Khâu nhập hàng nguyên vật liệu luôn xuất hiện khi một doanh nghiệp muốn kinh doanh sản xuất. Các đơn đặt hàng được tạo ra để giúp doanh nghiệp xác định được các thông tin cần thiết nhất trong quá trình mua bán. Hãy cùng Cloudify tìm hiểu các thông tin liên quan tới mẫu đơn đặt hàng mới nhất năm 2021 nhé.

Đơn đặt hàng là gì?

Đơn đặt hàng là mẫu văn bản được dùng khi một cá nhân hoặc doanh nghiệp có nhu cầu cần đặt hàng mua hàng hóa với số lượng cụ thể. Bạn sử dụng mẫu đơn đặt hàng khi yêu cầu số lượng sản phẩm lớn, thời gian giao hàng đúng hạn và có thêm các yêu cầu về chất lượng hàng hoá dịch vụ.

Đơn đặt hàng có giá trị về mặt pháp khi và chỉ khi đơn này được cả 2 bên chấp nhận và có các con dấu, chữ ký của 2 công ty.

Nội dung trong mẫu đơn đặt hàng

Trong form đơn đặt hàng sẽ bao gồm các nội dung chính sau:

• Tên của bên bán, bên mua.
• Tên hàng, số lượng, đơn giá, loại tiền.
• Thời gian và điều kiện giao hàng.
• Điều kiện thanh toán, thời gian thanh toán.
• Chữ ký của bên bán và bên mua.

Tuỳ từng công ty và yêu cầu đặc thù, mẫu đơn đặt hàng có thể có những sự thay đổi khác nhau. Nhưng chắc chắn không thể thiếu được những nội dung bắt buộc phía trên. Bởi đó là những nội dung cơ bản nhất của đơn đặt hàng.

Mẫu đơn đặt hàng cơ bản 

ĐƠN ĐẶT HÀNG

Số: …..

 

Kính gửi: Công ty …..

 

Công ty: ….. có nhu cầu đặt hàng tại Quý công ty theo mẫu yêu cầu.

 

Nội dung đặt hàng như sau:

 

STT	TÊN MẶT HÀNG	ĐƠN VỊ TÍNH	SỐ LƯỢNG	ĐƠN GIÁ	THÀNH TIỀN

 

Tổng cộng: ……………….

 

Thời gian giao hàng: …………………..

 

Địa điểm giao hàng: …………………..

 

Phương thức thanh toán:

 

– Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản .

 

– Thanh toán 50% giá trị hợp đồng, 50% còn lại sẽ được thanh toán sau khi giao hàng.

 

…, ngày … tháng … năm …

 

GIÁM ĐỐC CÔNG TY

Viết đơn đặt hàng bằng excel

Hiện nay, mẫu đơn đặt hàng excel đang được phổ biến nhiều hơn bởi tính tiện lợi của bảng tính. Khi thực hiện trên excel bảng kê thông tin hàng hoá số lượng sẽ chi tiết, dễ dàng nhìn được tổng thể và tự động tính tổng số lượng hàng hoá, thành tiền cho cả 2 bên dễ dàng kiểm tra xác minh. Các thông tin bên trong mẫu đơn đặt hàng bằng excel hay văn bản không khác nhau, bạn chỉ thay đổi hình thức một chút để đơn đặt hàng trên excel để dễ nhìn hơn.

Xem thêm: Quản lý hàng tồn kho là gì ? 8 kỹ thuật quản lý phổ biến năm 2021

Lưu ý khi viết thông tin trên mẫu đơn đặt hàng

Tạo lập đơn đặt hàng không hề khó, nhưng doanh nghiệp cần lưu ý đến những vấn đề sau:

• Thông tin đầy đủ: Các thông tin cơ bản bắt buộc trong đơn đặt hàng phải được điền đầy đủ. Số lượng, đơn giá, thành tiền, thời gian và địa điểm giao hàng là những thông tin quan trọng cần được điền đủ.
• Danh sách hàng hóa: Các thông tin như tên mặt hàng, số lượng tổng thể và chi tiết từng loại mặt hàng, đơn giá càng được ghi chi tiết càng tiết kiệm được thời gian hai bên làm việc và tránh sai sót.
• Thông tin địa địa và thời gian giao hàng: Lý do thông tin này được ghi rõ ràng để tránh mất thời gian giao nhận của cả hai.
• Phương thức thanh toán: Cách thức thanh toán sẽ phụ thuộc vào thoả thuận của hai bên giao nhận từ trước đó. Có nhiều cách thanh toán để cả hai lựa chọn.
• Hai bản đơn giao hàng: Bên giao và bên nhận mỗi bên sẽ giữ một bản đơn đặt hàng. Điều này để đảm bảo tính minh bạch và quyền lợi của hai bên. Khi giao hàng, bên nhận phải ký xác nhận đã tiếp nhận đơn hàng.

  

Tầm quan trọng của mẫu đơn đặt hàng

Trong chuỗi cung ứng đơn đặt hàng là điểm xuất phát đầu tiên và rất quan trọng. Việc đặt hàng có thể gây ra ảnh hưởng tới toàn bộ tất cả các quá trình về sau. Các vấn đề điển hình có thể xảy ra nếu không có đơn đặt hàng như thời gian cung ứng không khớp với thời gian sản xuất, số lượng hàng hóa giao không đủ,… Việc lên thời gian để kịp thời gửi mẫu đơn đặt hàng đúng và chính xác cần kết hợp với cả các vấn đề quản lý kho. 

Doanh nghiệp cần xác định thời gian, các công việc cần làm để các thông tin điền vào đơn đặt hàng đúng. Hiện nay, trên thị trường có nhiều giải pháp công nghệ tích hợp đặt hàng, nhập kho tự động giúp doanh nghiệp kiểm kê lượng hàng hóa trong kho, tính toán thời gian sản xuất dự kiến để tự động lên đề xuất đơn đặt hàng hợp lý và kịp thời. Doanh nghiệp có thể tham khảo ứng dụng vào quy trình hoạt động, từ đó tăng hiệu suất làm việc giảm thiểu tối đa sai sót trong việc kiểm kê và lên thời gian để đặt hàng hợp lý.

Xem ngay: Phần mềm quản lý kho toàn diện Cloudify WMS

Lời kết

Cloudify hy vọng với bài viết trên, bạn và doanh nghiệp có các thông tin cần thiết về mẫu đơn đặt hàng online chuẩn và mới nhất năm 2021. Mọi yêu cầu tư vấn thêm thông tin về các giải pháp phần mềm, bạn vui lòng liên hệ Cloudify để được hỗ trợ tốt nhất. Bạn đừng quên cập nhật những thông tin mới nhất trên blog của cloudify mỗi ngày nhé.