Với nhiều doanh nghiệp, để quản lý kho vật tư một cách hiệu quả thì phần mềm excel luôn là lựa chọn đầu tiên. Nhưng không phải ai cũng có thể tận dụng tốt phần mềm này. Hiểu được những khó khăn đó, Cloudify sẽ chia sẻ đến độc giả các bước để tạo một file excel quản lý vật tư tốt nhất.

Một vài lưu ý để sử dụng phần mềm quản lý vật tư bằng excel hiệu quả

Excel không phải một dễ để sử dụng. Vì thế, muốn quản lý vật tư hiệu quả, doanh nghiệp cần có các kiến thức nhất định về này. Đầu tiên, hãy làm quen và thành thạo với một vài thao tác cơ bản:

•  Xử lý tập tin.
• Định dạng và thiết kế bảng in.
• Thao tác về dữ liệu.
• Các hàm tính toán phổ biến như If, countif, sumif, subtotal, vlookup, sum, average…

Khi đã có kiến thức, chúng ta tiến hành thiết kế file excel. Không phải ngành nghề nào cũng giống nhau. Vì thế, người quản lý cần thiết kế excel phù hợp với cửa hàng của mình để đạt  hiệu quả cao nhất.

Trong quá trình làm việc với file excel, hãy cẩn thận khi nhập dữ liệu vào file để tránh sai sót hay nhầm lẫn. Một khi nhập sai thì sau này khi muốn tìm lỗi để sửa cũng khá khó khăn.

3 bước để tạo một file excel quản lý vật tư tốt nhất

Bước 1: Lập danh mục vật tư hàng hóa | File quản lý kho vật tư bằng Excel

– Đây là việc đầu tiên cần phải làm, hay chính là database dùng để lấy dữ liệu sang các sheet nhập xuất và tổng hợp báo cáo, đảm bảo độ chính xác và nhanh chóng.

– Danh mục vật tư thường bao gồm các cột thông tin cơ bản như : STT, Mã VT, Tên vật tư, Đơn vị. Tùy vào yêu cầu quản lý của mỗi doanh nghiệp sẽ theo dõi thêm những thông tin khác.

– Định dạng bảng biểu :

+ Kẻ bảng (đường kẻ) cho các bảng biểu. Phần đường kẻ bao ngoài nên là nét liền, đường kẻ giữa các dòng có thể dùng đường kẻ đứt và màu xám trông sẽ đẹp hơn.

+ Bôi đậm cho dòng tiêu đề

+ Cố định dòng tiêu đề

Bước 2: Thiết lập sheet Nhập – Xuất | File quản lý kho vật tư bằng Excel

– Tại sheet Nhập Xuất, người dùng sẽ nhập các thông tin sau: Số chứng từ, Ngày tháng, Tài khoản ( nếu có), Diễn giải, Mã vật tư, Tên vật tư, ĐVT, Số lượng bán, Đơn giá, Thành tiền như bảng sau:

– Tại đây, dựa vào phiếu xuất kho và nhập kho, hãy nhập dữ liệu liên tục vào từng cột thông tin tương ứng.

– Khi nhập xuất, người dùng chỉ việc chọn/ nhập mã hàng. Các thông tin còn lại sẽ do hàm vlookup tìm kiếm tự động theo mã hàng đã nhập.

– Người dùng có thể kết hợp vlookup với if để thiết lập công thức tìm thông tin hàng hóa cho tất cả các dòng trống của bên nhập xuất.

– Ví dụ: IF($G10=””,””,VLOOKUP($G10,’Mã vật tư’!$B:$D,2,0))

Bước 3: Báo cáo Xuất – Nhập – Tồn | File quản lý kho vật tư bằng Excel

– Đây là báo cáo cho phép doanh nghiệp xem được số tồn đầu, tồn cuối và lượng nhập/ xuất trong kỳ chi tiết từng mã vật tư. Bao gồm các cột : Mã vật tư, tên vật tư, đơn vị, Số Lượng Thành tiền của ( Tồn đầu, nhập trong kỳ, và tồn cuối kỳ ).

– Đây là một báo cáo tự động, được lấy dữ liệu từ bảng kê nhập xuất.

– Người dùng chỉ cần copy mã vật tư vào cột vật tư ( Lưu ý: Mỗi vật tư chỉ copy 1 lần , không trùng lặp )

– Tên vật tư và Đơn vị : dùng hàm Vlookup để lấy dữ liệu từ danh mục vật tư đã lập ở sheet 1.

– Tại cột số lượng , thành tiền của Nhập trong kỳ và Xuất trong kỳ thì dùng đến hàm Sumif để lấy tổng dữ liệu từ bảng kê nhập xuất tồn.

– Hàm Sumif : là hàm quan trọng nhất trong quản lý kho vật tư bằng Excel, đó là hàm tính tổng với điều kiện. Sẽ giúp ta tính được tổng số lượng nhập/ xuất của 1 mã hàng từ danh sách rất nhiều lần nhập/ xuất khác nhau.

– Ví dụ =SUMIF(‘Nhập xuất’!$G$7:$G$5003,’Nhập xuất tồn’!$A5,’Nhập xuất’!$J$7:$J$5003)

– Tại cột Tồn cuối kỳ : hãy nhớ công thức: Số lượng tồn = Số lượng nhập – Số lượng bán

Tạm kết

Để sử dụng excel hiệu quả không phải điều dễ dàng. Hơn nữa, phần mềm excel còn tồn tại nhiều nhược điểm. Nếu doanh nghiệp bạn muốn mở rộng quy mô, hãy tìm đến các phần mềm khác hữu dụng hơn. Cloudify có thể chính là giải pháp hiệu quả nhất mà bạn đang tìm kiếm. Nếu muốn biết thêm chi tiết về sản phẩm, hãy liên hệ với chúng tôi qua Cloudify.vn để được tư vấn miễn phí.

Tham khảo:

Phần mềm quản lý kho vật tư dành cho nhà quản trị

Quản lý kho bằng excel hay phần mềm để tối ưu hiệu quả