Khi lựa chọn hệ thống hoạch định nguồn nhân lực mới (ERP) cho doanh nghiệp, điều khiến các nhà quản trị băn khoăn là lựa chọn triển khai phần mềm trên nền tảng đám mây hay tại chỗ. Hệ thống ERP dựa trên đám mây đang dần phổ biến nhưng doanh nghiệp vẫn lựa chọn triển khai theo giải pháp truyền thống. Vậy Cloud ERP hay On-Premise ERP mới là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp? Một vài so sánh về ưu – nhược điểm giữa hai phần loại dưới đây có thể đưa ra câu trả lời.

Cloud ERP và On-Premise ERP là gì?

Phần mềm dựa trên đám mây (Cloud ERP) có nghĩa là dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp và nó có thể được truy cập thông qua trình duyệt web. Bằng cách này, thông tin được bảo mật và kiểm soát bởi nhà cung cấp. Trên thị trường hiện nay hầu hết các nhà cung cấp đều có quy trình bảo mật nghiêm ngặt. 

Khác với Cloud ERP, On-Premise ERP (ERP tại chỗ) được cài đặt cục bộ và lưu giữ trong máy tính và máy chủ của công ty. Khi triển khai On-Premise ERP, một công ty sẽ kiểm soát vấn đề bảo mật của chính mình và khả năng tùy chỉnh sẽ cao hơn.

Ưu – Nhược điểm của giải pháp Cloud ERP

Ưu – Nhược điểm của giải pháp Cloud ERP

Ưu điểm

Chi phí đầu tư: Phần mềm đám mây được định giá theo gói đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm bao gồm các khoản phí định kỳ như hỗ trợ, đào tạo và cập nhật. Chi phí ban đầu của giải pháp này tương đối thấp. Chính vì vậy mà hiện nay, khoảng 93% doanh nghiệp đang sử dụng hệ thống ERP này.

Vấn đề bảo mật: ERP về cơ bản là một kho lưu trữ tất cả dữ liệu của công ty và do đó, bảo mật thường là mối quan tâm hàng đầu đối với những người mua phần mềm. Các nhà cung cấp phần mềm có uy tín luôn bảo mật dữ liệu theo tiêu chuẩn quốc tế hiện hành. Vì thế, doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm về mối lo ngại sẽ bị rò rỉ thông tin quan trọng của mình.

Dễ dàng tích hợp trên nhiều thiết bị: Hầu hết các hệ thống đám mây cho phép khả năng truy cập trên thiết bị di động một cách dễ dàng và thậm chí trên nhiều thiết bị khác như ipad, máy tính…Nhờ vậy mà ở bất cứ đâu, nhân viên cũng có thể truy cập thông tin để làm việc.

Tốc độ triển khai: Hầu hết các hệ thống ERP trên nền tảng đám mây cho phép khả năng truy cập di động. Vì hệ thống không yêu cầu phần cứng cố định, doanh nghiệp không phải mất thời gian mua và cài đặt cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin. Do đó, thời gian triển khai thường là 3-6 tháng, nhanh hơn rất nhiều so với các giải pháp tại chỗ.

Nhược điểm

Khả năng kết nối: Để duy trì hoạt động hiệu quả thì giải pháp này yêu cầu nguồn internet có tốc độ cao.

Ưu – Nhược điểm của giải pháp On-Premise ERP

Ưu – Nhược điểm của giải pháp On-Premise ERP

Ưu điểm

Tính bảo mật: Khi sử dụng giải pháp On-Premise ERP, thông tin nằm trong sự kiểm soát của công ty, điều này có nghĩa là dữ liệu của doanh nghiệp sẽ do chính doanh nghiệp chịu trách nhiệm. Doanh nghiệp sẽ không cần phải lo lắng về vấn đề dữ liệu công ty có thể bị một số nhà cung ứng phần mềm không uy tín bán ra ngoài thị trường.

Kiểm soát trong môi trường tại chỗ: Doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát hệ thống của họ và duy trì 100% quyền riêng tư. Mọi thay đổi, cấu hình và nâng cấp hệ thống đều được thực hiện theo quyết định của doanh nghiệp.

Nhược điểm

Chi phí: Chi phí ban đầu cho một giải pháp ERP tại chỗ là khá lớn. Vì vậy, hệ thống này không phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ bởi rủi ro quá cao. Trong trường hợp triển khai thất bại thì sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến nguồn ngân sách sau này.

Bảo trì: Mỗi lần nâng cấp hệ thống hoặc khôi phục sau khi xảy ra sự cố thì mọi phần cứng và phần mềm cũng như việc lưu trữ, sao lưu dữ liệu đều phải thực hiện theo từng chi tiết nhỏ. Với nguồn lực kỹ thuật và ngân sách hạn chế, điều này có thể trở thành một vấn đề lớn, đặc biệt là đối với các công ty nhỏ.

Triển khai: Vì phần mềm phải được cài đặt trên máy chủ và máy tính riêng lẻ nên việc triển khai mất nhiều thời gian hơn, thường là mất 12 tháng. Như vậy, việc làm việc của doanh nghiệp đôi khi sẽ bị gián đoạn trong khoảng thời gian dài.

Cloud ERP và On-Premise ERP phù hợp với doanh nghiệp?

Trước khi đưa ra quyết định lựa chọn sử dụng giải pháp phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng nhiều yếu tố như đội ngũ IT của công ty như thế nào, doanh nghiệp muốn kiểm soát mọi khía cạnh hay chỉ các thông tin trọng yếu, và số tiền doanh nghiệp có khả năng chi trả là bao nhiêu?

Để lựa chọn phần mềm tốt nhất cho doanh nghiệp, quyết định nên được thực hiện dựa trên nhu cầu kinh doanh và mục tiêu của cả công tyt. Sự khác biệt rõ ràng nhất giữa On-premise ERP và Cloud ERP là cách thức vận hành. Nếu đang tìm kiếm khả năng truy cập tức thời thì Cloud ERP là sự lựa chọn phù hợp. Còn nếu doanh nghiệp quan tâm đến việc chạy phần mềm “in-house” thì On-Premise ERP lại là sự lựa chọn tốt nhất, cho phép doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ thông tin và hệ thống.

Các giải pháp Cloud ERP phù hợp với doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, mặc dù thực tế cho thấy đa phần giải pháp này được các doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng nhiều hơn. Các doanh nghiệp lớn thường có xu hướng sử dụng giải pháp lai (vừa quản lý hệ thống trên đám mây vừa quản lý hệ thống trên server của doanh nghiệp) với mục đích tối đa hóa kiểm soát và tính linh hoạt hơn trong việc sử dụng hệ thống

Trên đây là một vài chia sẻ về hai giải pháp ERP đang được sử dụng trên thị trường. Nếu quý khách hàng quan tâm và muốn dùng thử phần mềm ERP của Cloudify, vui lòng để lại thông tin liên hệ tại đây để được tư vấn và trải nghiệm.

Xem thêm

Cloud ERP – Phần mềm hiệu quả dành cho doanh nghiệp thời đại mới

Lợi ích của hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp