Việc triển khai hệ thống lập kế hoạch kinh doanh là một công việc phức tạp ảnh hưởng đến các bộ phận của doanh nghiệp. Để triển khai được hiệu quả, doanh nghiệp nên chia việc quá trình này thành các giai đoạn, mỗi giai đoạn đều có mục tiêu rõ ràng và khả năng thực hiện của bạn. Ngược lại, việc đi sâu vào triển khai ERP mà không có định hướng, phạm vi và cấu trúc rõ ràng làm tăng khả năng xảy ra các vấn đề nghiêm trọng.

Triển khai dự án ERP là gì? Tại sao phải triển khai dự án ERP?

Hệ thống ERP tích hợp nhiều chức năng của toàn bộ doanh nghiệp, chẳng hạn như quản lý tài chính, nhân sự, bán hàng và sản xuất, nhằm mang lại những lợi ích như tăng năng suất và hiệu quả kinh doanh. Triển khai dự án ERP mô tả quá trình lập kế hoạch, cấu hình và triển khai hệ thống ERP. Đây là phần mềm quản lý quy trình kinh doanh nhằm quản lý và tích hợp các hoạt động tài chính, chuỗi cung ứng, hoạt động, báo cáo, sản xuất và nguồn nhân lực của một công ty.

Để đảm bảo việc triển khai thành công, doanh nghiệp cần xác định cẩn thận các yêu cầu của mình, cách thiết kế các quy trình để sử dụng hệ thống, cấu hình hệ thống ERP. Việc hoàn thành tất cả các bước này theo kế hoạch đòi hỏi một cách tiếp cận theo từng giai đoạn theo kế hoạch và cấu trúc đã lập ra sẵn.

Đọc ngay: ERP là gì? Các loại phần mềm ERP phổ biến nhất hiện nay

Các giai đoạn của kế hoạch triển khai dự án ERP

• Tìm hiểu và lập kế hoạch

Tất cả các dự án ERP đều bắt đầu từ giai đoạn tìm hiểu và lập kế hoạch, bao gồm nghiên cứu và lựa chọn hệ thống, hình thành nhóm dự án và xác định các yêu cầu hệ thống chi tiết.

Nhóm phát triển dự án sẽ đảm nhận các vai trò khác nhau liên quan đến việc thực hiện, bao gồm xây dựng kế hoạch dự án và deadline, đảm bảo rằng các nguồn lực được phân bổ đầy đủ, đưa ra các quyết định và thiết kế sản phẩm cũng như quản lý dự án hàng ngày.

Các nhóm phát triển dự án ERP thường bao gồm nhà tài trợ điều hành, giám đốc dự án và đại diện của bộ phận sẽ sử dụng hệ thống nhằm đảm bảo rằng dự án nhận được các nguồn lực cần thiết và cung cấp sự hỗ trợ để thực hiện các thay đổi trong toàn bộ tổ chức. 

•  Thiết kế

Giai đoạn thiết kế hoạt động từ các yêu cầu chi tiết và sự hiểu biết về quy trình công việc để phát triển một thiết kế chi tiết cho dự án ERP mới. Điều này bao gồm thiết kế quy trình làm việc mới, hiệu quả hơn và các quy trình kinh doanh khác tận dụng lợi thế của hệ thống.

Xem thêm: 8 bước triển khai phần mềm ERP thành công cho doanh nghiệp

Phân tích nhu cầu của doanh nghiệp và dựa trên yêu cầu điều chỉnh chi tiết để phát triển thiết kế dự án ERP. Nhóm phát triển có thể trình bày các lỗ hổng cho đối tác thực hiện hoặc nhà cung cấp của mình, đồng thời yêu cầu họ đưa ra các giải pháp tiềm năng.

• Phát triển

Khi được trang bị các yêu cầu thiết kế rõ ràng thì có thể bắt đầu giai đoạn phát triển. Điều này liên quan đến việc định cấu hình và tùy chỉnh phần mềm để hỗ trợ các quy trình mới. Có thể bao gồm phát triển tích hợp với bất kỳ ứng dụng kinh doanh hiện có nào khác của tổ chức mà hệ thống ERP sẽ không bị thay thế. Song song với việc phát triển phần mềm, nhóm phát triển nên xây dựng các tài liệu đào tạo để giúp người dùng thích nghi với hệ thống mới. Lập kế hoạch di chuyển dữ liệu, xác định dữ liệu nào sẽ di chuyển trong giai đoạn này, tránh việc di chuyển đồng loạt tất cả dữ liệu lịch sử, rất nhiều dữ liệu có thể không liên quan. 

• Thử nghiệm

Kiểm tra và phát triển có thể xảy ra đồng thời. Ví dụ: nhóm dự án có thể kiểm tra các mô-đun và tính năng cụ thể, phát triển các bản sửa lỗi hoặc điều chỉnh dựa trên kết quả và kiểm tra lại. Hoặc, nó có thể kiểm tra một mô-đun ERP trong khi một mô-đun khác vẫn đang được phát triển. Kiểm tra các chức năng cơ bản của phần mềm nên được theo sau bằng việc kiểm tra nghiêm ngặt toàn bộ khả năng của hệ thống, bao gồm việc cho phép một số nhân viên kiểm tra hệ thống cho tất cả các hoạt động hàng ngày của họ. 

• Triển khai

Hãy chuẩn bị cho các vấn đề có thể xảy ra khi hệ thống hoạt động, vì có thể có sự bối rối giữa các bộ phận nhân viên dù bạn đã cố gắng hết sức để chuẩn bị cho sự thay đổi. Nhóm dự án phải sẵn sàng trả lời các câu hỏi, hỗ trợ nhân viên hiểu hệ thống và cố gắng giải quyết bất kỳ vấn đề nào phát sinh. Nếu cần, đối tác triển khai của bạn có thể hỗ trợ khắc phục sự cố. Có thể mất một khoảng thời gian để nhân viên làm quen với hệ thống và nhận ra sự tăng năng suất như mong đợi. 

• Hỗ trợ và cập nhật

Việc cải thiện dự án ERP sau khi triển khai có thể làm hài lòng trải nghiệm sử dụng và đảm bảo rằng công ty đạt được những lợi ích mong đợi. Ở giai đoạn này, nhóm dự án có thể vẫn chịu trách nhiệm về hệ thống ERP, nhưng trọng tâm của nhóm sẽ chuyển sang lắng nghe phản hồi của người dùng và điều chỉnh hệ thống cho phù hợp. Khi các tính năng mới được thêm vào hệ thống, người ta có thể yêu cầu phát triển thêm một vài điểm và cấu hình bổ sung.

Tham khảo: Phần mềm quản trị doanh nghiệp toàn diện Cloudify ERP

Tại Việt Nam Cloudify ERP đang là một trong số nhà cung cấp nhận được sự tin tưởng nhiều nhất. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể chọn các gói giải pháp riêng lẻ hoặc tổng hợp tùy thuộc vào mục đích sử dụng của mình. Đăng ký nhận demo phần mềm tại đây hoặc liên hệ hotline 1900 866 695.