Tại Việt Nam, bên cạnh những quán ăn vặt lề đường thì các nhà hàng, quán trà sữa, trà chanh chuyên nghiệp cũng ngày càng nhiều, đến mức chỉ cần đi vài bước là có thể bắt gặp ngay một cửa hàng ăn uống. “Đường đua” đông hơn kéo theo mức độ cạnh tranh khó khăn hơn, đòi hỏi mỗi nhà hàng phải có điểm khác biệt để thu hút được khách hàng. Cải thiện hương vị, không gian có thể giúp tăng lượng khách hàng, nhưng chưa chắc đã tối ưu được lợi nhuận do cách quản lý chưa được đổi mới. Phần mềm quản lý nhà hàng trong bài viết hôm nay của chúng tôi chính là câu trả lời mà người chủ nhà hàng đang tìm kiếm.

Những khó khăn trước khi áp dụng phần mềm quản lý nhà hàng

Ai cũng hiểu rằng quản lý nhà hàng có vô vàn áp lực, từ việc quản lý tài chính, không gian nhà hàng, nhân viên, thực đơn,… đến khách hàng, đối tác, nhà cung cấp. Lượng công việc lớn lại thêm áp lực, người quản lý khó có thể kiểm soát được hết tình hình trong nhà hàng của mình, dẫn đến các sai sót không đáng có. Cụ thể như:

• Ghi món chậm

Đa số các nhà hàng, quán cà phê,…nhân viên đều ghi các món ăn, uống vào giấy mỗi khi có khách gọi. Các quán trà sữa, trà chanh thì tiện lợi hơn khi công đoạn order được thực hiện ngay ở quầy tiếp tân. Nhưng nhìn chung, các cách trên vẫn khiến các khách hàng phải bỏ thời gian chờ đợi. Một số khách hàng không có nhiều thời gian hoặc đơn giản là họ không đủ kiên nhẫn để chờ và sẵn sàng bỏ sang quán ăn khác, như vậy chẳng khác nào mang “biếu” khách hàng cho đối thủ cạnh tranh.

• Thanh toán chậm

Tương tự đối với việc thanh toán, nhân viên sẽ tính thủ công dựa vào tờ hóa đơn viết tay, chỉ một sai sót nhỏ hay một nét chữ gây hiểu lầm cũng đủ khiến uy tín của nhà hàng đi xuống. Hoặc khách hàng sẽ lại một lần nữa phải xếp hàng, chờ đợi để đến lượt thanh toán tiền. Và nếu như hôm đó máy gặp trục trặc, việc order hay thanh toán chắc chắn sẽ gây mất rất nhiều thời gian.

• Không quản lý được chỗ ngồi trong quán

Đối với những quán có 2 – 3 tầng, những khu vực riêng hoặc những khu vực đặc biệt (Vd: ngoài trời, trong nhà, gác xép, phòng có điều hòa,….) thì việc đi kiểm tra thường xuyên rất tốn sức lực và thời gian. Tuy nhiên, nếu người quản lý hoặc nhân viên không đi lại thường xuyên sẽ không biết rõ được còn loại bàn nào và trống bao nhiêu bàn để điều phối khách hàng. 

Ngoài các sai sót kể trên, các vấn đề khác như: khó kiểm soát được tài chính, tình hình nhân viên, doanh thu, lợi nhuận, thông tin khách hàng,….cũng luôn khiến các nhà quản trị phải đau đầu.

Phần mềm quản lý nhà hàng – bí quyết tăng tốc kinh doanh tối đa

Hiểu được thực trạng này, các phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn, quán cà phê hiện nay đều được lập trình rất thông minh, giúp giải quyết rất nhiều bài toán khó, tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí. Cụ thể như một số chức năng tiêu biểu sau:

• Ghi món, chuyển yêu cầu, thanh toán thông minh

Quy trình ta thường thấy sẽ là: nhân viên ghi món vào giấy, sau đó quay trở lại và báo với nhà bếp. Việc đi lại này vừa gây tốn thời gian, vừa khiến các khách hàng khác phải chờ đợi rất lâu. 

Nếu áp dụng phần mềm quản lý nhà hàng, quy trình sẽ được rút gọn như sau: nhân viên bấm chọn món trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng, sau đó yêu cầu sẽ được in ra giấy ngay tại quầy bếp, bồi bàn sẽ tiếp tục đến các bàn khác và làm tương tự. Các thao tác trên so với cách truyền thống không chỉ nhanh gấp nhiều lần, mà còn giúp các vị khách khó tính không phải chờ lâu.

Đối với thanh toán, bồi bàn cũng đến tận nơi và thực hiện qua các thiết bị thông minh.

• Quản lý được bàn trong quán

Phần mềm quản lý có chức năng hiển thị toàn bộ sơ đồ bàn tại từng tầng, từng vị trí, đánh dấu để biết vị trí nào đã có khách ngồi, giúp nhân viên cũng như người quản lý dễ dàng sắp xếp chỗ ngồi cho các vị khách hàng tới sau. 

Ngoài ra, phần mềm cũng đánh dấu những bàn được đặt trước để tránh nhân viên sắp xếp cho những khách không đặt trước tại nhà hàng.

• Quản lý được vấn đề về kho hàng

Đối với nhà hàng, kho hàng quyết định gần như toàn bộ chất lượng kinh doanh. Chỉ cần một vài sơ suất nhỏ cũng đủ để khiến cả thương hiệu đi xuống. Phần mềm quản lý sẽ giúp quản lý kho hàng được chặt chẽ hơn với các tính năng như: nắm bắt xuất, nhập, tồn, hạn sử dụng của nguyên vật liệu, tính toán chi phí sai hỏng, giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định dễ dàng hơn.

• Phần mềm quản lý nhà hàng giúp quản lý từ xa

Những người chủ quản lý nhà hàng, chuỗi nhà hàng đều gặp khó khăn trong việc di chuyển giữa các địa điểm. Giờ đây, với phần mềm quản lý nhà hàng, việc theo dõi tài chính, tình hình nhân viên,….tại các nhà hàng trở nên gọn gàng, nhanh chóng hơn. Chủ nhà hàng vừa tiết kiệm được chi phí mà vẫn có thể xử lý được khối lượng công việc lớn của vị trí quản lý.

Quản lý nhà hàng chưa bao giờ là dễ dàng, nhưng hoàn toàn có thể biến công việc ấy thành dễ dàng hơn với các phần mềm quản lý. Là một trong doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực nghiên cứu phần mềm quản trị, Cloudify luôn mong muốn sẽ được đồng hành cùng các nhà hàng, quán cà phê, quán trà sữa,…trên con đường chinh phục khách hàng khó tính nhất.

Liên hệ với chúng tôi qua Cloudify.vn để được trải nghiệm và tư vấn hoàn toàn miễn phí.

Tham khảo thêm:

>> Phần mềm quản lý nhà hàng bằng excel tốt hay không?