Cùng với sự phát triển của xã hội, nhu cầu về các dịch vụ như ăn uống, du lịch, nghỉ dưỡng của con người cũng tăng lên nhanh chóng. Các cửa hàng, khách sạn vào các mùa du lịch hay giờ cao điểm thường phải chịu cảnh quá tải. Để đáp ứng nhu cầu của thị trường, nhiều doanh nghiệp đã tìm đến các phần mềm quản lý nhà hàng, khách sạn miễn phí như một giải pháp hữu hiệu trong thời đại số. Nhưng liệu rằng phần mềm này có thực sự là điều mà doanh nghiệp đang tìm kiếm. Hay ẩn đằng sau hai từ “miễn phí” còn có những “cái bẫy” nào khác. Độc giả hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Phần mềm quản lý nhà hàng, khách sạn miễn phí là gì?

Phần mềm quản lý khách sạn, nhà hàng là một công cụ trợ giúp hữu hiệu cho các nhà hàng, khách sạn trong hoạt động quản lý và kinh doanh. Trên thị trường có nhiều phần mềm khác nhau nhưng đa số chúng đều gồm các tình năng cơ bản như:  quản lý lễ tân, quản lý tài chính – kế toán, quản lý tồn kho…..

Có nhiều cách để phân chia một phần mềm quản lý. Nếu xét về mặt giá cả, có phần mềm miễn phí và phần mềm mất phí. Tuy nhiên, nếu dựa vào yếu tố công nghệ thì có thể chia ra làm 2 loại là phần mềm quản lý nhà hàng, khách sạn truyền thống và phần mềm quản lý trên nền tảng điện toán đám mây. Tùy vào mục đích, quy mô, doanh nghiệp sẽ có các lựa chọn khác nhau sao cho phù hợp.

Xem thêm: Mở khóa 3 bí mật quan trọng về phần mềm CRM cho doanh nghiệp

3 nhược điểm của phần mềm quản lý nhà hàng, khách sạn miễn phí

Nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng cao của các nhà hàng, khách sạn, nhiều công ty phần mềm cũng liên tục tung ra các giải pháp phần mềm quản lý. Đánh trúng vào tâm lý “ngại đầu tư”, “ham rẻ” các giải pháp phần mềm free được nhiều nhà quản trị lựa chọn sử dụng. Sau đây là 5 “cái bẫy” chết người đến từ những phần mềm free đó:

“Ổ” chứa virus

Các CEO thành công vẫn thường khuyên rằng “Hãy mua vì nó hữu ích, đừng dùng vì nó miễn phí”. Khi sử dụng các phần mềm free, sẽ không có bất cứ chính sách hay cam kết nào cho độ bảo mật và tính an toàn của nó. Mà đối với doanh nghiệp không có gì quan trọng hơn dữ liệu. Một khi dữ liệu bị đánh cắp hoặc bị mất nó không chỉ ảnh hưởng đến một bộ phận, ban ngành mà sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ doanh nghiệp, gây trở ngại cho quá trình hoạt động và kinh doanh. Miễn phí vừa là một lợi thế nhưng đồng thời cũng là một hạn chế bởi nó tồn tại nhiều rủi ro trong tương lai. Không chỉ đơn giản là vấn đề dữ liệu mà các thông tin cần sự bảo mật hoàn toàn như tài khoản ngân hàng cũng có thể bị các tin tặc, hacker tấn công. Vậy thì liệu rằng, nó có thật sự free như nhiều người vẫn nghĩ?

Hạn chế các tính năng quan trọng

Bản chất đằng sau cái vỏ bọc miễn phí là gì? Đó là doanh nghiệp sẽ bị hạn chế các tính năng quan trọng. Ban đầu, các phần mềm này có thể cung cấp cho doanh nghiệp những tính năng cơ bản như in hóa đơn, bán hàng, thống kê đơn giản….Nhưng qua thời gian các công ty cung cấp giải pháp này có thể đưa ra nhiều chiêu trò khiến các nhà quản trị “đứng hình”:

• Chỉ cho sử dụng miễn phí trong một khoảng thời gian nhất định, sau đó yêu cầu trả phí để sử dụng tiếp hoặc sử dụng các tính năng quan trọng hơn.
• Phần mềm bị ngắt đột ngột mà không báo trước, ảnh hưởng nghiêm trọng đến quá trình vận hành, kinh doanh của các nhà hàng, doanh nghiệp.

Đây là tình huống mà rất nhiều doanh nghiệp gặp phải khi sử dụng các phần mềm free. Thế mới nói “ không gì là miễn phí cả”.

Không nhận được sự hỗ trợ khi gặp sự cố

Không phải nhà hàng, khách sạn nào cũng có một đội ngũ IT chuyên nghiệp, có thể giải quyết hết các vấn đề khi phần mềm gặp sự cố. “Cái giá” của miễn phí là doanh nghiệp không thể hỏi, xin sự trợ giúp từ những người cung cấp phần mềm. Hoặc nếu có thì doanh nghiệp cũng phải đợi rất lâu mới có thể nhận được phản hồi. Lúc đó thì sự việc đã trở nên quá nghiêm trọng để có thể giải quyết. 

Hơn nữa, mỗi khi có một phần mềm mới, doanh nghiệp sẽ phải mất thời gian để training, hướng dẫn nhân viên. Điều gì sẽ xảy ra nếu đó là một phần mềm khó sử dụng và không có ai biết cách dùng nó sao cho hiệu quả? Vậy thì, ai sẽ chịu trách nhiệm đào tạo đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp? Hay là các nhà quản trị lại phải mất thời gian tìm tòi một giải pháp mới.

Ưu điểm của các phần mềm quản lý miễn phí là nó giúp doanh nghiệp hạn chế các chi phí ban đầu. Thế nhưng, tính về lâu về dài, các giải pháp free chưa bao giờ được khuyên dùng bởi các chuyên gia. Vì thế, doanh nghiệp hãy thật cẩn thận, suy nghĩ kỹ càng trước khi quyết định sử dụng bất cứ phần mềm gì. Nếu độc giả quan tâm và muốn nhận được sự trợ giúp từ các chuyên gia, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Cloudify.vn để được hướng dẫn và tư vấn miễn phí. 

Tham khảo:

Phần mềm quản lý bất động sản toàn diện, hiệu quả nhất năm 2021

10 xu hướng công nghệ 4.0 hàng đầu hiện nay