Hoạt động sản xuất có được thực hiện liên tục, trơn tru theo đúng kế hoạch hay không một phần nhờ vào nguồn nguyên liệu đầu vào. Quản lý hiệu quả số lượng và chất lượng các yếu tố đầu vào sẽ giúp nâng cao năng suất, chất lượng của hoạt động sản xuất. Tuy nhiên đây không phải là một công việc dễ dàng. Làm thế nào để quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp? Tất cả sẽ có trong bài viết dưới đây.

Quản lý nguyên vật liệu là gì?

Quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là hoạt động kiểm tra, kiểm soát dòng di chuyển của các yếu tố đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất, từ khâu lên kế hoạch mua, quản trị lưu kho cho đến việc phân phối tới các bộ phận sử dụng.

Vai trò của quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

• Đảm bảo nguồn đầu vào đầy đủ: Hoạt động sản xuất muốn đạt được hiệu quả cao nhất cần có sự cung cấp liên tục của nguyên vật liệu. Việc thiếu hụt sẽ làm gián đoạn sản xuất, sản lượng cung cấp không đủ cho thị trường và khách hàng có khung hướng chuyển sang các mặt hàng khác. Điều này sẽ gây ra thiệt hại không nhỏ cho doanh nghiệp, dù trong ngắn hạn hay dài hạn. Ngược lại, quản lý hiệu quả sẽ góp phần nâng cao năng suất, gia tăng sản lượng và đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường.
• Sử dụng nguồn nguyên liệu hợp lý, tiết kiệm: Quản lý nguyên vật liệu hiệu quả trong doanh nghiệp là một cách để tối ưu chi phí, nâng cao được chất lượng sản phẩm và với một mức giá hợp lý sẽ thu hút được nhiều khách hàng. 
• Sử dụng các nguồn lực liên quan hợp lý hơn: Quản lý đầu vào tốt sẽ có kế hoạch sử dụng nguồn lao động, máy móc thiết bị hiệu quả hơn…

Có thể nói, hoạt động quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng. Vì vậy cần đầu tư tài chính và nhân sự cũng như công nghệ sao cho việc quản lý đạt hiệu quả cao nhất.

Quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

Xem thêm: 5 chỉ số KPI sản xuất tiêu chuẩn mà doanh nghiệp nên biết

Quy trình quản lý nguyên vật liệu hiệu quả

Quá trình quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp thông thường gồm 5 giai đoạn như sau:

Giai đoạn 1: Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu

Đây là khâu đầu tiên nhưng nó đóng một vai trò rất quan trọng. Tổ chức tiếp nhận là việc chuyển nguyên vật liệu từ nhà cung cấp đến kho lưu trữ, đồng thời hạch toán chi phí và giá cả cho mỗi bên.

Nhiệm vụ:

• Tiếp nhận chính xác số lượng, chất lượng theo đúng nội dung đã ký trong hợp đồng mua bán 
• Vận chuyển nhanh chóng đến kho của doanh nghiệp, tránh để xảy ra tình trạng rơi, vỡ gây hư hỏng mất mát ảnh hưởng đến nguồn cung cho sản xuất

Yêu cầu:

• Tiếp nhận hàng hóa và giấy tờ liên quan theo quy định của nhà nước
• Phiếu nhập kho phải đảm bảo có chữ ký xác nhận của thủ kho và người giao hàng
• Bên nhà cung cấp và doanh nghiệp thống nhất nơi giao nguyên vật liệu, đảm bảo đúng thời gian địa điểm đã thống nhất.

Giai đoạn 2: Tổ chức quản lý kho

Sau khi nguyên vật liệu nhập kho cần phải kiểm soát số lượng và chất lượng  để hạn chế tối đa hao hụt trong quá trình lưu kho

Nhiệm vụ:

• Hạn chế tối đa mất mát nguyên vật liệu
• Theo dõi, kiểm tra thường xuyên tình trạng hàng hóa
• Tạo điều kiện thuận lợi cho việc xuất kho bất cứ lúc nào

Yêu cầu:

• Sắp xếp chuyên nghiệp, phân theo chủng loại đặc tính, đánh số ghi tên để phân bổ hợp lý
• Bảo đảm an toàn về phòng cháy chữa cháy với những nguyên liệu dễ gây nổ
• Thường xuyên cập nhật tình trạng hàng hóa

Phần mềm quản lý nguyên vật liệu cho doanh nghiệp

Xem ngay: Tiêu chí chọn phần mềm quản lý sản xuất cho doanh nghiệp

Giai đoạn 3: Tổ chức cấp phát nguyên liệu

Khi có lệnh sản xuất, bộ phận kho cần vận chuyển nguyên vật liệu tới nhà máy để tiến hàng sản xuất.

Nhiệm vụ: Có 2 cách để tố chức cấp phát nguyên vật liệu:

• Cách 1: Phân phát theo yêu cầu của từng phân xưởng, bộ phận

• Cách 2: Phân phát theo tiến độ sản xuất

Tùy trong từng trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn cấp nguyên vật liệu theo hình thức nào. Tuy nhiên phần lớn thì việc cấp phát theo tiến độ kế hoạch sẽ đạt hiệu quả cao hơn hình thức còn lại do tính chuyên nghiệp và ổn định cao hơn.

Giai đoạn 4: Thanh toán, quyết toán nguyên vật liệu

Đây là hoạt động chuyển giao trách nhiệm về việc quản lý nguyên vật liệu cho từng bộ phận sử dụng. Ở giai đoạn này sẽ thực hiện đối chiếu lượng NVL tiếp nhận với lượng sản phẩm giao nộp.

Thời gian thanh toán có thể chia theo khoảng thời gian nhất định như quý hoặc tháng.

Giai đoạn 5: Sử dụng hợp lí, tiết kiệm nguyên vật liệu

Trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp cần có kế hoạch tiêu dùng hợp lý để tránh hoang phí lạm dụng nguồn nvl. Việc sử dụng tiết kiệm khoa học sẽ tối thiểu hóa chi phí đồng thời nâng cao doanh thu cho doanh nghiệp.

Có thể nói, quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là một bài toán khó. Tuy nhiên không phải không có cách giải quyết. Chỉ cần doanh nghiệp tuân thủ theo đúng quy trình cùng với sự giúp sức của công nghệ thì việc quản lý sẽ trở nên hiệu quả hơn. Nếu quy doanh nghiệp quan tâm tới việc sử dụng công nghệ trong quản lý nguyên vật liệu thì liên hệ ngay với Cloudify qua website Cloudify.vn hoặc hotline 1900 866 695. để được tư vấn miễn phí.

Xem thêm:

Phần mềm quản lý in ấn: Mục đích sử dụng trong doanh nghiệp
Phần mềm quản lý sản xuất thực phẩm mang lại lợi ích gì?
Quản lý sản xuất thiết bị y tế cho doanh nghiệp có những cách nào?
Quản lý định mức nguyên vật liệu bằng phần mềm liệu có phù hợp?