Theo Fitch Solution, Doanh thu từ dược phẩm dự kiến đạt 7.51 tỷ USD vào năm 2025, chiếm khoảng 1.78% GDP và 42.2% chi tiêu cho chăm sóc sức khỏe với tốc độ CAGR (2022-2025) là 8%, đây sẽ là cơ hội để các doanh nghiệp dược có thể mở rộng và tăng trưởng.

Và ERP cho ngành dược phẩm như là một giá trị quan trọng và xu hướng bắt buộc để doanh nghiệp có thể nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.

Bối cảnh và thách thức

Có 3 vấn đề quan trọng nhất mà bất cứ doanh nghiệp phân phối – bán lẻ dược phẩm nào cũng cần lưu ý, đó là: luồng hàng hóa sản phẩm, luồng chảy của dòng tiền và luồng thông tin dữ liệu. 

Mỗi luồng đều có tính chất chuyên môn riêng, công việc và những vấn đề cần xử lý cũng khác nhau. Nếu không có sự kết nối thông tin, quản lý dữ liệu tốt sẽ rất khó để hệ thống phân phối được vận hành suôn sẻ và đạt hiệu quả cao nhất. Vậy làm sao để dữ liệu được quản lý tốt nhất? Điều này luôn là bài toán nan giải cho doanh nghiệp ngành dược phẩm.

Bối cảnh

Để giúp doanh nghiệp hiểu rõ các vấn đề mấu chốt cũng như những giải pháp sẽ được đưa ra sắp tới, chúng tôi giả sử có một công ty TNHH Dược X trên thị trường Việt Nam.

Công ty X được thành lập từ năm 2013, là một trong những đơn vị phân phối dược phẩm uy tín cho các chuỗi nhà thuốc cũng như hệ thống bệnh viện, phòng khám trên phạm vi cả nước. Công ty sở hữu nhiều chuyên gia đầu ngành trong lĩnh vực y dược, cùng với đội ngũ nhân sự trẻ, năng động. 

Thách thức

Cũng như bao doanh nghiệp phân phối – bán lẻ trong ngành, X luôn phải tuân thủ chặt chẽ những quy định về lưu trữ, vận chuyển cũng như điều phối, tốc độ lưu chuyển hàng hóa nhằm đảm bảo chất trước khi sản phẩm tới tay người sử dụng.

Không những vậy, vấn đề trong quản trị vận hành luôn bài toán khiến ban lãnh đạo doanh nghiệp X phải đau đầu. Hoạt động kinh doanh được triển khai theo hai hình thức là kênh online và kênh trình dược viên đi thị trường. Mỗi ngày, X đáp ứng nhu cầu tiêu thụ lên tới 1000 đơn hàng. Trong đó, đơn hàng của kênh bán lẻ online sẽ đổ về trên nền tảng mạng xã hội, Website và các Sàn thương mại điện tử (TMĐT), các kênh trình dược viên phải đi chào bán sản phẩm tới các nhà thuốc, bệnh viện.

Đơn hàng đến từ nhiều kênh, mỗi kênh lại có một cách quản lý riêng nên dữ liệu không được đồng bộ, chồng chéo lên nhau khiến nhà quản lý, không nắm bắt được tình trạng đơn hàng, kênh bán hàng nào đang hiệu quả nhất, lợi nhuận thu về ở thời điểm hiện tại,… để đưa ra những kế hoạch kinh doanh phù hợp.

Dù đã có nhận thức về chuyển đổi số trong quản lý doanh nghiệp nhưng không đem lại hiệu quả do quản lý nhiều dữ liệu trên excel và sử dụng các phần mềm riêng lẻ vận hành độc lập, không kết nối được với nhau nên sau cùng doanh nghiệp vẫn phải sử dụng tác nghiệp thủ công để tổng hợp và xử lý dữ liệu.

Bài toán khó của ngành phân phối, bán lẻ dược phẩm

Doanh nghiệp X chưa thể kết hợp quản lý và vận hành tốt 3 luồng vấn đề ở trên, không những khiến việc quản lý dữ liệu trở nên phức tạp, mà còn kéo theo những vấn đề “nan giải” dưới đây:

1. Quy trình xử lý đơn hàng phức tạp, rời rạc giữa các phòng ban

Đối với hoạt động bán hàng, chúng tôi giả sử X có sử dụng phần mềm Y để tiếp nhận và quản lý đơn hàng từ kênh online. 

Để duy trì hoạt động ổn định của 2 kênh bán hàng có tính chất khác nhau cùng tần suất đơn hàng lớn, việc sử dụng phần mềm vẫn không thể đáp ứng đủ nhu cầu quản lý. Vì vậy, X vẫn sử dụng cùng lúc phần mềm và sổ sách excel để dễ dàng tổng hợp và xử lý đơn hàng.

Quy trình xử lý đơn hàng của doanh nghiệp ngành phân phối – bán lẻ dược phẩm

Việc tiếp nhận, quản lý đơn hàng thông qua Zalo khiến Sales Admin (người kiểm duyệt thông tin) dễ nhầm lẫn và thiếu đơn của khách. Hơn nữa, quy mô trình dược viên lên tới gần 100 nhân sự, phân thành nhiều nhóm khác nhau khiến Sales Admin dễ rơi vào tình trạng quá tải và không xử lý kịp đơn hàng của khách. Không những vậy, việc truy vấn lịch sử mua hàng cũng như các hoạt động chăm sóc của trình dược viên gặp nhiều khó khăn. Điều này làm ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng, giảm sút doanh số và mất uy tín của doanh nghiệp.

Đối với kênh bán hàng online, khi có đơn hàng nhân viên sẽ chọn lọc những đơn hàng có tỷ lệ chốt đơn thành công cao nhập vào phần mềm Y, sau đó tổng hợp dữ liệu trên một file Excel để quản lý và tiến hành hoạt động chăm sóc. Do phần mềm Y không kết nối được với đơn vị vận chuyển, nhân viên phải tổng hợp dữ liệu để giao cho đơn vị vận chuyển.

Nhân viên mất khá nhiều thời gian trong việc sử dụng và cập nhật tình trạng đơn hàng trên nhiều phần mềm. Bên cạnh đó, việc thực hiện nhiều thao tác khiến dữ liệu bị nhầm lẫn, sai sót và không cập nhật theo thời gian thực.

Ngoài ra, mỗi phòng ban có nhiệm vụ khác nhau, quản lý thông tin dữ liệu cũng khác nhau. Trong từng phòng ban, mỗi nhân viên lại quản lý những file riêng lẻ theo từng nghiệp vụ của mình, do nhập liệu nhiều lần nên dẫn tới khó kiểm soát, sai sót dữ liệu khiến nhà quản lý không thể nắm bắt được tình hình kinh doanh kịp thời để đưa ra những kế hoạch thích hợp.

2. Trình dược viên gặp khó khăn trong việc chào hàng và lên đơn hàng

Quản lý trình dược viên đi thị trường là bài toán khó đối với các doanh nghiệp ngành phân phối dược phẩm, kể cả X. Vì đặc thù của trình dược viên là đi nhiều nơi, việc sử dụng phần mềm trên máy tính sẽ rắc rối và không thuận tiện trong quá trình chào hàng, lên đơn hàng và xuất hóa đơn.

Bên cạnh đó, trình dược viên đi thị trường không thể cập nhật hàng tồn kho theo thời gian thực. Điều này khiến họ mất nhiều thời gian để trao đổi với các phòng ban, chờ đợi phản hồi từ bộ phận kho hàng, mua hàng,.. để phản hồi lại khách. 

Những khó khăn trong việc chào hàng và lên đơn hàng khiến thời gian phản hồi chậm trễ, không đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, nhân viên không thể chủ động bán hàng khiến khách hàng thất vọng làm mất hợp đồng, gây tổn thất về doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp.

3. Trải nghiệm khách hàng giảm theo thời gian, tỉ lệ hàng trả/hàng hủy tăng cao

Quá trình duyệt đơn rườm rà, qua nhiều giai đoạn khiến thời gian giao bị chậm trễ, thiếu chuyên nghiệp, có khi còn sai sót trong đơn hàng khiến trải nghiệm của khách hàng giảm sút, ảnh hưởng tới doanh thu và uy tín của doanh nghiệp.

Dữ liệu quản lý trên nhiều file riêng biệt, doanh nghiệp không thể nắm bắt được tình trạng đơn hàng, tình hình chăm sóc khách hàng của nhân viên khiến tỉ lệ hàng trả/ hàng hủy tăng cao nhưng vẫn không có giải pháp triệt để cho vấn đề này.

4. Khó khăn trong quản lý tập trung dữ liệu đơn hàng, thông tin khách hàng

Bởi vì kinh doanh trên 2 kênh hoạt động riêng lẻ, mỗi kênh đều có những cách thức và file lưu trữ riêng biệt, làm cho dữ liệu không thể đồng nhất. Nhân viên có thể tổng hợp lại trên một file nhưng rất dễ sai sót, nhầm lẫn thông tin của đơn hàng.

Với số lượng lên đến 1000 đơn mỗi ngày, việc quản lý tập trung dữ liệu đơn hàng, thông tin khách hàng bằng sổ sách hoặc nhập liệu trên excel là điều không thể. Để hoạt động hiệu quả, công ty phải chấp nhận chi trả thêm ngân sách để thuê nhân sự.

5. Chưa sử dụng tối ưu nguồn vốn

Vấn đề cập nhật tình hình và thời hạn thu hồi công nợ luôn là mối lo ngại của doanh nghiệp X. Bởi vì, X đang quản lý vấn đề này trên excel, dẫn đến tình trạng công nợ không được cập nhật thường xuyên khi có phát sinh đơn hàng mới. Để đánh giá tình trạng công nợ của khách hàng, nhân viên phải kiểm tra thủ công khi lên đơn.

Do không có công cụ nhắc nhở công nợ cũng như cập nhật tình trạng khách hàng nên doanh nghiệp chưa sử dụng tối ưu nguồn vốn. Khách hàng ôm hàng, nợ xấu khiến doanh nghiệp  thiệt hại về hàng và tiền, ảnh hưởng tới dòng tài chính doanh nghiệp.

6. Mất thời gian đối soát, cập nhật thông tin với đơn vị giao hàng

Do quản lý đơn hàng trên excel nên khi thực hiện hoạt động vận chuyển, X phải nhập lại toàn bộ thông tin đơn hàng lên hệ thống đơn vị giao nhận. Việc nhập liệu thủ công số lượng lớn đơn giao hàng lên excel, dễ gây ra tình trạng sai sót, nhầm lẫn thông tin đơn hàng như tên, địa chỉ,…

Bên cạnh đó, việc theo dõi tình trạng giao hàng cũng không được cập nhật liên tục. Việc đối soát chi phí với đơn vị vận chuyển gặp nhiều khó khăn. Dẫn tới việc hạch toán sai sót, chậm trễ và nhà quản lý khó xử lý các tình huống phát sinh, ảnh hưởng tới trải nghiệm khách hàng.

7. Khó hoạch định chiến lược do thiếu báo cáo phân tích chi tiết và đa chiều

Dữ liệu quản lý rời rạc giữa các giai đoạn trong quy trình vận hành, thông tin không đồng nhất giữa các bộ phận khiến cho việc tổng hợp báo cáo mất nhiều thời gian. Chủ doanh nghiệp bị động trong việc xem xét tình hình kinh doanh theo thời gian thực.

Việc thực hiện thao tác nhập liệu thủ công với lượng lớn đơn hàng mỗi ngày, khiến dữ liệu của X thường xuyên xảy ra tình trạng sai sót, nhầm lẫn. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến việc ra quyết định của ban lãnh đạo.

Bởi dữ liệu không khớp so với thực tế sẽ khiến ban lãnh đạo đưa ra những quyết định “xa rời” tình hình kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp. Còn nếu chỉ dựa vào dữ liệu riêng của từng bộ phận thì sẽ hạn chế đi tầm nhìn chiến lược, khả năng phân tích đa chiều của chủ doanh nghiệp.

Lời giải cho ngành phân phối, bán lẻ dược phẩm

Nhằm gỡ rối những khó khăn và thách thức trên, Công ty TNHH Dược X đã tìm kiếm giải pháp có thể quản trị tập trung quy trình trọng yếu và nguồn lực quan trọng như: tiền, hàng hóa, nhân sự,.. cũng như trạng thái của: đơn bán hàng, đơn mua hàng, bảng lương… nhằm chuẩn hóa quy trình hoạt động, tối ưu chi phí vận hành và gia tăng lợi thế trên thị trường.… thay vì quản lý riêng lẻ như trước đây. Và quyết định đồng hành cùng nền tảng Cloudify ERP – Hệ thống quản trị tổng thể dành riêng cho ngành dược phẩm.

Dưới đây là những chuyển biến tích cực của Công ty X sau khi sử dụng phần mềm Cloudify ERP: 

1. Quy trình xử lý đơn hàng được đồng bộ, tự động, tinh gọn và chuyên nghiệp

Thay vì mỗi phòng ban sử dụng một phần mềm, mỗi người sử dụng một file quản lý riêng thì sau khi sử dụng hệ thống ERP cho ngành dược phẩm mọi hoạt động đều được ghi nhận trên 1 nền tảng duy nhất. 

Đặc biệt, tính năng hỗ trợ mở cổng API dễ dàng kết nối với các bên thứ 3 như phần mềm hiện có của doanh nghiệp X, các đơn vị vận chuyển trong và ngoài nước,.. giúp dữ liệu tự động đổ về hệ thống để xử lý, luồng thông tin đi theo một chiều duy nhất, hạn chế sai sót, mất thời gian truyền tải thông tin với các đơn vị khác.

Quy trình xử lý đơn hàng khi sử dụng Cloudify ERP cho ngành dược phẩm

2. Giải quyết những khó khăn của kênh phân phối

Trình dược viên đi thị trường dễ dàng cập nhật tồn kho và lên đơn hàng từ xa

Nhờ vào tính năng mobile app, nhân sự dễ dàng truy cập và sử dụng trên các thiết bị từ xa như smartphone, tablet, laptop,… trình dược viên đi thị trường có thể trực tiếp lên đơn hàng ngay trên hệ thống chỉ bằng vài thao tác đơn giản. Sales Admin sẽ không còn bị quá tải với những nhóm chat zalo, hay xảy ra tình trạng bỏ lỡ đơn hàng.

Đơn hàng sẽ được gửi trực tiếp đến Sale Admin và tiến hành duyệt đơn. Bên cạnh đó với những đơn hàng có liên quan tới chính sách giá, đơn hàng tự động chuyển tới giám đốc để phê duyệt. Từ đó đẩy nhanh quá trình xử lý đơn hàng, tăng tính chính xác và tiết kiệm thời gian.

Giám sát doanh thu của từng khách hàng để có chính sách bán hàng phù hợp

Đối với các khách hàng bán buôn thường mua với số lượng lớn, hệ thống hỗ trợ theo dõi doanh thu của từng khách hàng theo từng giai đoạn nhằm giúp doanh nghiệp có kế hoạch chăm sóc nhằm thúc đẩy doanh số bán.

3. Quản lý hiệu quả dòng chảy vốn lưu động

Hệ thống cho phép thiết lập hạn mức công nợ tối đa cho từng khách hàng, đồng thời tự động cộng dồn với các khoản nợ trước đó khi phát sinh đơn hàng mới. Khi chạm mức công nợ tối đa, hoặc vượt mức này, hệ thống tự động cảnh báo có chính sách thu hồi nợ và chính sách bán hàng phù hợp. Qua đó, doanh nghiệp tránh được tình trạng ứ đọng vốn, đảm bảo dòng tiền kinh doanh được điều phối thông suốt.

4. Dễ dàng đối soát dữ liệu với đơn vị vận chuyển

Cloudify ERP chuyên biệt cho ngành dược phẩm là hệ sinh thái đã tích hợp sẵn nhiều đối tác thứ 3, trong đó bao gồm cả các đơn vị vận chuyển lớn như Ahamove hay Viettel Post mà X đều hợp tác. Vì vậy, việc chuyển đơn hàng cho đơn vị vận chuyển sẽ không còn mất thời gian nhập liệu thông tin thủ công như trước kia mà nay, doanh nghiệp chỉ cần chọn đối tác giao hàng ngay trên hệ thống, tự động kế thừa dữ liệu. Từ đó giúp dễ dàng đối soát thông tin, cập nhật tình trạng giao hàng liên tục cũng như đối soát chi phí vận chuyển nhanh chóng, dễ dàng và chính xác.

5. Giải phóng các tác vụ thủ công

Trước khi sử dụng hệ thống, X vẫn sử dụng nhiều giấy tờ, sổ sách, excel để xử lý thông tin. Điều này dễ xảy ra sai sót và nhầm lẫn. Tuy nhiên với hệ thống của Cloudify, các hoạt động từ mua hàng, bán hàng, kho hàng, giao hàng, kế toán, nhân sự…đều được tích hợp trên 1 nền tảng duy nhất. 

Nhà quản lý dễ dàng theo dõi, nhân viên làm việc nhanh chóng, trao đổi thông tin dễ dàng, kế thừa dữ liệu từ các phòng ban và giảm thiểu các tác vụ thủ công. Từ đó tiết kiệm thời gian, tăng tính chính xác, dữ liệu trực quan giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh để có cơ sở đưa ra những quyết định kinh doanh chính xác.

Không những vậy, dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực và tổng hợp báo cáo tự động, giúp chủ doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt tình hình kinh doanh, nâng cao được khả năng phân tích và có góc nhìn đa chiều để đưa ra những quyết định mang tính đột phá cho doanh nghiệp.

Xem thêm: 8 lợi ích của hệ thống ERP khi áp dụng vào quản lý doanh nghiệp

Một số lý do nổi bật để Công ty X lựa chọn Cloudify ERP cho ngành dược phẩm

Trên thị trường hiện có rất nhiều nhà cung cấp nền tảng quản trị cho doanh nghiệp ngành dược, tuy nhiên sau quá trình tìm hiểu và đánh giá, X vẫn tin tưởng lựa chọn giải pháp quản trị tổng thể Cloudify. Không chỉ giải quyết triệt để bài toán X đang gặp phải mà còn mang tới những lợi ích nổi bật như:

• Hệ sinh thái Cloudify ERP đầy đủ tính năng, đã tích hợp sẵn các bên đối tác.
• Hỗ trợ mở cổng API dễ dàng khi khách hàng có nhu cầu tích hợp hệ thống với bên thứ.
• Sử dụng online, hỗ trợ sử dụng trên đa nền tảng, đặc biệt trên thiết bị di động.

Nền tảng Cloudify ERP là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp phân phối – bán lẻ dược phẩm

Với những tiện tích và sự phù hợp về tính năng, hệ thống quản trị của Cloudify ERP đã giúp cải thiện đáng trong hoạt động kinh doanh của X. Giúp nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt tình hình kinh doanh, nhân viên giảm bớt các tác vụ thủ công, quy trình tinh gọn chuẩn hóa,đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng và gia tăng lợi nhuận.

Lời kết

ERP chuyên biệt cho ngành dược phẩm chính là lời giải tốt nhất giúp doanh nghiệp phân phối – bán lẻ tháo gỡ những khó khăn, thách thức hiện tại. Đồng thời, đây cũng là giải pháp giúp doanh nghiệp vận hành thông suốt 3 luồng: hàng hóa, dòng tiền, dữ liệu. 

Từ đó, doanh nghiệp tăng trưởng doanh thu mạnh mẽ, nâng cao trải nghiệm khách hàng và gia tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Để tìm hiểu giải pháp ERP cho ngành dược phù hợp với doanh nghiệp của bạn, hãy liên hệ với Cloudify ngay.