Mỗi doanh nghiệp đều có cách quản trị đơn hàng khác nhau. Có doanh nghiệp chỉ dùng sổ sách, có doanh nghiệp lại sử dụng word, phổ biến nhất hiện nay có lẽ là excel. Nhiều nhà quản trị có tư tưởng quản lý đơn hàng chỉ cần dùng excel mà không nhìn ra được những rủi ro tiềm ẩn nếu quy trình quản lý không hiệu quả. Các phần mềm quản lý ra đời càng khiến cho nhà quản trị đắn đo. Vậy nên sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng hay quản lý bằng excel? Đây cũng là chủ đề chúng tôi muốn chia sẻ thông qua bài viết này.

Sử dụng excel để quản lý đơn hàng có ưu điểm gì?

Từ trước đến nay, excel là một phần mềm phổ biến trong quản lý doanh nghiệp. Nhà quản trị thường kết hợp excel với một số công cụ khác như phần mềm kế toán, sổ sách,…..Do đó, excel cũng là một công cụ có thể quản lý được nhiều mảng trong doanh nghiệp. Đối với quản lý đơn hàng, excel có thể:

• Quản lý các thông tin cơ bản của đơn hàng như: tên khách hàng, doanh nghiệp, tên sản phẩm, số lượng, đơn giá,….
• Phân loại, sắp xếp, truy xuất dễ dàng, thông minh nhờ chức năng lọc dữ liệu
• Tính toán chính xác, có nhiều công thức đa dụng
• Hoàn toàn miễn phí và luôn được cài đặt sẵn trong các máy tính

Lợi ích của phần mềm quản lý đơn hàng

Phần mềm quản lý mới xuất hiện trong những năm gần đây, do đó nó vẫn chưa thực sự phổ biến trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, ít nhà quản trị biết rằng một phần mềm quản lý đơn hàng có thể giúp doanh nghiệp rất nhiều, cụ thể gồm:

• Quản trị thông tin đơn hàng, phân loại, sắp xếp theo nhiều tiêu chí, thuận tiện cho việc tìm kiếm, truy xuất
• Tính toán chính xác theo từng chỉ tiêu như: tổng số tiền, tổng số lượng sản phẩm,…
• Tích hợp sẵn các mẫu báo cáo, hóa đơn,…Dựa vào đơn hàng để khởi tạo hóa đơn cho khách hàng, đối tác hoặc báo cáo gửi lên cấp trên
• Quy trình quản lý đồng bộ trên cùng một hệ thống giúp nhà quản trị nắm bắt được tình hình đơn hàng ở mọi chi nhánh từ xa

Nên sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng hay excel?

Chi phí là một trong những yếu tố quyết định lựa chọn của doanh nghiệp, có thể đó cũng là lý do vì sao mà excel lại phổ biến hơn nhiều so với phần mềm quản lý. Tuy nhiên, đứng trước các thách thức và rủi ro tiềm ẩn trong các phần mềm miễn phí, nhà quản lý cần sáng suốt và tỉnh táo để có thể lựa chọn cho mình một công cụ tối ưu nhất. 

Cloudify khuyên dùng phần mềm quản trị đơn hàng vì những lý do sau:

• Phần mềm quản lý đơn hàng tiết kiệm thời gian

Việc tạo một hoặc hai hóa đơn là chuyện nhỏ, nhưng khi số đơn hàng lên đến hàng chục, hàng trăm thì việc tạo thủ công từng hóa đơn trên excel là điều gần như không thể hoặc rất tốn thời gian. Thậm chí, với chức năng tạo nhiều đơn hàng một lúc của word dựa vào bảng thông tin cũng mất rất nhiều thời gian chờ đợi và chỉnh sửa.

Phần mềm quản lý lưu các mẫu đơn được thiết lập sẵn, người dùng chỉ cần nhập những thông tin cần thiết, máy tính sẽ tự động tạo thành đơn hàng. Việc thêm, xóa đơn hàng hoặc thông tin vào đơn hàng cũng đơn giản hơn rất nhiều.

• Phần mềm quản lý giúp tăng sự chuyên nghiệp trong quản lý

Một đơn vị chuyên nghiệp sẽ luôn chiếm được lòng tin của khách hàng hơn một đơn vị nghiệp dư. Quy trình lên đơn hàng nhanh chóng, chính xác vừa tiết kiệm được thời gian, vừa nâng cao hình ảnh thương hiệu trong mắt khách hàng. 

Ngoài ra, khi tăng tốc công đoạn quản lý đơn hàng, doanh nghiệp cũng được tăng tốc theo, các quy trình được rút ngắn và chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

• Phần mềm kiểm soát được đơn hàng của nhiều chi nhánh

Nếu nhà quản trị đang nắm trong tay nhiều chi nhánh, phần mềm quản lý đơn hàng chính là giải pháp hàng đầu. Phần mềm quản trị dữ liệu trên cùng một hệ thống, do đó, đơn hàng từ các chi nhánh cũng được tổng hợp dữ liệu lên phần mềm, người quản lý không cần thiết phải xuống tận nơi mà vẫn nắm bắt được tình hình đơn hàng.

Ngoài ra, phần mềm còn cho biết năng suất làm việc của nhân viên qua mỗi đơn hàng, giúp người quản trị đánh giá tình hình khách quan hơn.

Qua các chức năng trên, phần mềm quản trị đơn hàng hữu ích hơn rất nhiều so với excel và là lựa chọn hàng đầu cho mọi doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp còn đang lăn tăn về giá thì hãy nghĩ rằng lợi ích mà phần mềm mang lại hoàn toàn xứng đáng hơn rất nhiều.

Phần mềm quản trị đơn hàng Cloudify luôn đồng hành cùng doanh nghiệp, giúp nâng cao quy trình quản lý nhờ những chức năng tiện lợi trong quản lý đơn hàng. Liên hệ với chúng tôi qua Cloudify.vn để được tư vấn và trải nghiệm miễn phí.

Tham khảo thêm:

>> Phần mềm ERP phổ biến nhất 2020 dành cho doanh nghiệp