Khi bạn làm việc cho các doanh nghiệp hoặc làm các công việc liên quan đến Công nghệ Thông tin cho các công ty. Chắc hẳn bạn đã từng nghe qua ở đâu đó về phần mềm ERP hoặc hệ thống ERP. Khi áp dụng phần mềm này doanh nghiệp được hỗ trợ rất nhiều trong quản lý và vận hành các hoạt động kinh doanh. Bài viết dưới đây của Cloudify sẽ giúp các bạn hiểu rõ những khái niệm cơ bản về hệ thống ERP, những tác động của phần mềm đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như thế nào.

1. Khái niệm về hệ thống ERP là gì?

Enterprise Resource Planning được viết tắt ERP được hiểu là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Phần mềm giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong vận hành và quản lý dự án cũng như nhân sự và các nguồn tài nguyên khác. Hệ thống ERP là một loại phần mềm tự động giúp doanh nghiệp quản lý và tiến hành các quy trình một cách hiệu quả và ít sai sót hơn.

 ERP có thể tự động hóa các công việc trong một doanh nghiệp có thể được tự động hóa bao gồm: Hỗ trợ mua bán hàng, các dự án đang khởi tạo, kiểm tra tình trạng hàng tồn kho. Theo dõi các quy trình giải quyết công việc giữa các phòng ban trong công ty,…

Đọc thêm: Phần mềm ERP và những điều CEO cần biết trước khi triển khai (phần 1)

2. Những chức năng của hệ thống ERP

Trước đây mỗi phòng ban hay một bộ phận có những cách quản lý dữ liệu khác nhau, không thống nhất. Việc quản lý này có thể hiệu quả trong nội bộ, nhưng khi kết hợp các bộ phận khác thì nó lại mang đến nhiều khó khăn khi không có được thống nhất tuyệt đối. Trước hết chính là việc kết nối các dữ liệu với nhau, đặc biệt khi các khối lượng dữ liệu lớn hoặc phần mềm không tương thích. Lúc đó sự phối hợp giữa nhiều bộ phận của một công ty trở nên khó khăn, tốn kém, mất thời gian hơn.

Chính vì những lý do đó, phần mềm ERP đã ra đời như một giải pháp hiệu quả cho doanh nghiệp. Hệ thống ERP sẽ gom hết tất cả những dữ liệu, thông tin ngay từ đầu vào cùng một hệ thống để mọi người, mọi phòng ban đều có thể truy cập vào và dễ dàng chia sẻ dữ liệu cho nhau. Khi áp dụng phần mềm như vậy sẽ tiện hơn rất nhiều so với trước đây khi ai cũng có thể cập nhật các tin tức chung của toàn doanh nghiệp thông qua việc đăng nhập vào hệ thống theo chức năng được phân công.

ERP là một hệ thống rộng lớn, trong ERP còn có thể bao gồm nhiều phần mềm nhỏ phục vụ cho từng chức năng khác nhau. Những chức năng chính của hệ thống ERP doanh nghiệp có thể tham khảo là:

• Quản lý quan hệ khách hàng
• Quản lý mua hàng
• Quản lý bán hàng
• Quản lý kho
• Quản lý sản xuất,vận chuyển
• Quản trị nhân sự

Xem thêm: Tài liệu chi tiết hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp

3. Những lợi ích của phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp

Công ty và doanh nghiệp nếu quy mô càng lớn, hệ thống nhân sự càng nhiều và phức tạp thì khi áp dụng hệ thống ERP sẽ rất hiệu quả. Mang lại chất lượng cao vì nó giúp ích được khá nhiều thứ cho doanh nghiệp. Hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp các tiện ích như sau:

3.1 Kiểm tra thông tin hành chính nhân sự

Trong ERP có chức năng quản lý nhân sự và tính lương giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên hợp lý. ERP còn thực hiện các quy trình quản lý nhân sự, giúp sử dụng nhân sự hiệu quả, giảm thiểu các sai sót và gian lận trong việc tính lương như trước đây.

3.2 Tiến hành thu thập, tiếp cận các thông tin quản trị 

Các doanh nghiệp sẽ dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy nhờ ERP để có thể đưa ra các quyết định quan trọng trong kinh doanh. Một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn khác nhau và có thể tìm thấy nhiều số liệu khác nhau để nghiên cứu và xác định những chiến lược hiệu quả. Nhưng với hệ thống ERP, bạn không cần phải làm điều này vì hệ thống sẽ luôn cung cấp những con số thực.

3.3 Kiểm tra, ghi nhận thông tin đặt hàng của khách hàng

Đối với ERP, các đơn hàng của khách hàng được tự động hóa từ khoảng thời gian nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng cho khách hàng và bộ phận tài chính xuất hóa đơn. Ưu điểm chính là hệ thống ERP sẽ giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng hơn.

3.4 Kiểm soát, giảm lượng hàng tồn kho

Phần mềm ERP sẽ giúp kiểm soát hàng chính xác, chức năng quản lý kho hàng giúp các công ty. Doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho chính xác và dễ dàng chuẩn đoán được mức hàng tồn kho tối ưu. Nhờ đó mà nó sẽ giảm nhu cầu vốn lưu động và tăng hiệu quả kinh doanh hơn.

4. Cloudify – đơn vị cung cấp hệ thống ERP uy tín, chất lượng

Bài viết trên của Cloudify đã cung cấp thông tin giúp các bạn hiểu rõ ERP là gì và làm rõ những tác động của phần mềm đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu bạn muốn áp dụng phần mềm ERP hãy liên hệ với Cloudify chúng tôi sẽ đáp ứng những yêu cầu của bạn. Bạn sẽ được hỗ trợ tư vấn từ A-Z về ERP và đưa ra những sự lựa chọn phù hợp nhất. Để được tư vấn phần mềm miễn phí, vui lòng liên hệ qua website Cloudify.vn hoặc hotline 1900 866 695.