Quản lý kho đóng một vai trò quan trọng trong kinh doanh. Sự thiếu hụt hay dư thừa hàng tồn kho đều có ảnh hưởng rất lớn đến chi phí kinh doanh và kế hoạch phát triển của doanh nghiệp. Để hỗ trợ công tác quản lý kho hiệu quả, hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại phần mềm quản lý kho. Không chỉ dừng lại các phần mềm được cài đặt cố định trên máy tính, ngày nay có nhiều phần mềm được thiết kế để tối ưu cho điện thoại. Vậy những ưu điểm của phần mềm quản lý kho hàng trên điện thoại là gì và đâu là những phần mềm phổ biến hiện nay? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp một số thông tin về vấn đề này.

Nhược điểm của phương pháp quản lý kho truyền thống

Thất thoát hàng hóa, mất dữ liệu

Kinh doanh ngày càng mở rộng thì đồng nghĩa với việc sẽ càng có nhiều các giao dịch mua bán, và gia tăng hoạt động xuất nhập kho. Nếu doanh nghiệp không có phương pháp quản lý kho hiệu quả thì việc thất thoát hàng hóa là không thể tránh khỏi. Vì vậy mà quản lý kho có một vai trò rất quan trọng. Nhà quản lý cần phải nắm chính xác được các thông tin từ số lượng nhập kho, lượng tiêu thụ bán ra, còn tồn kho bao nhiêu, hàng hóa đã hết hạn chưa,…Nếu không có công nghệ, máy móc chuyên dụng như máy bắn mã vạch hay phần mềm thì doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong khâu quản lý do nhân viên gian lận, không thống kê chính xác hàng hóa trong kho.

Chưa kể tới việc quản lý truyền thống bằng cách ghi chép sổ sách thì việc thất thoát và mất dữ liệu là có thể xảy ra. Chỉ cần một vụ hỏa hoạn hay ngập lụt, dữ liệu của doanh nghiệp có thể bị mất trắng. Lưu trữ dữ liệu trên excel cũng vậy, máy tính hỏng hoặc virus tấn công thì dữ liệu cũng sẽ có nguy cơ bị mất.

Chi phí nhân sự cao

Một phép thử đơn giản đó là nếu được phép cắt giảm ⅓ hoặc thậm chí là ½ số nhân sự thì doanh nghiệp bạn sẽ tiết kiệm được bao nhiêu trong 1 tháng. Nếu không có sự hỗ trợ của các phần mềm công nghệ thì chắc hẳn doanh nghiệp sẽ tốn rất nhiều chi phí cho việc thuê nhân sự để thực hiện các nhiệm vụ như kiểm kê kho, nhập liệu, tìm hàng hóa, ….mà hiệu quả công việc không cao. Phần mềm quản lý kho hàng sẽ cắt giảm và tối ưu nhận sự giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí quản lý kho.

Tìm kiếm hàng hóa khó khăn

Hàng hóa khi được nhập vào kho nhưng không được sắp xếp hợp lý. Không được phân loại đúng cách, sắp xếp lộn xộn do không tìm được vị trí phù hợp dẫn tới giảm chất lượng hàng hóa và phải hủy bỏ số hàng đó. Không chỉ vậy, việc sắp xếp hàng tồn kho thiếu khoa học sẽ không  tận dụng được không gian kho, gây khó khăn trong việc tìm kiếm cũng như công tác kiểm kê, từ đó dẫn tới chi phí kho tăng lên.

Ưu điểm của phần mềm quản lý kho hàng trên điện thoại

So với phương pháp quản lý truyền thống ghi chép trên sổ sách, phần mềm quản lý kho hàng trên điện thoại không chỉ xử lý được các vấn đề trên mà còn đem lại những tiện ích và tính năng ưu việt.

Tiết kiệm chi phí quản lý kho

Thay vì phải sử dụng nhiều nhân công để thực hiện các nghiệp vụ kho như thống kê, giám sát thì giờ đây với phần mềm quản lý kho hàng, các chức năng đều được tích hợp trên một hệ thống, giúp giảm chi phí cho chủ doanh nghiệp. Một số chức năng cơ bản như có thể kể đến như:

• Thống kê lượng hàng tồn kho
• Theo dõi số lượng xuất nhập kho theo ngày, tháng,…
• Thống kê, đánh giá được mặt hàng nào bán chạy nhất cũng như sản phẩm tồn kho nhiều để có kế hoạch nhập hàng phù hợp.

Dễ dàng sử dụng

Đối với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, đồng nghĩa với lượng hàng hóa ít thì có thể sử dụng phần mềm excel để quản lý. Tuy nhiên, khi mở rộng phát triển kinh doanh, số lượng hàng nhập xuất ngày càng lớn thì doanh nghiệp cần có một phần mềm chuyên dụng để quản lý hiệu quả.

Hơn nữa, khi sử dụng phần mềm excel, nhân viên bắt buộc phải nhớ công thức, thuật toán để xử lý số liệu. Nhưng với phần mềm quản lý kho hàng , nhân viên kho chỉ cần làm một vài thao tác liên quan đến việc nhập liệu, quá trình xử lý sẽ được thực hiện tự động, cho ra kết quả nhanh chóng và chính xác.

Cập nhật số liệu theo thời gian thực

Phần mềm Excel tuy đơn giản nhưng lại không thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc cập nhật số liệu và thiếu sự liên kết giữa các phòng ban với nhau. Nhưng với phần mềm quản lý kho hàng sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin ngay tức khắc. Chẳng hạn, kho có hàng nhập vào kho, nhân viên sẽ phải nhập liệu vào file excel và thông báo tới bộ phận liên quan về sự thay đổi này. Vì vậy, phòng bán hàng đôi khi sẽ không cập nhật thông tin kịp thời. Bằng việc sử dụng phần mềm quản lý kho hàng thì khi có bất kỳ sự thay đổi nào trong số liệu, các phòng ban liên quan đều nhận được thông báo trên phần mềm.

Top 3 phần mềm quản lý kho hàng trên điện thoại

Phần mềm quản lý hàng tồn kho Cloudify

Được biết là đơn vị tiên phong trong việc sử dụng nền tảng điện toán đám mây, Cloudify WMS hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kho hiệu quả. Với việc lưu trữ đám mây, sở hữu nhiều tính năng ưu việt cùng với tích hợp với các bộ phận liên quan như bán hàng hay kế toán, Cloudify sẽ hạn chế sai sót, cảnh báo tồn kho kịp thời cũng như sẽ giúp doanh nghiệp vận hàng thống suốt, thống nhất dữ liệu trên cùng một hệ thống. Khi sử dụng phần mềm quản lý kho của Cloudify, thủ kho chỉ cần nhập chính xác số liệu nhập, xuất, quy trình xử lý số liệu sẽ được Cloudify tự động chạy theo chương trình được lập sẵn. Bên cạnh đó, phần mềm còn cho phép quản lý số liệu hàng tồn kho chi tiết theo từng biến số sản phẩm, từ thông tin chi tiết tới số lô, date của hàng hóa. 

Phần mềm quản lý kho và bán hàng Bota

Phần mềm quản lý kho hàng trên điện thoại của bota là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp quản lý kho và bán hàng hiệu quả nhờ giao diện đơn giản và tích hợp nhiều tính năng.Nhân viên có thể sử dụng phần mềm bằng cách đăng nhập bằng tài khoản xã hội facebook hoặc google. Dễ dàng quét mã vạch trên điện thoại khi nhập hàng vào kho và thanh toán hóa đơn khi khách mua hàng. Đặc biệt, phần mềm cho phép đơn hàng xử lý nhanh chóng đơn hàng chỉ với 1 cú chạm, đề xuất đơn vị vận chuyển với chi phí tối ưu nhất. Ngoài ra, phần mềm có thể quản lý chi tiết các thông số của hàng hóa như kích thước, màu sắc hay kiểu dáng…Chỉ cần nhìn vào các thông số trên phần mềm nhân viên có thể đánh giá được mặt hàng nào còn tồn nhiều, mặt hàng nào được bán chạy để có thể đưa ra kế hoạch nhập hàng phù hợp.

Phần mềm quản lý kho online Gtool

Đây là phần mềm tối ưu cho hầu hết các doanh nghiệp, cho dù là doanh nghiệp lớn với hàng nghìn loại hàng hóa khác nhau hay chỉ là doanh nghiệp nhỏ đều có thể sử dụng phần mềm này. Khi ứng dụng Gtool, mọi vấn đề xung quanh quản lý hàng tồn kho đều trở nên dễ dàng chỉ với việc thực hiện vài thao tác đơn giản. Một số tính năng có thể kể đến của phần mềm như quản lý fanpage, phân chia tệp khách hàng, theo dõi dòng vận chuyển hàng hóa và xử lý đơn hàng nhanh chóng…. Với những chức năng như vậy thì Gtool sẽ là một trong những công cụ cần có của doanh nghiệp để làm cho công tác quản lý kho trở nên hiệu quả hơn.

Ứng dụng công nghệ sẽ là tất yếu nếu doanh nghiệp muốn đi nhanh và xa hơn trên con đường kinh doanh của mình. Nếu quý doanh nghiệp quan tâm tới càn ứng dụng công nghệ phục vụ cho hoạt động kinh doanh, đặc biệt là phần mềm quản lý kho hàng, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua website Cloudify.vn hoặc hotline 1900 866 695 để được tư vấn miễn phí. 

Tham khảo:

Phần mềm quản lý kho nhập xuất tồn mang lại lợi ích gì?

Phần mềm kiểm soát tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất, thương mại