Truyền thông là cách quan trọng để doanh nghiệp tiếp cận khách hàng tiềm năng và giữ mối quan hệ lâu dài với họ. Truyền thông nội bộ cũng tương tự. Giao tiếp tốt trong nội bộ sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng bộ máy nhân sự gắn kết và có năng lực. Vậy truyền thông nội bộ trong tiếng anh là gì và tại sao lại quan trọng? Hãy cùng Cloudify tìm hiểu nhé!

1. Truyền thông nội bộ là gì? Những hiểu lầm thường gặp nhất 

Truyền thông nội bộ (TTNB) hay internal communication là gì vẫn là câu hỏi thường gặp trên nhiều diễn đàn khác nhau. Nếu như ví doanh nghiệp là một người hoàn chỉnh thì truyền thông nội bộ chính là những mạch máu của người đó. Chính là đưa những nội dung và thông điệp cần thiết như tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu của công ty, doanh nghiệp đến các đối tượng nhân viên, lãnh đạo vào đúng thời gian và địa điểm, lan tỏa văn hóa doanh nghiệp. 

Mặc dù vậy vẫn không ít hiểu nhầm xảy ra xung quanh về vị trí này, cụ thể: 

– Truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp là một?

Trên thực tế, đây hoàn toàn là hai mảng khác nhau. Văn hóa doanh nghiệp là tinh hoa, hình ảnh của công ty, doanh nghiệp và nhân viên chính là những cá thể nắm giữ, thể hiện chúng. Trong khi đó, truyền thông nội bộ đơn giản chỉ là mang những văn hóa đó tới với nhân viên, hỗ trợ duy trì nó. 

– Truyền thông nội bộ cũng giống như quản lý nhân sự?

Quản lý nhân sự, bộ phận nhân sự thực hiện các công việc như tuyển dụng, quản lý dữ liệu nhân viên và văn phòng phẩm.v.v. Trong khi đó TTNB xây dựng chiến lược và thực hiện công việc truyền thông cho doanh nghiệp, biên tập và xuất bản các ấn phẩm được lưu hành nội bộ.v.v. 

2. Vai trò truyền thông nội bộ 

Tưởng chừng đơn giản nhưng TTNB đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển của một doanh nghiệp 

Củng cố giá trị văn hóa và tầm nhìn của doanh nghiệp trong mắt nhân viên

Một nhân viên truyền thông nội bộ sẽ thông qua các bài viết, video, hình ảnh để truyền đạt các văn hóa, giá trị và hoạt động kinh doanh cốt lõi tới nhân viên nội bộ. Từ đó hỗ trợ củng cố cái nhìn tốt đẹp về doanh nghiệp trong mắt nhân viên.

Nâng cao tinh thần đoàn kết 

Có thể nói đoàn kết luôn là sức mạnh tiềm ẩn của một tập thể. Một tập thể mạnh không đơn giản chỉ bao gồm những người mạnh, đó bao gồm cả sự gắn bó chặt chẽ giữa các cá thể trong doanh nghiệp đó. Để tất cả nhân viên nhìn thấy một mục tiêu phát triển chung chính là cách tốt nhất để tạo nên sức mạnh đoàn kết. Do đó, tạo ra sự đoàn kết, thấu hiểu cũng là một phần nhiều vụ của chuyên viên TTNB. 

Giữ chân nhân tài và tuyển nhân viên giỏi dễ dàng 

Sở hữu một bản kế hoạch truyền thông nội bộ hoàn chỉnh và những nhân viên truyền thông nhiệt huyết sẽ giúp nhân viên yêu quý công ty, doanh nghiệp hơn. Khi đó tinh thần làm việc được nâng cao, không có sự chia rẽ bè phái, lời ra tiếng vào và biến đồng nghiệp trở thành anh em trong nhà. 

Mặt khác, TTNB còn mang những văn hóa tốt đẹp của doanh nghiệp ra bên ngoài, nhân viên giới thiệu nhân viên, từ đó thu hút số lượng ứng viên chất lượng và tài giỏi. 

3. Nhân viên truyền thông nội bộ và các cơ hội nghề nghiệp

Nhân viên truyền thông là gì và nhân viên truyền thông làm vì gì là câu hỏi của không ít người khi nhắc đến TTNB. Trên thực tế đây là những người sử dụng thành thạo các kỹ năng và công cụ nhằm truyền tải các thông tin nội bộ doanh nghiệp tới nhân viên một cách hiệu quả. Cụ thể: lên kế hoạch truyền thông, quản lý các kênh truyền thông, tổ chức sự kiện và hoạt động team building cho nhân viên, thực hiện báo cáo công việc. 

Thông thường sẽ không có bản kế hoạch mẫu nào cả, đơn giản chỉ là môi doanh nghiệp sẽ có những yêu cầu riêng biệt trong quá trình tuyển dụng, do đó khi ứng tuyển vị trí này cần xem xét bảng mô tả công việc nhân viên truyền thông để có thể xây dựng CV và đề xuất mức lương phù hợp. 

Để tìm các công việc liên quan, các bạn có thể tìm kiếm các từ khóa TTNB tuyển dụng, TTNB viettel, chuyên viên truyền thông.v.v. 

4. Các công cụ truyền thông nội bộ

Mỗi doanh nghiệp cần sử dụng TTNB như phương thức gắn kết nhân viên và các cơ sở, chi nhánh, gắn kết giữa lãnh đạo, quản lý và nhân viên. Để thực hiện công việc tối ưu nhất, ứng dụng các công cụ là điều cần thiết. 

Một số công cụ và kênh tương tác mà một chuyên viên truyền thông có thể sử dụng như: 

Tạp chí phát hành nội bộ

Đây được xem là kênh tương tác được ứng dụng rộng rãi ở hầu hết các doanh nghiệp vừa và lớn, hỗ trợ tương tác giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa các phòng ban. Bên cạnh thông báo các thông tin quan trọng, tài liệu đào tạo và các chủ đề nóng trong tuần, thì tạp chí nội bộ cũng hỗ trợ vinh danh những cá nhân và tập thể xuất sắc, nơi nhân viên có thể đóng góp ý kiến để xây dựng hình ảnh và phát triển doanh nghiệp 

Sử dụng mạng nội bộ 

Mạng nội bộ hỗ trợ quản lý và tiếp nhận, trao đổi dữ liệu nhanh chóng. Việc lưu trữ các hồ sơ quan trọng cũng trở nên dễ dàng và bảo mật hơn. 

Sử dụng Radio 

Đây là phương thức giao tiếp nội bộ hiệu quả khi doanh nghiệp có quy mô lớn. Vừa dễ dàng áp dụng lại đạt tỷ lệ tiếp cận cực cao, lên tới 90%. 

Bên cạnh cập nhật tin tức quan trọng, những nhắc nhở chung thì radio còn có thể mang đến những bản nhạc nhẹ nhàng hay sôi động nhằm nâng cao tinh thần chào ngày mới, chào tuần mới hay nhắc nhở nhân viên giữ gìn sức khỏe trong những ngày dịch. 

Ví dụ về truyền thông trong công ty thông qua radio có thể kể đến như phát những bản nhạc sôi động để khởi động tinh thần mỗi buổi sáng làm việc, phát podcast vào mỗi cuối tuần về một chủ đề phát triển chuyên môn, phát triển kỹ năng mềm nào đó.