Quản lý kho hàng là một trong những công việc quan trọng trong tất cả doanh nghiệp. Việc lưu kho và bảo quản hàng tồn kho có tác động đến mọi thứ, từ việc thu mua nguyên liệu thô và quản lý hàng tồn kho đúng cách cho đến việc gửi đơn đặt hàng đến người tiêu dùng đúng thời hạn. Mặc dù các nguyên tắc lưu kho không thay đổi nhiều trong những năm qua, nhưng các giải pháp quản lý kho bãi đã phát triển rất nhiều. Vậy bạn đã biết lưu kho là gì? Các chi phí để lưu kho gồm những khoản nào? Hãy cùng xem bài viết dưới đây của Cloudify nhé!

Lưu kho là gì?

Lưu kho là hành động giữ các mặt hàng để bán hoặc phân phối cho đại lý nhỏ hơn. Trong khi một công ty nhỏ, các mặt hàng thường được lưu trữ tại nhà, hầm hoặc nhà để xe, thì các doanh nghiệp lớn hơn thường sở hữu hoặc thuê kho dành riêng cho việc lưu trữ hàng hóa. Việc doanh nghiệp thuê kho ngoài để lưu trữ hàng hóa đã tạo ra một loại hình dịch vụ cho thuê mới: dịch vụ lưu kho.

Các nhà kho lưu giữ mọi thứ một cách an toàn và bảo mật một cách có trật tự, cho phép quản lý theo dõi hàng hóa được lưu trữ ở đâu, khi nào chuyển đến, tồn kho bao lâu và số lượng bao nhiêu.

Việc nhập kho có thể được thực hiện tại nhà đối với các doanh nghiệp nhỏ cho đến khi vượt quá khả năng lưu trữ của nhà kho. Tại thời điểm đó, công ty phải thuê không gian lưu trữ, thuê nhà kho hoặc thuê 3PL (dịch vụ logistic từ bên thứ 3) để lưu trữ hàng hóa của họ.

Tham khảo: Vòng quay hàng tồn kho là gì? Bật mí cách tối ưu hàng tồn kho

Chi phí lưu kho là gì?

Phí lưu kho tiếng anh là carrying costs & container hay container, là số tiền phát sinh do lưu trữ hàng tồn kho. Chi phí có thể là tiền trực tiếp hoặc gián tiếp chi cho việc lưu kho hàng hoá .

Chi phí lưu giữ hàng tồn kho là tổng tất cả các chi phí liên quan đến việc lưu trữ hàng tồn kho chưa bán được. Chi phí lưu giữ hàng tồn kho được tính như một phần của tổng chi phí hàng tồn kho trong một chuỗi cung ứng. Chi phí bao gồm kho bãi, bảo hiểm, nhân công, vận chuyển, khấu hao, hao hụt hàng tồn kho, hàng tồn kho bị hư hỏng hoặc lỗi thời và chi phí cơ hội.

Các loại chi phí lưu kho hiện nay

Chi phí vốn

Chi phí vốn là yếu tố cấu thành chi phí lưu kho lớn nhất mà doanh nghiệp phải gánh chịu. Nó bao gồm tiền lãi cộng thêm và giá vốn đầu tư vào hàng tồn kho. Giá vốn luôn được biểu thị bằng tỷ lệ phần trăm của tổng giá trị hàng tồn kho đang được nắm giữ. Ví dụ, nếu một công ty báo cáo rằng chi phí vốn của họ là 30% tổng chi phí tồn kho và tổng hàng tồn kho trị giá 8.000 đô la, thì chi phí vốn của công ty là 2.400 đô la.

Chi phí dịch vụ hàng tồn kho

Chi phí dịch vụ kiểm kê bao gồm phần mềm CNTT, ứng dụng, thuế và bảo hiểm. Chi phí bảo hiểm của công ty phụ thuộc vào loại hàng hóa tồn kho và mức độ tồn kho. Mức tồn kho là lượng hàng tồn kho mà công ty có để thực hiện các đơn đặt hàng của mình — mức tồn kho cao giúp đáp ứng nhu cầu của khách hàng dễ dàng hơn. Lượng hàng tồn kho cao làm tăng phí bảo hiểm và thuế cao hơn, làm tăng tổng chi phí dịch vụ hàng tồn kho.

Chi phí rủi ro hàng tồn kho

Việc lưu trữ hàng tồn kho luôn đi kèm với rủi ro. Chi phí rủi ro về hàng tồn kho bao gồm sự hao hụt của hàng tồn kho (thất thoát sản phẩm vì các yếu tố khác ngoài việc bán hàng), trộm cắp và lỗi hành chính (chẳng hạn như thất lạc hàng hóa, lỗi trong quá trình vận chuyển hoặc cập nhật hệ thống muộn). Một yếu tố rủi ro khác là sự suy giảm giá trị sản phẩm: nếu các mặt hàng được lưu trữ quá lâu trong kho, giá trị của chúng có thể giảm xuống một phần nhỏ so với giá trị ban đầu.

Chi phí không gian lưu trữ

Chi phí không gian lưu trữ bao gồm tiền thuê nhà kho trả cho các sản phẩm của bạn, điều hòa không khí, máy điều hòa nhiệt độ, ánh sáng, vận chuyển và các chi phí khác liên quan đến nhà kho. Chi phí này có thành phần cố định và thành phần biến đổi. Tiền thuê là một khoản chi phí cố định, trong khi chi phí xử lý nguyên vật liệu sẽ thay đổi liên tục dựa trên nhu cầu và số lượng sản phẩm dự trữ.

5 Cách để giảm chi phí lưu kho

Giảm thiểu hàng tồn kho

Mặc dù đại dịch covid-19 đã để lại những rủi ro của chiến lược tồn kho đúng lúc, nhưng các công ty vẫn thường giữ quá nhiều hàng dự trữ hoặc không có sản phẩm. Bắt đầu bằng cách theo dõi một loạt các chỉ số hiệu suất chính (KPI) của hàng tồn kho sẽ giúp bạn đánh giá từng đơn vị lưu kho SKU (stock-keeping unit), để xác định xem SKU có xứng đáng có một vị trí trong cửa hàng hoặc nhà kho hay không, sau đó giúp quyết định số lượng thích hợp để giữ lại.

Mặc dù dự báo chính xác là rất quan trọng, nhưng phần mềm cũng cảnh báo người mua khi đã đến lúc đặt hàng lại và đề xuất số lượng cần mua. Sẽ mất thời gian thử nghiệm để đạt được số dư phù hợp, nhưng điều đó rất đáng giá khi mức tồn kho được tối ưu hóa giúp tiết kiệm rất nhiều tiền.

Tăng tốc thời gian luân chuyển hàng tồn kho

Tăng tỷ lệ lượng hàng đã bán là một cách hiệu quả khác để giảm chi phí lưu giữ hàng tồn kho, vì điều đó có nghĩa là các mặt hàng sẽ không ở trên kệ trưng bày quá lâu.

Tính toán tỷ lệ lượng hàng đã bán của bạn bằng công thức sau:

Tỷ lệ lượng hàng đã bán = (# đơn vị đã bán trong kỳ / # đơn vị nhận được vào đầu kỳ) x 100

Xem xét hiệu suất của tất cả các sản phẩm hàng tháng để xem liệu chúng có bán được với tỷ lệ mong đợi hay không. Nếu doanh thu cao hơn hoặc thấp hơn dự kiến, hãy điều chỉnh cho phù hợp. Một lần nữa, các dự báo chính xác sẽ giảm thiểu lượng hàng tồn kho dư thừa đang chiếm chỗ trong kho và bị giảm giá trị.

Khả năng diễn giải các xu hướng kinh doanh và thị trường cũng sẽ cải thiện tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho của bạn. Khi các công ty nhận thấy mình tiêu thụ hàng tồn kho quá chậm, họ sẽ tổ chức các chương trình khuyến mại và mua hàng theo combo,… để giải quyết vấn đề hàng lưu kho lâu.

Thiết kế lại nhà kho

Các doanh nghiệp thường không tận dụng tối đa không gian mà họ có. Bạn có thể ngạc nhiên bởi những thay đổi đáng kể đối với nhà kho hoặc cửa hàng có thể làm giảm chi phí lưu giữ hàng hóa như thế nào. Các chỉnh sửa có thể bao gồm việc sử dụng các thùng chứa để lưu trữ hiệu quả hơn, thêm giá đỡ để tăng không gian thẳng đứng hoặc đặt các mặt hàng phổ biến ở vị trí trung tâm. Tất cả các phương pháp này có thể giảm chi phí nhân công và lưu trữ.

Ngoài ra, việc thiết kế lại nhà máy sản xuất hoặc nhà kho cũng có thể làm giảm khả năng hàng tồn kho không được chú ý gây giảm vốn, khấu hao, lỗi thời, tăng chi phí bảo hiểm và thuế.

Mua phần mềm Quản lý hàng tồn kho

Công nghệ đóng vai trò trung tâm trong việc cung cấp cho các nhà quản trị trong chuỗi cung ứng khả năng hiển thị hàng tồn kho mà họ cần để đưa ra các quyết định thông minh. Phầm mềm kiểm kê kho (WMS), tức là hệ thống cập nhật theo thời gian thực, đây là giải pháp lý tưởng vì nó cung cấp thông tin liên tục theo thời gian thực về mức độ tồn kho . Giải pháp này giúp chúng ta đạt được sự cân bằng lý tưởng cho hàng tồn kho. Và phần mềm này giúp nhân viên có thời gian cho các đơn đặt hàng mới và theo dõi các chỉ số như vòng quay hàng tồn kho và khối lượng bán hàng.

Một hệ thống quản lý kho hàng (WMS) là có thể làm cho việc thực hiện và sử dụng hàng tồn kho nhanh hơn và hiệu quả hơn về chi phí.

Tham khảo: Phần mềm quản lý kho WMS trên mobile

Thương lượng lại với Nhà cung cấp / Khách hàng

Một phương pháp khác để giảm thiểu chi phí lưu kho là thương lượng lại các thỏa thuận với các nhà cung cấp hoặc khách hàng của bạn. Đảm bảo rằng bạn không phải gánh chịu nhiều rủi ro và chi phí không thể tránh khỏi trước khi khách hàng mua những mặt hàng này.

Ví dụ, cấu trúc hợp đồng với nhà cung cấp để họ chịu trách nhiệm về thiệt hại, trộm cắp hoặc chi phí hành chính trong khi hàng hóa thuộc quyền sở hữu của họ.

Dịch vụ cho thuê kho hàng phổ biến

Dịch vụ cho thuê kho công cộng

Nhà kho công cộng là không gian lưu kho thương mại thuộc sở hữu của 3PL (dịch vụ logistic bên thứ 3) và cho các công ty khác thuê để lưu trữ và phân phối. Các kho công cộng cung cấp các dịch vụ lưu kho ngắn hạn và dài hạn. Mức phí dựa trên số lượng hàng hóa (thường được tính bằng diện tích mét vuông), thời gian lưu kho và bất kỳ dịch vụ nào khác (chẳng hạn như đổi thương hiệu và định giá lại cho các lô hàng đến và đi).

Thuê kho công cộng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, linh hoạt trong việc tồn kho hàng hóa, các kho hàng công cộng luôn đảm bảo an ninh và có vị trí gần những khu vực trung tâm, giúp giảm chi phí trong khâu vận chuyển và chi phí nhân công.

Dịch vụ cho thuê kho làm mát

Kho làm mát phù hợp với các loại hàng hóa cần được lưu trữ với nhiệt độ từ 20-25 độ C và độ ẩm từ 40-45%, chẳng hạn như: dược mỹ phẩm, thiết bị y tế, vaccine.

Dịch vụ cho thuê kho tự phục vụ

Nếu bạn cần một một không gian bảo quản, lưu trữ hàng hóa khép kín, riêng tư thì kho tự phục vụ chính là dịch vụ lưu kho tối ưu dành cho bạn. Đơn vị cho thuê chỉ chịu trách nhiệm cho thuê mặt bằng, còn các vấn đề khác như lưu kho, bảo quản và quản lý là do bạn tự quyết định. Kho tự phục vụ chỉ phù hợp với các loại hình kinh doanh có tính thời vụ.

Dịch vụ cho thuê kho bảo quản lạnh

Kho bảo quản lạnh là kho được bảo trì và giám sát về điều kiện nhiệt độ nhiều hơn so với các kho hàng khác. Một số kho bảo quản lạnh có điều kiện khắc nghiệt đến mức bạn cần có thiết bị đặc biệt để đứng bên trong.

Các loại hàng hóa phù hợp để lưu kho trong môi trường kho lạnh như: thực phẩm đông lạnh, hoa và cây, trái cây, dược phẩm.

Dịch vụ cho thuê lưu kho tài liệu, hồ sơ

Các công ty cung cấp dịch vụ cho thuê kho lưu trữ tài liệu sẽ đảm nhiệm  lưu trữ và quản lý các tài liệu quan trọng như hợp đồng, tài liệu kỹ thuật, tài liệu liên quan đến kế toán, thông tin y tế (hồ sơ bệnh án, phim x-quang) và các tài liệu khác theo hộp lưu trữ và theo tệp.

Ngoài ra, dịch vụ này còn bao gồm thu thập và gửi tài liệu, xử lý tài liệu bí mật sau thời gian lưu giữ, tư vấn về phương pháp lưu trữ và thời hạn lưu giữ, và thiết lập hệ thống web như một công cụ quản lý tài liệu toàn diện. Ưu điểm của dịch vụ lưu trữ tài liệu:

• Sử dụng hiệu quả diện tích văn phòng, giảm giá thuê
• Tăng cường quản lý các tài liệu quan trọng bao gồm thông tin cá nhân
• Hợp lý hóa các nhiệm vụ quản lý tài liệu

Kết luận

Việc thường xuyên tính toán lượng hàng tồn kho và chi phí lưu kho sẽ giúp chủ doanh nghiệp có thể xác định và loại bỏ sự kém hiệu quả của hàng lưu kho. Từ đó, thiết lập các tiêu chuẩn để định hướng cho các quyết định kinh doanh trong tương lai. Sau đó, các doanh nghiệp có thể hướng tới hoạt động gọn gàng hơn để giảm chi phí hàng tồn kho của bạn. Cloudify hy vọng bài viết ngày hôm nay đã giúp ích cho các bạn trong việc tối ưu chi phí lưu kho của doanh nghiệp mình. Hãy theo dõi chúng tôi tại Cloudify.vn để theo dõi các bài viết về quản trị doanh nghiệp nhé!