Các công ty lớn và vừa hầu hết đã áp dụng các phần mềm quản lý để tăng tốc quy trình, tiết kiệm chi phí. Bên cạnh đó, vẫn còn rất nhiều công ty nhỏ đang đắn đo trong việc đầu tư các phần mềm quản lý nhân sự bởi nguồn vốn hạn chế, số lượng lao động không quá nhiều. Để giải quyết lo lắng, các nhà cung cấp đã tung ra những phần mềm quản lý nhân sự miễn phí, đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, phần mềm miễn phí có phải lúc nào cũng phù hợp với doanh nghiệp nhỏ? Không nên sử dụng phần mềm miễn phí khi nào? Đây chính là nội dung mà Cloudify muốn chia sẻ thông qua bài viết này.

Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí có gì?

Ngày càng có nhiều công ty tham gia “cuộc đua” cung cấp các phần mềm quản lý. Những phần mềm ra đời ngày càng được phát triển thêm nhiều tính năng và công dụng tiện lợi. Phần mềm quản lý cũng theo đó mà xuất hiện ngày càng nhiều và trở nên phổ biến với các doanh nghiệp quy mô nhỏ mặc dù nó còn nhiều điểm hạn chế. Sau đây, để giúp nhà quản trị nhân lực có cái nhìn khách quan hơn, chúng tôi xin nêu ra một số ưu nhược điểm nổi bật của các phần mềm quản lý nhân sự miễn phí.

Ưu điểm của phần mềm quản lý nhân sự miễn phí

Các phần mềm miễn phí sẽ có các chức năng cơ bản sau:

• Hiển thị thông tin nhân viên công ty
• Theo dõi nghỉ phép, năng suất làm việc mỗi ngày
• Giao tiếp, trò chuyện cùng các phòng ban thông qua phần mềm
• Tìm kiếm, truy vấn thông tin dễ dàng
• Chấm công tự động
• Hỗ trợ nhập liệu từ excel và ngược lại
• Cho phép gửi bảng lương, bảng chấm công qua email

Nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự miễn phí

Bên cạnh những ưu điểm, các phần mềm quản lý miễn phí còn có rất nhiều điểm hạn chế:

• Giới hạn dung lượng, người sử dụng
• Không có các chức năng nâng cao như: đánh giá, đào tạo,…
• Rất ít phần mềm có tích hợp chức năng phân quyền
• Mức độ bảo mật kém đòi hỏi doanh nghiệp phải lưu trữ dữ liệu đề phòng
• Không được bảo hành, hỗ trợ từ nhà cung cấp

Tham khảo thêm: phần mềm quản lý nhân sự Cloudify HRM

Không nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí khi nào?

Các phần mềm miễn phí ra đời ngày càng nhiều khiến cho một số doanh nghiệp dần thấy hoài nghi về các chức năng mà nó mang lại. Suy nghĩ đó hoàn toàn không chính xác vì trong thực tế, các phần mềm quản lý nhân sự miễn phí vẫn đang được sử dụng và giúp ích rất nhiều cho các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, bởi vì những rủi ro ẩn chứa trong các phần mềm miễn phí mà rất nhiều chuyên gia đã khuyên doanh nghiệp không nên sử dụng.

Vậy doanh nghiệp không nên dùng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí khi nào? 

Khi công ty đang muốn mở rộng quy mô

Khi quy mô doanh nghiệp mở rộng, số lượng lao động tăng dần lên, người quản trị sẽ không thế quản lý hết được. Các phần mềm miễn phí cũng không đủ chức năng để xử lý được lượng dữ liệu khổng lồ. 

Đây chính là lúc doanh nghiệp nên bỏ qua phần mềm miễn phí và đầu tư vào một phần mềm quản lý đầy đủ tính năng hơn. Lời khuyên của chúng tôi đó là doanh nghiệp nên đầu tư càng sớm càng tốt vì triển khai phần mềm khi quy mô còn nhỏ sẽ dễ dàng hơn. Sự thống nhất từ trước sẽ làm cơ sở để khi mở rộng quy mô, doanh nghiệp sẽ không mất nhiều thời gian làm quen nữa.

Doanh nghiệp nhỏ có số lao động từ 50 người trở lên

50 người không phải con số quá lớn nhưng để quản lý được hết số lượng này, người quản trị cũng tốn kém không hề ít thời gian và công sức. Các phần mềm quản lý nhân sự khi này cũng chỉ có thể làm được những thao tác cơ bản, còn việc đánh giá, phân tích vẫn phải qua tay người quản lý. 

Các phần mềm quản lý có trả phí của những nhà cung cấp uy tín không chỉ giúp nhà quản trị giải quyết các vấn đề về nhân lực như: xử lý lượng lớn thông tin, đánh giá năng suất làm việc… mà còn tăng tốc quản trị doanh nghiệp lên đến 80% so với trước đây.

Công ty có nhiều chi nhánh

Có thể số lượng nhân viên trong công ty không quá lớn, nhưng số chi nhánh công ty từ hai trở lên đã khiến cho việc quản lý nhân sự khó gấp nhiều lần. Các phần mềm miễn phí chưa chắc đã quản lý, cập nhật dữ liệu đồng bộ trên cùng một hệ thống. Nếu phần mềm không thể quản lý đồng bộ, việc sử dụng phần mềm quản lý miễn phí cũng chẳng khác sử dụng sổ sách hay excel là bao.

Quản trị nhân lực luôn là bài toán khó gây đau đầu cho các chủ doanh nghiệp từ quy mô nhỏ đến lớn. Hiểu được nỗi lo đó, rất nhiều phần mềm quản lý nhân lực miễn phí đã ra mắt và với mức chi phí không đồng, các phần mềm này được rất nhiều công ty sử dụng. Tuy các phần mềm miễn phí cũng có các chức năng cơ bản về quản trị nhân lực, nhưng xét về lâu dài và các lợi ích lẫn rủi ro mà nó mang lại, phần mềm có trả phí vẫn được khuyên đầu tư hơn.

Là một trong những doanh nghiệp dẫn đầu trong phát triển phần mềm quản lý nhân sự, Cloudify tự tin và luôn mong muốn được đồng hành cùng doanh nghiệp. Liên hệ với chúng tôi qua Cloudify.vn để được trải nghiệm phần mềm hoàn toàn miễn phí.

Tham khảo thêm:

Phần mềm quản lý nhân sự – Đâu là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp?

Gợi ý 3 mô hình quản lý nhân sự phổ biến nhất dành cho doanh nghiệp