Lập kế hoạch mua nguyên vật liệu là một trong những bước quan trọng ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình sản xuất sau này. Tuy nhiên, để có một kế hoạch phù hợp với doanh nghiệp của mình thì không phải nhà quản trị nào cũng có thể xây dựng được. Do đó, với sự hiểu biết của mình, qua bài viết chúng tôi xin chia sẻ tới các nhà quản trị cách để lập kế hoạch mua nguyên vật liệu như thế nào cho hiệu quả.

Căn cứ để lập kế hoạch mua nguyên vật liệu

Để có thể lập được một kế hoạch mua nguyên vật liệu phù hợp, trước hết nhà quản trị phải tìm hiểu thật kỹ lưỡng. Từ đó, dựa vào các căn cứ đã liệt kê để lên một kế hoạch hoàn chỉnh. Thông thường, các yếu tố để nhà quản trị căn cứ vào đó lập kế hoạch bao gồm:

Dự toán nguyên vật liệu tiêu hao kỳ kế hoạch

Đối với doanh nghiệp, việc tính toán nguyên vật liệu cho các kỳ kế tiếp luôn được thực hiện từ sớm và phải cực kỳ cẩn thận. Công việc này đòi hỏi nhà quản trị phải có tầm nhìn và biết dựa vào các chỉ số như: lượng nguyên vật liệu kỳ trước, lượng tồn kho,….để có thể dự báo một cách chính xác nhất.

Dự toán lượng sản phẩm đã tiêu thụ

Đối với các doanh nghiệp không sản xuất, kinh doanh theo đơn đặt hàng, việc theo dõi lượng hàng tiêu thụ là một điểm quan trọng. Chỉ số này giúp dựa vào lượng hàng tiêu thụ để tính toán khối lượng sản xuất kỳ kế hoạch cho chính xác hơn.

Dự toán hàng tồn kho

Hàng tồn kho cũng là một yếu tố quan trọng giúp đánh giá được lượng hàng sẽ sản xuất cho kỳ kế hoạch. Nếu lượng hàng tồn kho quá nhiều hay quá ít, nhà quản trị sẽ cần cân nhắc về kỳ tiếp theo để đảm bảo không thiếu hàng nhưng cũng không để tồn quá nhiều. 

Yêu cầu khi lập kế hoạch mua nguyên vật liệu

Ngoài các căn cứ mua nguyên vật liệu, để lập được một kế hoạch phù hợp, người quản lý cũng cần phải tuân theo một số quy tắc bao gồm:

Sử dụng hiệu quả

Lượng nguyên vật liệu nhập về phải được sử dụng hiệu quả. Sử dụng hiệu quả nghĩa là không làm quy trình sản xuất phải ngừng lại nhưng cũng không được thừa quá nhiều, gây ra tình trạng lãng phí. Nguyên vật liệu nhập về được sử dụng hiệu quả sẽ tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa nguồn vốn sử dụng, gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Đảm bảo vị trí trong kho

Đối với các doanh nghiệp có nhiều mặt hàng, phân xưởng, phải nhập nhiều nguyên liệu về, ngoài các yếu tố cơ bản như: dự toán khối lượng sử dụng kỳ kế hoạch, hàng tồn kho,…nhà quản trị cũng cần chú ý đến các vị trí sắp xếp trong kho. Nếu các vị trí ấy không phù hợp với lượng nguyên vật liệu cũ và mới nhập về sẽ gây ra tình trạng lãng phí không đáng có

Đảm bảo tính toán chính xác

Trong bất cứ công việc gì, tính toán chính xác luôn là một yếu tố cơ bản cần được thực hiện cẩn thận. Đối với việc lập kế hoạch mua nguyên vật liệu, tính toán chính xác giúp giảm tối đa các sai sót không đáng có. Đặc biệt, việc tính toán sẽ giúp tránh được rất nhiều chi phí như chi phí lưu kho, phí sai hỏng,…..

Lập kế hoạch mua nguyên vật liệu bằng phần mềm quản lý sản xuất

Việc lập kế hoạch trước đây thường được thực hiện thủ công trên sổ sách hoặc excel. Những cách tính toán truyền thống này rất dễ gây ra nhầm lẫn, thiếu độ chính xác cao dẫn đến nhiều sai sót trong quá trình nhập và bảo quản, lưu trữ nguyên vật liệu. Chính vì vậy, nhà quản trị nên sử dụng đến một công cụ hỗ trợ là phần mềm quản lý sản xuất.

Các phần mềm quản lý sản xuất hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất dựa vào các chỉ số có sẵn và các chỉ số dự báo, đồng thời căn cứ vào đơn hàng, thời gian đặt mua,…để đưa ra được một kế hoạch mua nguyên vật liệu chính xác nhất. Đồng thời, phần mềm quản lý tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí cho toàn bộ doanh nghiệp, các chức năng hỗ trợ sản xuất, kiểm tra chất lượng từ mọi quy trình giúp hoạt động sản xuất được tăng tốc rõ rệt.

Nếu qua bài viết, nhà quản trị muốn tìm một phần mềm sản xuất hữu ích, Cloudify luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp. Phần mềm của chúng tôi ứng dụng công nghệ lưu trữ đám mây, độ bảo mật an toàn, luôn hỗ trợ và tư vấn người dùng hết mình. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được trải nghiệm miễn phí.

Tham khảo:

Top 4 phần mềm quản lý kho, vật tư tốt nhất hiện nay

Phần mềm ERP và những điều doanh nghiệp có thể chưa biết