code, mọi thao tác trong doanh nghiệp từ nhập, xuất cho đến kiểm soát hàng hóa đều trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Quy tắc thực hiện chỉ diễn ra trong vòng vài thao tác đơn giản như sau:

• Đối với nhân viên thì chỉ cần quét mã là hệ thống sẽ tự cập nhật mọi dữ liệu về số lượng nhập/xuất kho. Đồng thời, tự động tạo phiếu trên phần mềm.
• Nếu người quản lý muốn kiểm tra tình trạng hàng hóa thì cũng chỉ cần duy nhất một thao tác quét mã QR code. Như vậy, thông tin về số lượng theo từng mặt hàng, lịch sử nhân viên điều chuyển hàng, người thực hiện trong từng giai đoạn, chi phí liên quan… đều được hiển thị chi tiết.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho bằng QR code 

Dưới đây là những lợi ích cụ thể của việc quản lý kho bằng QR code, để bạn không còn đắn đo trong việc ứng dụng công nghệ này vào công tác vận hành doanh nghiệp. Từ đó, trở thành một nhà quản trị thông minh.

• Tự động hóa thao tác lập phiếu nhập/xuất kho nhưng vẫn chính xác, đầy đủ. Như vậy, sẽ giảm thiểu tối đa sai sót.
• Lãnh đạo quản lý các thông tin theo thời gian thực nên kịp thời chỉ đạo cấp dưới khi có trường hợp cấp bách xảy ra.
• Định vị chính xác vị trí của sản phẩm trên kệ, tiết kiệm được thời gian lấy và sắp xếp hàng hóa.
• Tích hợp với bộ phận sản xuất, nhà cung cấp để nhanh chóng bổ sung hàng hóa cũng như xây dựng kế hoạch sản xuất khoa học.
• Quản lý nhiều vị trí kho cùng một lúc mà không lo tốn kém, rườm rà.
• Kiểm soát tình trạng gian lận hoặc tránh những trường hợp thất thoát hàng hóa không đáng có.
• Cắt giảm các chi phí khoa học nhưng vẫn đảm bảo doanh nghiệp hoạt động tốt. Nhờ đó, cơ hội tăng vốn lưu động nhiều hơn.

Lời kết

Như vậy, bài viết trên đây đã cung cấp một cách chi tiết về công việc và quy trình quản lý kho hàng hiệu quả. Đồng thời, giới thiệu đến bạn cơ chế vận hành quản lý kho bằng QR code. Đây là một trong những công cụ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Bạn cũng có thể tìm hiểu những giải pháp khác bằng cách kết nối với Cloudify. Đội ngũ chuyên viên nhiều năm kinh nghiệm sẽ tư vấn cụ thể theo từng lĩnh vực, ngành nghề hoàn toàn miễn phí.