Hiện nay, chuyển đổi số là một trong những chủ đề quan trọng được thảo luận nhiều trong kinh doanh. Tuy nhiên không có một “công thức” chung nào cho tất cả doanh nghiệp trong việc xây dựng quy trình chuyển đổi số thành công. Để đạt được hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cần lưu ý 8 bước thực hiện dưới đây. Hãy cùng Cloudify tìm hiểu nhé!

Chuyển đổi số mang lại gì cho doanh nghiệp?

Chuyển đổi số là quá trình sử dụng công nghệ để thay đổi mô hình kinh doanh và cách thức vận hành truyền thống nhằm gia tăng hiệu quả hoạt động và thúc đẩy tăng trưởng doanh thu mạnh mẽ.

Đồng thời, công nghệ số còn cung cấp những cách thức mới để tiếp cận khách hàng giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và dễ dàng thích ứng với những biến động thị trường.

Yếu tố nào quan trọng nhất trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp?

Doanh nghiệp cần lưu ý những yếu tố nào ảnh hưởng đến quá trình chuyển đổi số. Trong đó, có 3 yếu tố chính tác động trực tiếp đến cả quá trình chuyển đổi số là: Con người, Thể chế và Công nghệ. 

Yếu tố con người đóng vai trò cốt lõi và quan trọng nhất quyết định sự thành công của chuyển đổi số. Bởi chuyển đổi số chính là sự thay đổi con người, thay đổi tư duy và nhận thức của mỗi nhân sự  để tạo ra văn hóa đổi mới sáng tạo, nhằm tìm ra cái tốt, cái phù hợp với doanh nghiệp và giúp doanh nghiệp tăng trưởng nhanh chóng.

8 bước chuyển đổi số thành công cho doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp chưa tìm được quy trình chuyển đổi số đúng đắn và hợp lý để có thể triển khai thành công. Dưới đây, Cloudify sẽ giới thiệu 8 bước chuyển đổi số giúp doanh nghiệp đưa ra nhiều giải pháp hữu hiệu cho các vấn đề đang gặp phải:

Bước 1: Xác định mục tiêu chuyển đổi số của doanh nghiệp

Điều đầu tiên và cũng là điều quan trọng nhất, doanh nghiệp phải xác định được bức tranh toàn cảnh và lý do mình cần chuyển đổi số. Bất kể doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực nào, đang có quy mô ra sao, thì nên trả lời những câu hỏi này để có thể xác định rõ mục tiêu chuyển đổi số:

• Doanh nghiệp đang kinh doanh ở lĩnh vực nào? Lĩnh vực đó đang ở giai đoạn nào của chu kỳ sống? Xu hướng thị trường đối với lĩnh vực này trong tương lai sẽ ra sao?
• Doanh nghiệp cần đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh hơn hay không? Có cần cải tiến năng suất lao động không? Đổi mới ở thời điểm hiện tại có chậm trễ so với thị trường và đối thủ hay không?
• Doanh nghiệp nên làm gì và phải bắt đầu từ đâu khi quyết định chuyển đổi số? Tùy theo quy mô mà doanh nghiệp sẽ cần tập trung vào yếu tố con người (đối với quy mô lớn có thể ứng dụng linh hoạt hệ thống) hay nâng cấp công nghệ và hạ tầng công nghệ thông tin (thay thế nền tảng cũ và chuyển sang nền tảng mới như điện toán đám mây)? 
• Làm thế nào để thực tế hóa câu chuyện chuyển đổi số? Nhà lãnh đạo cần tập trung vào phát triển năng lực chuyên môn nào để doanh nghiệp chuyển đổi số thành công?

Khi doanh nghiệp trả lời được những câu hỏi trên cũng là lúc tổ chức đã xác định được mục tiêu chuyển đổi số. Điều này giúp doanh nghiệp xác định cẩn thận hơn các chiến lược và tài nguyên nào mà doanh nghiệp sẽ sử dụng. 

Tiếp theo, doanh nghiệp cần phải đánh giá được tình hình nguồn lực và năng lực hiện tại để đưa ra kế hoạch chuyển đổi số khả thi nhất.

Bước 2: Phân tích nguồn lực và năng lực hiện tại

Sau khi xác định rõ mục tiêu chuyển đổi số của mình, doanh nghiệp cần phải đánh giá được nguồn lực và năng lực của tổ chức ở thời điểm hiện tại. Để đánh giá được chi tiết và toàn diện nhất về nội lực hiện tại của doanh nghiệp, ta cần phân tích những yếu tố dưới đây:

Phân tích kế hoạch và chiến lược thực hiện

Nhà lãnh đạo phải lên kế hoạch và xây dựng chiến lược chuyển đổi số. Nhà lãnh đạo cần xác định những hoạt động phải thực hiện, thời gian hoàn thành tiến độ, ngân sách thực hiện và kết quả dự kiến đạt được là gì? Một bản kế hoạch càng chi tiết, rõ ràng thì quá trình thực hiện và hoàn thành công việc sẽ càng thuận lợi hơn.

Một chiến lược đúng đắn và chính xác sẽ giúp doanh nghiệp ứng dụng chuyển đổi số nhanh chóng và đạt được nhiều kết quả hơn mong đợi, từ đó tạo cơ hội cho doanh nghiệp nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường.

Phân tích về công nghệ kỹ thuật

Công nghệ kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong quy trình chuyển đổi số của bất kỳ doanh nghiệp thuộc lĩnh vực nào. Bởi, công nghệ kỹ thuật sẽ là một phần của mô hình kinh doanh mới sau khi doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số.

Doanh nghiệp cần thống kê và xác định lại công nghệ kỹ thuật hiện có của mình, sau đó đánh giá thực trạng dựa vào việc trả lời những câu hỏi:

• Doanh nghiệp có thường cập nhật công nghệ kỹ thuật và nền tảng mà mình đang sử dụng hay không?
• Hiện tại, những loại nào có thể tiến hành tối ưu và cải thiện? Có cần phải loại bỏ hay thay thế nhóm nào không? Nghiệp vụ nào chưa sẵn sàng để chuyển đổi và khắc phục?
• Có bộ phận chuyên môn nào phụ trách nghiên cứu, phân tích và phát triển công nghệ kỹ thuật số hay không?

Doanh nghiệp cũng cần tập trung tìm hiểu thêm công nghệ số mới hứa hẹn mang lại đột phá và tăng trưởng cho doanh nghiệp. Lưu ý quá trình thay đổi và cải tiến công nghệ có thể mất vài năm và không có đường tắt. Mọi thay đổi trong doanh nghiệp kể cả công nghệ cần được diễn ra từng bước và phải có kế hoạch cẩn thận.

Phân tích mô hình vận hành và hoạt động kinh doanh 

Doanh nghiệp cần được phân tích, đánh giá chi tiết cách thức phục vụ nhu cầu và đáp ứng mong muốn của khách hàng. Mô hình kinh doanh bao gồm các nguồn lực như: quy trình, công nghệ, tổ chức, con người và nguồn vốn được kết nối như thế nào để tạo ra giá trị cho khách hàng.

Có như vậy, doanh nghiệp mới xác định được mô hình vận hành hiện tại của mình có đang thực sự hiệu quả. Chìa khóa để hiệu quả là tự động hóa các nghiệp vụ được lặp đi lặp lại, đây cũng là lúc công nghệ kỹ thuật số trở nên hữu ích.

Phân tích thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp

Dữ liệu là một trong những tài sản quan trọng của doanh nghiệp, đặc biệt là trong suốt hành trình chuyển đổi số. Quản lý tốt dữ liệu sẽ quá trình chuyển đổi số sẽ được rút ngắn và thuận lợi hơn khi thực hiện số hóa dữ liệu.

Doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ quản lý dữ liệu hiện tại của mình, thông qua những câu hỏi này:

• Doanh nghiệp có thực hiện việc phân tích, kiểm tra và đối soát dữ liệu hay không?
• Doanh nghiệp có sử dụng công nghệ nào để lưu trữ, tổng hợp và phân tích dữ liệu của mình hay không?
• Doanh nghiệp có đang quản lý tất cả nguồn dữ liệu cần thiết cho việc lập kế hoạch và chiến lược phát triển hay không?

Việc quản lý dữ liệu rõ ràng sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá tình hình hiện tại của doanh nghiệp. Hơn nữa, việc xem xét lại dữ liệu báo cáo sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ quy trình không cần thiết, từ đó tối ưu được chi phí vận hành. Hiện nay, trên thị trường có nhiều công cụ có sẵn giúp doanh nghiệp có thể số hóa và quản lý dữ liệu thông minh hơn.

Phân tích trải nghiệm khách hàng

Mục tiêu mà hầu hết doanh nghiệp đều hướng đến chính là nâng cao trải nghiệm khách hàng. Trải nghiệm khách hàng không chỉ là trách nhiệm của một bộ phận mà điều này thuộc về toàn bộ tổ chức. 

Một hành trình trải nghiệm tốt chính là điều hướng khách hàng đi theo hướng mà doanh nghiệp đã vạch sẵn, làm cho khách hàng hài lòng về chính sản phẩm và sẽ đưa ra hành động mua lại lần sau. Để đánh giá được mức độ hiệu quả, doanh nghiệp nên dựa trên việc trả lời những câu hỏi:

• Trong quá trình tiếp cận khách hàng, doanh nghiệp đã nỗ lực giao tiếp, đáp ứng nhu cầu của họ như thế nào?
• Doanh nghiệp có gia tăng điểm chạm với khách hàng hay không?
• Doanh nghiệp có đưa ra những chiến lược để gia tăng hành động của khách hàng và theo dõi kết quả đạt được hay không

Khi chuyển đổi số, doanh nghiệp phải xác định khách hàng là trung tâm trong toàn bộ chiến lược phát triển của mình và mọi quyết định của khách hàng đều phải được quản lý trên số liệu. 

Phân tích về văn hóa công ty để thay đổi

Công nghệ chỉ là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số, con người mới là yếu tố trọng tâm quyết định sự thành công của việc chuyển đổi số. Hiểu rõ về năng lực, động lực hành động cũng như văn hóa của tổ chức và tiềm năng phát triển để điều chỉnh phù hợp với thực tiễn mới là điều cốt lõi.

Để đánh giá được văn hóa công ty của mình cụ thể nhất, doanh nghiệp cần trả lời những câu hỏi này:

• Doanh nghiệp có đảm bảo mỗi nhân viên đều hiểu rõ mục tiêu chuyển đổi số, vai trò và nhiệm vụ của họ trong chuyển đổi số hay chưa?
• Doanh nghiệp đã có hệ thống dữ liệu nhân sự và truyền thông nội bộ hiệu quả hay chưa?
• Doanh nghiệp có văn hóa cởi mở tiếp nhận cái mới, hướng đến mục tiêu chung hay chưa?

Sau khi doanh nghiệp hoàn thành việc đánh giá nguồn lực và năng lực của mình thì nên bắt tay ngay vào thực hiện chiến lược chuyển đổi số.

Bước 3: Xây dựng chiến lược chuyển đổi số

Một khi đã nắm rõ được tình hình nguồn lực cũng như năng lực hiện tại của mình, doanh nghiệp nên bắt đầu lập chiến lược chuyển đổi số. 

Doanh nghiệp cần đưa ra tầm nhìn rõ ràng, chi tiết bao gồm các định hướng chiến lược và các kết quả kinh doanh được định lượng hóa. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể gắn kết chiến lược chuyển đổi số vào chiến lược phát triển tổng thể để tạo lợi thế kinh doanh trên thị trường.

Dựa vào kinh nghiệm thực hiện chuyển đổi số nhiều năm, chúng tôi nhận thấy muốn thiết lập một chiến lược chuyển đổi số thành công thường bắt đầu với 3 câu hỏi lớn:

• Doanh nghiệp muốn đạt được kết quả gì? – mục tiêu ngắn hạn, dài hạn; những điều cần làm đầu tiên; những kiến thức cần bổ sung; doanh nghiệp hiện có lợi thế gì và cần những lợi thế nào?

• Lý do doanh nghiệp muốn chuyển đổi số? – nguyên nhân; bộ phận hay nhân sự nào xác nhận điều đó; cần nhân sự hay bộ phận nào tham gia; cần chuyên môn từ bộ phận nào? 
• Yếu tố nào sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số và thực hiện điều đó như thế nào? – đơn vị cung cấp nào có thể tổng hợp, đồng bộ dữ liệu và tích hợp được với công nghệ hiện có; đơn vị nào sẽ hỗ trợ doanh nghiệp vượt qua rào cản chuyển đổi; mỗi bộ phận sẽ làm gì và bộ phận nào sẽ chịu trách nhiệm chính; nhân sự nào sẽ lập chiến lược, lên kế hoạch thực hiện và trao đổi với đơn vị cung cấp;…

Hành chính chuyển đổi số sẽ hỗ trợ doanh nghiệp nắm bắt cơ hội kinh doanh phù hợp với thời điểm hiện tại cũng như triển khai hoạt động phù hợp với định hướng trong tương lai.

Bước 4: Lập kế hoạch chuyển đổi số chi tiết

Việc lập một kế hoạch thực hiện chi tiết và rõ ràng sẽ là tiền đề để đạt được hiệu quả cao nhất. Doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau đây:

• Xác định những nhu cầu vận dụng công nghệ số dựa trên các định hướng mục tiêu: Các lựa chọn phải phù hợp với thực trạng hiện tại của doanh nghiệp. Ngoài ra, mỗi nhu cầu cần tập trung vào một hoặc nhiều mục tiêu cụ thể, tránh sự chồng chéo nhau.

• Lập danh sách những nhu cầu cần ưu tiên: Mỗi nhu cầu nên phân bổ ngân sách và nguồn lực riêng. Do nguồn lực của doanh nghiệp có hạn nên việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cần được thực hiện dựa trên tầm quan trọng của mục tiêu và phân tích chi phí/lợi ích khi thực hiện nhu cầu đó.

• Đưa ra tiêu chí để đo lường những nhu cầu đó và KPI: Để theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện chính xác cho từng nhu cầu đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định cụ thể các tiêu chí đo lường và KPI kèm theo. Mỗi KPI cần được ghi chép đầy đủ (dữ liệu nào sẽ sử dụng; khi nào và ai sẽ thu thập dữ liệu; phân tích dữ liệu như thế nào; đo lường KPI ra sao,…)

• Thiết lập kế hoạch dự án: Mỗi nhu cầu sẽ cần thiết lập kế hoạch dự án riêng xác định chính xác các mục tiêu, phạm vi, KPI, nhân sự liên quan, tiến trình,… Nhân sự chịu trách nhiệm chính cần có kỹ năng quản lý dự án để đảm bảo điều hành dự án theo đúng kế hoạch.

• Đánh giá mức độ thực tế đạt được: Cần đánh giá và truyền đạt liên tục về hiệu quả của hành trình Chuyển đổi số cho các bộ phận liên quan. Phải đảm bảo các bộ phận liên quan đều hiểu rằng Chuyển đổi số chỉ là điểm dừng đầu tiên trên chặng đường đổi mới phía trước.

Bước 5: Đảm bảo nhân sự thực hiện có đầy đủ năng lực và kỹ năng

Yếu tố con người luôn là quan trọng nhất trong hành trình Chuyển đổi số của doanh nghiệp. Nhằm đảm bảo những nhân sự có đủ năng lực và kỹ năng để thực hiện hành trình chuyển đổi số, doanh nghiệp có thể cân nhắc kết hợp 2 phương án này:

• Đào tạo nhân sự nội bộ hiện có: Doanh nghiệp cần tiến hành đào tạo nhân sự ứng dụng công nghệ mới vào thực tiễn kèm theo một tư duy đổi mới, sẵn sàng thay đổi để tiếp thu cái mới. Bằng cách này, doanh nghiệp mới có thể phát triển vững mạnh trên lĩnh vực mình đang kinh doanh.
• Tuyển dụng nhân sự phù hợp: Nhiều doanh nghiệp sẽ có khuynh hướng tuyển dụng hoặc thuê người có chuyên môn về nghiên cứu, tìm hiểu và ứng dụng công nghệ mới. Khi đã sở hữu được một nhóm chuyên viên thích ứng nhanh và muốn học hỏi những điều mới sẽ là cơ hội để doanh nghiệp đột phá và thành công trong chuyển đổi số.

Bước 6: Truyền thông chuyển đổi số cho nhân viên

Để thay đổi văn hóa của doanh nghiệp khi áp dụng chuyển đổi số thì cần có sự kiên trì và nỗ lực. Thông qua việc truyền thông, doanh nghiệp sẽ tập hợp được những người giỏi, những người này sẽ là “chất xúc tác” cho sự thay đổi văn hóa của tổ chức. 

Nếu doanh nghiệp không đưa ra được những giá trị và ý nghĩa khi chuyển đổi số với nhân sự của mình, thì sẽ không có được sự đồng thuận từ họ khiến cho quá trình chuyển đổi số trở nên khó khăn và phức tạp hơn.

Không nên để tình trạng trên diễn ra, bởi chuyển đổi số là quá trình ảnh hưởng đến toàn bộ doanh nghiệp, trong đó nhân sự lại chính là yếu tố cốt lõi. Vì lẽ đó, ban lãnh đạo cần đưa ra kế hoạch khả thi, đảm bảo nhân sự sẽ đồng thuận thực hiện chuyển đổi số cùng doanh nghiệp.

Bước 7: Thực hiện chuyển đổi số theo kế hoạch

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ về mục tiêu, nắm được tình hình nguồn lực hiện tại, có chiến lược, chiến thuật và nguồn lực đầy đủ thì đã đến lúc doanh nghiệp bắt tay vào thực hiện chuyển đổi số. 

Khi thực hiện từng đầu mục công việc, tác vụ theo kế hoạch đã định ra, doanh nghiệp cần lưu ý ghi chép lại toàn bộ số liệu, thông tin, vấn đề gặp phải,… để có thể phục vụ cho việc đánh giá và đo lường hiệu quả của quá trình chuyển đổi số.

Bước 8: Đánh giá và đo lường hiệu quả quá trình chuyển đổi số

Sau khi đã thực hiện chuyển đổi số, doanh nghiệp cần phân tích một vài số liệu để đo lường mức độ hiệu quả của chuyển đổi số như: doanh thu; đánh giá của khách hàng về chất lượng sản phẩm/dịch vụ; tỉ lệ gia tăng khách sử dụng sản phẩm dịch vụ; kinh nghiệm và năng suất của nhân viên;…

Song song với đó, doanh nghiệp cũng cần đánh giá mức độ thay đổi tích cực trong nội bộ doanh nghiệp và khách hàng? Kết quả đạt được có đáp ứng được với mục tiêu đặt ra hay không? Có những điểm nào chưa tốt, cần khắc phục hay thay đổi không? Qua đó doanh nghiệp sẽ đưa ra được những việc cần phải làm để nâng cao năng lực chuyển đổi số.

Kết luận

Có thể thấy, chuyển đổi số trong doanh nghiệp không dễ dàng chút nào và không có bước chung nào cho tất cả doanh nghiệp, ngành nghề. Tuy nhiên với 8 bước thực hiện quy trình chuyển đổi số trên đây, doanh nghiệp hoàn toàn tự tin sẽ đạt được thành quả nhất định!