Hệ thống quản lý ERP được biết như một công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp đặc biệt là những tập đoàn lớn. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của xu hướng công nghệ 4.0, ERP đã được cải tiến để phù hợp với tất cả doanh nghiệp, kể cả doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Trước khi quyết định sử dụng hệ thống ERP thì chắc hẳn điều bạn quan tâm sẽ là chi phí triển khai ERP và các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí triển khai. Hãy cùng Cloudify tìm hiểu các yếu tố xoay quanh về chi phí triển khai ERP nhé.
Nội dung bài viết
Mô hình ERP trên thị trường hiện nay
Chuyển đổi số đã dần trở thành xu thế không thể đảo ngược, mở ra cho mỗi doanh nghiệp cơ hội chưa từng có nhưng đi kèm theo đó là những thách thức và khó khăn nhất định.
Trong hành trình này, hệ thống ERP đóng vai trò như “nguồn điện thắp sáng” giúp các doanh nghiệp phá bỏ những rào cản để tiến tới quá trình chuyển đổi số thành công. Hiện nay, có 2 mô hình ERP được doanh nghiệp Việt sử dụng phổ biến nhất là On-premise ERP (ERP lưu trữ tại chỗ) và Cloud ERP (ERP chạy trên nền tảng điện toán đám mây)
On-premise ERP và Cloud ERP là 2 mô hình ERP hiện nay
Mô hình On-premise ERP
On-premise ERP (còn gọi là Phần mềm ERP lưu trữ dữ liệu tại chỗ) là một dạng mô hình phần mềm được cài đặt và hoạt động trên chính máy chủ và hệ thống máy tính của doanh nghiệp. Với nền tảng On-premise, từ bước triển khai cho đến sử dụng giải pháp, tất cả đều được thực hiện trong nội bộ công ty; theo đó việc bảo trì, bảo mật và cập nhật cũng sẽ được đội ngũ IT của doanh nghiệp thực hiện. Không có sự tham gia của bên thứ ba, doanh nghiệp có quyền sở hữu tất cả các yếu tố liên quan.
Chính vì vậy, doanh nghiệp sử dụng On-premise ERP chỉ có thể truy cập dữ liệu trên máy chủ tại công ty có kết nối phần mềm hoặc các thiết bị được quyền truy cập dữ liệu. Nhiều nguồn thông tin cho rằng việc triển khai On-premise ERP là dành cho các tập đoàn lớn, vì họ có đủ nguồn nhân lực và cơ sở vật chất để duy trì.
Mô hình Cloud ERP
Cloud ERP là một loại phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây thay vì tại các cơ sở dữ liệu của chính doanh nghiệp. Phần mềm tích hợp một vài hoặc tất cả các chức năng cần thiết để một doanh nghiệp hoạt động, ví dụ như: kế toán, hàng tồn kho, quản lý đơn hàng, nguồn nhân lực, quản lý quan hệ khách hàng (CRM)… thành một hệ thống hoàn chỉnh.
Doanh nghiệp cần phải có sẵn một file cơ sở dữ liệu để cập nhật lên hệ thống Cloud ERP; sau đó dữ liệu sẽ được đồng bộ, tổng hợp và chia sẻ đến các phòng ban liên quan. Điều đó cho phép nhân viên ở các bộ phận khác nhau truy cập và dựa vào các thông tin tương tự để thực hiện các thao tác nghiệp vụ của mình.
Việc triển khai phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp nhiều giá trị thực tiễn. Tuy nhiên, tùy thuộc vào mô hình kinh doanh, nguồn lực mà doanh nghiệp có thể chọn loại hình ERP có mức chi phí phù hợp.
Đối với Cloud ERP
Đây là mô hình phần mềm dưới dạng dịch vụ phần mềm (SaaS). Nền tảng Cloud ERP được lưu trữ trên hệ thống của nhà cung cấp và được truy cập thông qua cổng người dùng. Các chi phí ban đầu tương đối thấp bởi doanh nghiệp đơn giản chỉ cần triển khai phần mềm phù hợp với nhu cầu của công ty, sau đó truy cập hệ thống thông qua máy tính kết nối với mạng internet.
Cloud ERP có chi phí triển khai phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ
Chi phí sẽ được thực hiện hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Thông thường, nhà cung cấp sẽ có các gói bán ít nhất là một năm. Giá của phần mềm Cloud ERP sẽ biến động tùy thuộc theo số lượng người dùng hệ thống. Điển hình, hệ thống ERP của Cloudify có mức giá vài trăm nghìn đến hơn một triệu đồng mỗi tháng. Đây được xem là mức chi phí triển khai phần mềm ERP phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Đối với On-premise ERP
Đây là phần mềm được nhà cung cấp thiết kế sẵn, triển khai tại các doanh nghiệp bằng hệ thống máy chủ tại chỗ. Doanh nghiệp sẽ phải trả theo hình thức thanh toán một lần cho những khoản tiền về phần mềm lẫn phần cứng, cùng server và trang thiết bị liên quan trước khi đi vào vận hành. Trung bình, chi phí triển khai ERP dành cho doanh nghiệp từ $1.500 – $2.500 cho mỗi người dùng. Chính vì vậy, phần mềm On-premise ERP thường phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn.
Tuy nhiên, khi hệ thống ERP của doanh nghiệp đến lúc cần nâng cấp, nhân viên IT sẽ phải triển khai lại hệ thống trên các máy tính khác nhau của từng người dùng và thực hiện lại các tùy chỉnh cùng các tích hợp mà công ty đã cài đặt từ trước. Do đó chi phí để xây dựng hệ thống On-premise thường sẽ đắt hơn so với hệ thống Cloud ERP.
8 yếu tố ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP
Để triển khai phần mềm ERP, các doanh nghiệp cần cân nhắc về chi phí. Vậy những yếu tố nào sẽ là điều mà doanh nghiệp nên xem xét?
Trước khi triển khai hệ thống ERP, bạn cần làm việc với nhà cung cấp để tính tổng chi phí triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp của mình. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tất cả chi phí phải chi trả trong suốt quá trình triển khai hệ thống. Đồng thời, doanh nghiệp cũng đánh giá và cân đối nguồn lực cho phù hợp. Nhờ đó dễ dàng lập ngân sách và đo lường ROI sau khi triển khi ERP.
Yếu tố nào sẽ ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP?
Phí triển khai thực hiện
Đây là chi phí chiếm tỷ lệ lớn nhất trong tổng lượng chi phí triển khai ERP. Quá trình này bao gồm nhiều hoạt động: từ tư vấn giải pháp, thiết lập quy trình cho tới việc cài đặt phần mềm, đào tạo người dùng và vận hành hệ thống vào hoạt động…
Tùy theo thời gian triển khai, đối tượng sử dụng và các phân hệ chức năng mà doanh nghiệp muốn triển khai sẽ là căn cứ để xác định mức chi phí thực hiện. Để có thể tiết kiệm cũng như giảm bớt áp lực chi phí cho khách hàng, bên cung cấp phần mềm có thể đề xuất phương án kéo dài thời gian thực hiện; trong trường hợp cần thiết, có thể tiến hành triển khai các phân hệ quan trọng trước, còn lại sẽ thực hiện ở các giai đoạn tiếp theo.
Theo các chuyên gia, giải pháp On-premise ERP không có nhiều ý nghĩa đối với các doanh nghiệp SMEs. Bởi vì chi phí phần mềm ERP và mua cơ sở hạ tầng là quá đắt đỏ đối với họ. Còn Cloud ERP thì chi phí phù hợp cho tất cả doanh nghiệp – chi phí ban đầu ít hơn đồng nghĩa với lợi nhuận nhanh hơn. Các giải pháp ERP đám mây có xu hướng được định giá trên mỗi người dùng. Theo đó, chi phí sẽ dựa trên số lượng người dùng của doanh nghiệp.
Tính năng & Module
Không phải tất cả các giải pháp phần mềm ERP đều được xây dựng giống nhau. Doanh nghiệp cần căn cứ vào nhu cầu sử dụng thực tế để lựa chọn tính năng phù hợp. Nếu lựa chọn quá nhiều tính năng không cần thiết, doanh nghiệp sẽ mất nhiều chi phí nhưng các mô đun này không thực sự hoạt động hiệu quả. Một số phân hệ cơ bản của phần mềm ERP là: Kế toán, CRM, bán hàng, kho, sản xuất…
Các module cơ bản bên trong phần mềm ERP
Chi phí chỉnh sửa
Một số nhà cung cấp ERP sẽ chấp nhận cho doanh nghiệp chỉnh sửa phần mềm để phù hợp với nhu cầu và đặc thù kinh doanh riêng của mình. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp SMEs thì cần phải cân nhắc về chi phí triển khai phần mềm ERP. Bởi vì các chi phí này thường khá cao. Nhưng vẫn có một số chức năng mang tính đặc thù riêng, doanh nghiệp vẫn nên chỉnh sửa để phù hợp với mô hình kinh doanh.
Chi phí bảo trì, nâng cấp hệ thống
Trước khi triển khai hệ thống ERP doanh nghiệp nên hỏi nhà cung cấp về các khoản phí bảo trì. Đây cũng được xem như một phần chi phí triển khai phần mềm ERP cho các doanh nghiệp. Nếu không muốn chi trả cho các khoản phí bảo trì bạn nên chọn hệ thống Cloud ERP.
Cloudify với dịch vụ CSKH trọn đời, hỗ trợ khách hàng 24/7
Chi phí đào tạo & hỗ trợ
Đào tạo và hỗ trợ là hai hoạt động cần thiết trong quá trình triển khai và sử dụng phần mềm ERP. Thông thường, các nhà cung cấp phần mềm sẽ miễn phí cho doanh nghiệp các buổi đào tạo đầu tiên. Tuy nhiên để nhân viên trong doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống thành thạo, thì nên đầu tư chi phí cho các buổi đào tạo tiếp theo. Doanh nghiệp nên yêu cầu các buổi đào tạo trả phí từ nhà cung cấp để đảm bảo nhân viên được “cầm tay chỉ việc” và thông thạo thao tác trên phần mềm.
Trong quá trình sử dụng hệ thống, hầu hết doanh nghiệp sẽ gặp một vài vấn đề phát sinh. Lúc này các doanh nghiệp cần một đội ngũ hỗ trợ liên tục, xuyên suốt trong khi sử dụng. Chính vì vậy, người quản lý cần hỏi nhà cung cấp về vấn đề hỗ trợ trước khi đầu tư ERP. Hiện nay, một số nhà cung cấp sẽ miễn phí toàn bộ chi phí hỗ trợ trong suốt quá trình sử dụng. Doanh nghiệp có thể tham khảo Cloudify, đây là đơn vị cung cấp ERP và kèm theo dịch vụ hỗ trợ riêng theo từng gói sản phẩm.
Chi phí phần cứng & hạ tầng
Đây là chi phí triển khai ERP áp dụng cho các phần mềm offline, bao gồm chi phí để lắp đặt máy chủ, bộ lưu điện, máy trạm… Tuy nhiên, hiện nay, công nghệ điện toán đám mây trở nên phổ biến hơn do có nhiều tiện ích hơn. Người dùng có thể xử lý dữ liệu thông qua internet. Do đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được phần chi phí cho việc lắp đặt và vận hành hệ thống phần cứng và cơ sở hạ tầng.
Chi phí nâng cấp phần mềm ERP
Một trong những điều bạn cần quan tâm chính là chi phí nâng cấp. Đây là khoản chi phí triển khai phần mềm ERP mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần được hỗ trợ nhất. Hầu hết nhà cung cấp ERP sẽ cho ra đời những tính năng mới một cách liên tục. Liệu bạn có sử dụng được các tính năng đó hay không? Bạn có phải trả thêm phí cho các tính năng này? Bạn phải hỏi nhà cung cấp của mình những câu hỏi này trước khi triển khai vì đây là một phần chi phí quan trọng khi doanh nghiệp sử dụng ERP.
Chi phí là một trong những yếu tố cần được cân nhắc khi đầu tư hệ thống ERP cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đầu tư hiệu quả sẽ nhanh chóng thu hồi lại được khoản tiền đầu tư đó bởi những lợi ích to lớn mà bản thân ERP sẽ mang lại.
Cloudify ERP – Nền tảng Cloud ERP quản lý toàn diện doanh nghiệp
Cloudify là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp Cloud ERP được tin dùng nhất hiện nay. Đây là phần mềm hỗ trợ làm việc từ xa với công nghệ điện toán đám mây. Chi phí để triển khai Cloud ERP tại Cloudify tương đối thấp và mức phí duy trì sử dụng sẽ được trả theo từng năm mà không kèm thêm bất kỳ chi phí nào. Vì là hệ thống Cloud ERP nên doanh nghiệp sẽ không phải trả thêm phí bảo trì, bảo hành và nâng cấp hệ thống.
Nền tảng Cloudify ERP chạy trên nền tảng điện toán đám mây
Cloudify ERP là phần mềm dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, giá thành tương đối thấp so với thị trường nhưng có các chức năng từ cơ bản tới nâng cao vẫn được hoàn thiện và phát triển. Đây là phần mềm nội địa được xây dựng và phát triển sao cho phù hợp với quy mô và nhu cầu của hầu hết doanh nghiệp Việt Nam. Nhìn chung, Cloudify là một trong những phần mềm nhận được niềm tin của người dùng từ chính chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
Lời kết
Để đảm bảo rằng chi phí triển khai ERP sẽ không là mối lo ngại, doanh nghiệp cần nắm rõ những mô hình ERP hiện nay có thể triển khai, chi phí cho từng loại mô hình và những yếu tố ảnh hưởng đến chi phí triển khai và sử dụng ERP. Việc tìm hiểu và nắm rõ những điều trên sẽ là một trong những yếu tố giúp doanh nghiệp triển khai ERP thuận lợi và thành công.
