Phần mềm quản lý doanh nghiệp không còn là thuật ngữ xa lạ với các công ty có quy mô vừa và nhỏ tại Việt Nam. Tuy nhiên, để chọn được một phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ miễn phí phù hợp với đặc thù kinh doanh của công ty là vấn đề khó khăn với nhà quản trị. Liệu những phần mềm miễn phí đó có thật sự hiệu quả hay không? Nó có ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp hay không? Thông qua bài viết này chúng tôi sẽ cung cấp thông tin chi tiết về top 4 phần mềm quản lý miễn phí cho doanh nghiệp vừa và nhỏ và đưa ra lời khuyên để doanh nghiệp có quyết định lựa chọn phù hợp. 

4 phần mềm quản lý miễn phí dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

1. Phần mềm quản lý doanh nghiệp Odoo

Phần mềm Odoo tích hợp hơn 30 ứng dụng với các module bán hàng, kế toán, quản trị sản xuất, chăm sóc khách hàng, quản lý kho, nhân sự. Với kho hệ thống đa dạng, Odoo là một trong các phần mềm không mất phí mà nhà quản trị có thể triển khai cho doanh nghiệp. Hiện tại, phần mềm quản lý doanh nghiệp Odoo có hơn 2 triệu người dùng. Tuy nhiên, Odoo lại có một số thuật toán chưa chuẩn hóa theo thuần Việt Nam. Chính vì vậy, để quản lý hệ thống cũng như vận hành một cách suôn sẻ giữa các phòng ban phải mất thời gian và nhân viên kỹ thuật có kinh nghiệm.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ miễn phí Odoo

2. Phần mềm WebERP

Phần mềm WebERP là phần mềm quản lý doanh nghiệp trực tuyến, chỉ cần doanh nghiệp có internet là có thể sử dụng dù ở bất cứ nơi đâu. Một điểm hạn chế của phần mềm WebERP là chỉ được cài đặt trên một máy chủ, hoặc của chủ doanh nghiệp hoặc của bên thứ 3. Tuy nhiên, so với các phần mềm quản lý doanh nghiệp miễn phí khác thì WebERP dễ dàng cài đặt và thao tác hơn nhờ chức năng có thể tùy biến chỉnh sửa cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Mặt khác, vì thiết kế dễ sử dụng nên WebERP không tích hợp đầy đủ các chức năng quản lý, đa số chức năng chỉ tập trung vào việc bán hàng, báo giá, phân quyền, đơn hàng.

Phần mềm quản lý WebERP

3. Phần mềm quản lý IDempiere

Một trong những phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ miễn phí chính là IDempiere, phần mềm hoạt động dựa trên mã nguồn mở. Phần mềm IDempiere được xây dựng trên ADempiere, chính vì vậy IDempiere có đầy đủ tính năng của phần mềm ERP. Mục tiêu chính của phần mềm IDemiere là hỗ trợ doanh nghiệp quản lý, điều hành như quản lý nhân viên, sản phẩm, quản lý kho,…Đặc biệt, IDempiere còn giúp doanh nghiệp quản lý chuỗi cung ứng và quan hệ khách hàng cũng như được tư vấn trực tiếp từ đội ngũ IDemperie. Một điểm trừ khá lớn của phần mềm này chính là độ phức tạp cao, không thân thiện với người dùng, khó cài đặt và vận hành. Những doanh nghiệp nhỏ, nguồn nhân sự mỏng, chưa có nhiều kinh nghiệm khó có thể vận hành phần mềm này hiệu quả.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp miễn phí IDemperie

4. Phần mềm ERPNext

Phần mềm ERPNext đang khẳng định vị trí của mình trong tâm trí khách hàng nhờ hoạt động dựa trên mã nguồn mở, đơn giản, dễ vận hành. ERPNext cho phép người dùng trải nghiệm toàn bộ quy trình vận hành, tất cả đều thể hiện dưới dạng các biểu mẫu để dễ cập nhật thông tin. Chính nhờ các hình thức hoạt động đơn giản ERPnext nhanh chóng cho người dùng cảm giác thân thiện. Nhưng trong quá trình sử dụng để nâng cấp hay bổ sung các quy trình phức tạp tốn nhiều thời gian để lập trình.

Những lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý miễn phí

Những lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp miễn phí 

• Tính bảo mật không cao

Hầu hết các phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ miễn phí hoạt động dựa trên mã nguồn mở chính vì vậy thông tin sẽ dễ bị rò rỉ và công khai. Đặc biệt, với các thông tin quan trọng, một khi có sự xâm nhập từ hacker hay đối thủ, doanh nghiệp dễ dàng bị mất đi dữ liệu.Trong trường hợp này, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi nhà phát triển phần mềm không hỗ trợ khắc phục sự cố hoặc không đủ khả năng để giải quyết.

• Không chuyên biệt cho từng doanh nghiệp  

Phần mềm quản lý doanh nghiệp thường được phát triển để tất cả các ngành sản xuất, kinh doanh, dịch vụ đều có thể sử dụng. Vì thế, khi doanh nghiệp muốn một chức năng quản lý đặc thù dành cho riêng ngành hàng của mình hầu như không thể đáp ứng. Để nâng cấp riêng các tính năng, doanh nghiệp phải trả phí và mất thời gian để triển khai.

• Đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ không chuyên sâu

Sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp miễn phí doanh nghiệp sẽ phải tự xây dựng đội ngũ nhân viên kỹ thuật, đầu tư, hỗ trợ nhân viên để có thể vận hành xuyên suốt. Các hệ thống độc quyền có ưu thế nhờ được kiểm soát nghiêm ngặt và có sự hỗ trợ chuyên sâu từ nhà cung cấp. 

• Giới hạn chức năng 

Đa số các phần mềm quản lý miễn phí thường chỉ chỉ doanh nghiệp sử dụng một vài chức năng cơ bản. Những chức năng chuyên sâu doanh nghiệp phải trả thêm phí để cải tiến hoặc tìm đến các phần mềm trả phí. Đồng thời, trong quá trình vận hành hệ thống nếu có sự cố xảy ra doanh nghiệp phải tự tháo gỡ nhờ các thông tin trên diễn đàn. Riêng đối với phần mềm trả phí được cấp phép, sự cố sẽ được hỗ trợ khắc phục nhanh chóng qua mạng lưới trực tuyến hoặc điện thoại.

• Giới hạn thời gian

Một số phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ miễn phí chỉ cho phép người dùng sử dụng trong một khoảng thời gian cố định. Để duy trì phần mềm và tiếp tục sử dụng doanh nghiệp bắt buộc phải trả phí.Trong nhiều trường hợp, vấn đề này sẽ khiến doanh nghiệp chậm trễ quá trình sản xuất, bán hàng.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ miễn phí sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong khoảng thời gian đầu. Nhưng về lâu về dài doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý, nâng cấp và tốn thêm chi phí không đáng có. Nhiều doanh nghiệp có tầm nhìn xa sẽ chọn những giải pháp ổn định bằng cách đầu tư hệ thống quản lý doanh nghiệp uy tín, sẵn sàng hỗ trợ khi cần thiết.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp sản xuất Cloudify là một trong số ít phần mềm hoạt động hoàn toàn dựa vào thuật toán điện toán đám mây, chi phí hợp lý đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp. Với Cloudify, nhà quản trị dễ dàng quản lý doanh nghiệp kể cả online hay offline.

Tham khảo thêm:

>> Phần mềm quản lý doanh nghiệp thời đại công nghiệp 4.0