Hoạt động kế toán trong doanh nghiệp luôn luôn phải chính xác nhất có thể bởi nó liên quan trực tiếp tới vấn đề quản lý tài chính của công ty. Thông qua bảng kế toán, chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt được sự biến động và thực trạng nguồn tài chính của công ty. Để làm được điều đó thì việc hiểu về hệ thống tài khoản kế toán là rất cần thiết. Vậy hệ thống này là gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết ngày hôm nay của Cloudify nhé.

Định nghĩa hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán (tên tiếng anh là Account system) là một tập hợp các tài khoản kế toán được sử dụng để ghi chép, phản ánh tình trạng và sự biến động của đối tượng hạch toán kế toán.

Nhà nước đã ra quy định cụ thể về bảng hệ thống tài khoản kế toán và được áp dụng đồng bộ cho các doanh nghiệp tại Việt Nam. Ý nghĩa của ký hiệu tài khoản:

– Số đầu tiên chỉ loại tài khoản.

– Hai số đầu tiên thể hiện nhóm tài khoản. Ví dụ: tài khoản có hai số đầu là 15 (TK 15x) chỉ tài khoản thuộc nhóm TK “Hàng tồn kho”.

– Số thứ ba chỉ tài khoản cấp 1 thuộc nhóm được phản ánh. Ví dụ: TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”.

– Số thứ 4 (nếu có) chỉ tài khoản cấp 2 thuộc tài khoản được phản ánh bằng 3 số đầu. Ví dụ: TK 1521 “Vật liệu chính”.

Các loại tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán

Dưới đây là bảng tài khoản kế toán:

Loại 1 – Tài sản lưu động.

• Nhóm 1 – Tiền.
• Nhóm 2 – Tài sản tài chính và đầu tư ngắn hạn.
• Nhóm 3 – Tài sản trong thanh toán.
• Nhóm 4 – Các khoản tạm ứng, chi phí trả trước.
• Nhóm 5 – Hàng tồn kho.
• Nhóm 6 – Chi sự nghiệp.

Loại 2 – Tài sản cố định và đầu tư dài hạn.

• Nhóm 1 – Tài sản cố định.
• Nhóm 2 – Các khoản đầu tư dài hạn.

Loại 3 – Nợ phải trả.

Loại 4 – Nguồn vốn chủ sở hữu.

Loại 5 – Doanh thu.

Loại 6 – Chi phí sản xuất, kinh doanh.

Loại 7 – Thu nhập hoạt động khác.

Loại 8 – Chi phí hoạt động khác.

Loại 9 – Xác định kết quả kinh doanh.

Loại 0 – Các tài khoản ngoài bảng.

Có thể coi đây là bảng nguyên lý kế toán, bởi khi sử dụng bảng này có thể giúp bạn lập báo cáo, và đồng thời đây là nền tảng để tạo ra bảng cân đối tài chính, cân đối kế toán,…

Định khoản hệ thống tài khoản kế toán

Bảng định khoản kế toán để giúp xác định phân loại tài khoản vào các bên Nợ và Có với số tiền cụ thể của mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Nguyên tắc để thực hiện một định khoản:

• Bên Nợ ghi trước, bên Có ghi sau.
• Tổng bên Nợ = Tổng bên Có (tính tổng số tiền của các tác tài khoản ở mỗi bên).
• Chỉ có thể tách định khoản phức tạp thành nhiều định khoản đơn.
• Số dư có thể có ở cả 2 bên.
• Việc ghi Nợ là số tiền được thực hiện ở bên Nợ. Ghi Có là ghi số tiền được thực hiện ở bên Có.

Định khoản tài khoản: 

• Tài khoản có đầu 1, 2, 6, 8 có tính chất Tài Sản: Tăng bên Nợ – giảm bên Có.
• Tài khoản đầu 3, 4, 5, 7 có tính chất Nguồn Vốn: Tăng bên Có – giảm bên Nợ.
• Tài khoản đặc biệt:
  • Hao mòn tài sản cố định  214: Tăng bên Có, giảm bên Nợ.
  • Các khoản giảm trừ doanh thu 521: Tăng bên Nợ, giảm bên Có.

Ghi nhớ và định khoản các loại tài khoản thường khá phức tạp, đòi hỏi người thực hiện nhớ rất nhiều mục khác nhau và đồng thời dễ xảy ra nhầm lẫn. Nhưng hiện nay với sự giúp đỡ của công nghệ, việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán đã trở nên đơn giản hơn. Ví dụ: Khi doanh nghiệp sử dụng giải pháp phần mềm kế toán tự động Cloudify, hệ thống có đầy đủ chức năng kế toán tổng hợp trực tiếp giúp quản lý công nợ, quản lý dòng tiền… . Như vậy, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả làm việc hơn, giảm áp lực khi thực hiện hoạt động kế toán. Nếu doanh nghiệp bạn đang cân nhắc cải thiện hiệu suất làm việc, hãy thử tìm kiếm các giải pháp công nghệ trong hệ sinh thái Cloudify để trải nghiệm và tìm được giải pháp phù hợp nhất với công ty bạn.

Quy định Nhà Nước Việt Nam về hệ thống tài khoản kế toán

Một trong những quy định của Nhà Nước về hoạt động kế toán đã được ban hành là hệ thống chuẩn mực kế toán. Hệ thống này là tập hợp những nguyên tắc, các yêu cầu cơ bản để hướng dẫn người làm kế toán nhận thức, ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức.

Doanh nghiệp cần liên tục cập nhật các thông tin chuẩn mực kế toán vì những lý do sau:

• Minh bạch: Các thông tin báo cáo tài chính của doanh nghiệp được trình bày minh bạch công khai.
• Thu hút đầu tư.
• Quy chuẩn trình bày: Việc có chuẩn mực kế toán là tiêu chuẩn chung để các doanh nghiệp trình bày báo cáo, thuận tiện trong quá trình kiểm soát.

Lời kết

Một lần nữa Cloudify xin nhắc lại: Hệ thống tài khoản kế toán là bước cơ bản cần ghi nhớ trong quá trình thực hiện nghiệp vụ kế toán báo cáo tài chính nói chung và quản lý tổng thể doanh nghiệp nói riêng. Ngoài ra còn rất nhiều các hoạt động quan trọng khác trong doanh nghiệp mà Cloudify tổng hợp và có những viết bài riêng trên trang chủ. Bạn hãy cập nhật Cloudify.vn thường xuyên để không bỏ lỡ thông tin cần thiết cho doanh nghiệp của bạn nhé.