Quản lý hoạt động kinh doanh luôn là nỗi băn khoăn của rất nhiều CEO trong lĩnh vực bất động sản. Quản lý cùng lúc nhiều dự án và hàng trăm sản phẩm khác nhau khiến doanh nghiệp nhầm lẫn thông tin. Ngoài ra, việc theo dõi tình hình kinh doanh cũng trở nên phức tạp hơn. Chính vì vậy, phần mềm quản lý bất động sản trở thành giải pháp hỗ trợ quản trị doanh nghiệp hữu ích dành cho nhà quản lý hiện nay.  Trên thị trường có các nhà cung cấp nào? Các chức năng gì doanh nghiệp nên quan tâm? Cùng Cloudify tìm hiểu và giải mã trong bài viết dưới đây nhé!

Phần mềm quản lý bất động sản là gì? 

Phần mềm quản lý bất động sản là phần mềm được thiết kế chuyên biệt để phù hợp với đặc thù kinh doanh của ngành bất động sản. Nhờ đó, các tính năng của phần mềm phù hợp với quy trình, quy định và hoạt động kinh doanh của ngành kinh doanh bất động sản, nhà đất.  Xu hướng áp dụng phần mềm trong quản trị, vận hành đang trở nên phổ biến hơn với doanh nghiệp bất động sản. Việc tận dụng công nghệ để xây dựng quy trình quản lý chuyên nghiệp, thay đổi cách vận hành là thực sự cần thiết. Nhờ các ứng dụng phần mềm mà việc quản lý khách hàng, công việc, nhân viên trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.Với nhiều chức năng sát với thực tế, cần thiết cho các hoạt động, các phần mềm này có khả năng giúp công ty bất động sản hoàn thành nhiều công việc phức tạp mà cần nhiều thời gian, nhiều người để hoàn thành.

Tại sao doanh nghiệp cần phần mềm quản lý dự án bất động sản?

Có nhiều lý do để doanh nghiệp triển khai phần mềm bất động sản (phần mềm BĐS). Sau đây là một số lý do cơ bản:

Chuẩn hóa quy trình vận hành và kinh doanh 

Phần mềm là một trong những công cụ giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình làm việc, vận hành một cách chuyên nghiệp. Theo đó, mọi hoạt động kinh doanh đều được thao tác trên cùng một hệ thống. Mỗi bộ phận sẽ thao tác và thực hiện công việc trên một hoặc một vài phân hệ chức năng riêng. Thông tin liên kết giữa các phòng ban được cập nhật liên tục và kế thừa lẫn nhau. Nhân viên không phải nhập liệu lại các trường thông tin đã có trước đó. Quy trình vận hành thiết kế chặt chẽ giúp cho dữ liệu có tính chính xác cao và hiệu quả làm việc được cải thiện hơn.

Cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác

Dữ liệu cập nhật theo thời gian thực là một trong những yếu tố giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt tình hình doanh. Với các phần mềm quản lý bất động sản, các thông tin liên quan đến dòng tiền, tiến độ thanh toán, tình trạng giỏ hàng được cập nhật liên tục theo thời gian thực. Nhờ đó hoạt động bán hàng trở nên đơn giản hơn. Nhân viên chủ động trong việc tư vấn và hỗ trợ khách hàng. Ngoài ra, dữ liệu liên quan đến dòng tiền được cập nhật liên tục. Hệ thống tự động thông báo tiến độ thanh toán của từng khách hàng để thúc đẩy quá trình thanh toán. 

Tiết kiệm chi phí, nguồn lực

Với các hoạt động thông thường trước đây của các công ty bất động sản, khối lượng công việc khổng lồ sẽ khiến cho các nhân viên mất nhiều thời gian hơn. Tuy nhiên, khi sử dụng phần mềm quản lý thì yếu tố này sẽ được loại bỏ hoàn toàn. Các công ty bất động sản sẽ không cần thuê nhiều nhân viên mà các hoạt động vẫn được diễn ra một cách bình thường, nhờ đó tiết kiệm thêm cho công ty một khoản phí lớn.

Bảo mật thông tin kinh doanh

Sức cạnh tranh từ thị trường kinh doanh bất động sản vô cùng lớn. Vì vậy việc bảo mật thông tin là yêu cầu tiên quyết nhất. Vì vậy các phần mềm bất động sản được thiết kế để dễ dàng phân quyền và bảo mật thông tin nhân viên, khách hàng, dữ liệu kinh doanh. Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp chỉ được truy cập một phần thông tin ứng với chức vụ và quyền hạn của mình. Các thông tin về khách hàng được bảo mật giữa các nhân viên kinh doanh. Chỉ nhân viên chăm sóc và quản lý mới được theo dõi thông tin khách hàng.

Kiểm soát tất cả biểu mẫu đơn giản 

Đặc thù của ngành bất động sản là gồm nhiều giấy tờ, hợp đồng, biểu mẫu khác nhau. Một số giấy tờ quan trọng như phiếu đặt cọc, giữ chỗ, hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, phụ lục hợp đồng… Chính vì vậy việc quản lý dễ gặp tình trạng nhầm lẫn, sai sót. Khi sử dụng hệ thống phần mềm BĐS, mỗi hợp đồng, biểu mẫu sẽ được quản lý với một mã riêng. Khi cần truy xuất thông tin, người dùng chỉ cần nhập mã hợp đồng, hệ thống tự động trả về đầy đủ các thông tin. Quá trình này vừa diễn ra nhanh chóng vừa giảm tải được khối lượng công việc cho bộ phận admin. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng hạn chế việc lưu trữ quá nhiều biểu mẫu, hợp đồng.

Lợi ích khi cài đặt phần mềm quản lý dự án bất động sản

Nếu như chỉ đọc đến cái tên phần mềm quản lý bất động sản thì nhiều người sẽ nghĩ đây cũng chỉ là một trong số những ứng dụng công nghệ hỗ trợ công tác quản trị doanh nghiệp khác. Tuy nhiên, trên thực tế, nếu biết các khai thác toàn diện các tính năng của phần mềm, bạn sẽ thu về được nhiều lợi ích không tưởng. Dĩ nhiên là điều này bao gồm việc cung cấp quyền lợi cho nhiều mô hình kinh doanh.

Đối với mô hình kinh doanh cá nhân và quản lý bất động sản

Phần mềm quản lý bất động sản chính là công cụ hữu ích để giúp các công ty quản lý bất động khai thác hai nguồn tài nguyên chính là nhân sự và khách hàng. Bởi lẽ, ứng dụng AI này không chỉ thu thập thông tin con người trên nhiều nền tảng khác nhau mà nó còn phân loại dữ liệu vô cùng chính xác. Từ đây, khi nhìn vào luồng dữ liệu, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm ra nhân tố phù hợp với vị trí đang tuyển dụng. Đồng thời cho biết ai là người đang có nhu cầu tìm mua bất động sản và tiêu chí chọn dự án của họ ra sao. Mặt khác hầu hết các phần mềm quản lý kinh doanh bất động sản hiện nay đều có nhiều hơn một công dụng. Theo đó, bên cạnh khả năng thu thập và phân tích dữ liệu, phần mềm quản lý bất động sản còn là có thể thực hiện công việc kiểm tra an ninh bằng cách xác minh thông tin cá nhân của những người thuê nhà, mua nhà…

Đối với chủ đầu tư tại các cao ốc, chung cư

Phần mềm quản lý kinh doanh bất động sản sử dụng cho đối tượng này thường được yêu cầu nhiều hơn so với nhóm mô hình kinh doanh cá nhân và quản lý. Tuy nhiên, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, mọi vấn đề dường như đều được giải quyết ổn thỏa. Bởi lẽ, khi cài đặt phần mềm quản lý bất động sản, doanh nghiệp sẽ được trải nghiệm hàng loạt các lợi ích tuyệt vời như:

• Giảm chi phí và mở rộng biên lợi nhuận tối đa: Với khả năng đồng bộ hóa với các phần mềm khác mà công ty đang sử dụng, toàn bộ nhân viên từ nhân sự, hành chính, chăm sóc khách hàng, nghiên cứu và tiếp thị thị trường… có thể chủ động check chéo công việc cho nhau. Từ đó, giảm thiểu tối đa quy trình làm việc truyền thống mà hiệu quả vận hành lại cao hơn.
• Nhắc nhở chăm sóc và bảo trì cơ sở vật chất: Việc thu hồi vốn và nâng cao giá trị tài sản sẽ được nâng lên rõ ràng nếu doanh nghiệp biết cách khắc phục những sai sót “đúng chỗ, đúng thời gian”. Và với nguyên lý hoạt động tự tìm sai sót, nhắc nhở lịch bảo trì của phần mềm quản lý bất động sản thì công việc này sẽ không bao giờ bị lãng quên hay gặp khó khăn.
• Tăng mức độ uy tín: Có thể bạn chưa biết, ứng dụng này còn có nhiệm vụ đặc thù đó là dự trù các dự án rủi ro và trường hợp đầu tư xấu. Chính nhờ ưu điểm đặc biệt này, các chủ đầu tư có thể đưa ra những lời tư vấn chi tiết nhất. Điều này góp phần không nhỏ trong việc tạo ra uy tín cũng như tính chuyên nghiệp trong lòng khách hàng.

Top 5 phần mềm bất động sản hàng đầu hiện nay 

Phần mềm Cloudify RES

Thế mạnh của phần mềm quản lý bất động sản Cloudify RES là được phát triển và triển khai theo công nghệ Cloud-Based tiên tiến nhất. Đi cùng với đó là sự tiện ích của khả năng online mọi lúc, mọi nơi chỉ với một thiết bị di động. Ngoài ra, phần mềm còn sở hữu những tính năng chuyên sâu nhưng lại được hiển thị, báo cáo một cách logic và dễ hiểu. Các chủ đầu tư, môi giới bất động sản và cả những nhà quản lý bất động sản cũng có thể dựa vào đây để có thể:

• Quản lý dễ dàng dự án dễ dàng, giảm đến 30% thời gian cần phải trao đổi công việc.
• Phân loại theo từng sàn, đội nhóm kinh doanh rõ ràng.
• Liên kết dữ liệu của các sàn và cộng tác viên chỉ với một nền tảng suy nhất
• Báo cáo gần như chính xác tuyệt đối từng hành vi của mỗi nhóm khách hàng. Từ đây, đội ngũ marketing có thể sớm đưa ra chiến dịch phù hợp.
• Quản lý toàn bộ các hồ sơ liên quan như hợp đồng mua bán, chính sách chiết khấu, tình trạng cấp sổ đỏ…

Tham khảo: Phần mềm quản lý bất động sản Cloudify RES

Phần mềm RingCentral Office

Với RingCentral Office của RingCentral MVP, người sử dụng có thể thu gọn nguồn liên hệ khách hàng trên một ứng dụng duy nhất. Điều này được hiểu đơn giản là, dù tất cả các khách hàng đang kết nối với doanh nghiệp, cho dù là qua nhắn tin, gọi điện hay email thì cuối cùng đều đổ về RingCentral Office. Điều này giúp theo dõi đơn hàng dễ dàng hơn rất nhiều, bởi bạn sẽ không cần phải cài đặt quá nhiều app hoặc sử dụng nhiều thiết bị khác nhau trong lúc làm việc. 

Phần mềm OpenOpen

Điểm mạnh của OpenOpen là nhà phát triển cho phép bạn dùng thử miễn phí trong vòng 30 ngày. Đây là một trong những lý do chính khiến nhiều đơn vị tìm đến OpenOpen. Bởi sau thời gian sử dụng miễn phí, hầu hết các chức năng của phần mềm đều đã được bạn sử dụng thành thạo. Và đã quen với cái cũ rồi thì chắc chắn bạn sẽ ngần ngại tiếp cận cái mới.

Phần mềm Landsoft

Với hơn 17 năm phát triển, phần mềm quản lý bất động sản Landsoft đang ngày càng vững chắc trên chặng đường cung cấp phần mềm quản lý dự án bất động sản. Đặc biệt, nhà phát hành này còn đưa ra hai demo cho 2 nhóm mô hình kinh doanh quản lý và vận hành bất động sản cho người dùng trải nghiệm. Tuy nhiên, điểm yếu không thể tích hợp cùng các phần mềm quản lý doanh nghiệp của Landsoft sẽ là điểu mà bạn cần cân nhắc khi cài đặt.

Phần mềm Dotloop

Dotloop không đơn thuần là một phần mềm bất động sản. Hơn thế nữa, đây còn là một ứng dụng quản lý hợp đồng và chữ ký điện tử được thiết kế dành riêng cho các chủ đầu tư/ sàn giao dịch bất động sản. Với công nghệ này, bạn có thể chỉnh sửa cũng như soạn hợp đồng nhanh nhất và duyệt chúng ở bất kỳ đâu. Phần mềm quản lý bất động sản là một trong những công cụ hữu ích cho doanh nghiệp hiện nay. Thông qua bài viết này Cloudify hy vọng bạn hiểu rõ hơn về giải pháp này và tham khảo một số nhà cung cấp phù hợp. Cloudify là một trong những đơn vị cung cấp phần mềm bất động sản toàn diện nhất hiện nay có cả phiên bản trên điện thoại di động. Bạn có thể tham khảo về giải pháp bằng cách liên hệ qua website Cloudify.vn hoặc hotline 1900 866 695.