Chuyển đổi số ngày càng trở nên phổ biến và giữ một vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp. Dù ở bất kỳ lĩnh vực nào, từ bán lẻ, tài chính đế chăm sóc sức khỏe, giáo dục và hành chính công cũng đều đang áp dụng chuyển đổi số để nâng cao dịch vụ khách hàng và gia tăng hiệu quả. Vậy chuyển đổi số thực sự là gì? Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ một số kiến thông cơ bản về chuyển đổi số.

Chuyển đổi số thực sự là gì?

Mặc dù đã xuất hiện trên thế giới từ rất lâu nhưng tại Việt Nam, khái niệm về vấn đề này vẫn còn khá mới mẻ với nhiều định nghĩa khác nhau. Theo một công ty nghiên cứu và tư vấn công nghệ hàng đầu thế giới cho rằng: đây là việc doanh nghiệp sử dụng các công nghệ hiện đại để thay đổi mô hình kinh doanh, nhằm tạo ra những cơ hội, doanh thu và giá trị mới.Tại Việt Nam, chuyển đổi số được hiểu là quá trình thay đổi từ doanh nghiệp truyền thống sang mô hình số bằng việc áp dụng công nghệ như Big data, IoT, hay điện toán đám mây (Cloud),… Từ đó kéo theo thay đổi về cách thức quản lý điều hành cũng như quy trình làm việc và văn hóa doanh nghiệp.

Đọc thêm: Chuyển đổi số dành cho công ty khởi nghiệp cần chuẩn bị những gì?

Doanh nghiệp có được lợi ích gì khi chuyển đổi số?

Thu thập dữ liệu nâng cao

Hiện nay, các doanh nghiệp sở hữu lượng dữ liệu khá lớn về khách hàng, đối tác và thị trường nhưng lại chưa thực sự tối ưu hóa nó để phân tích. Chuyển đổi tạo ra một hệ thống để thu thập dữ liệu và kết hợp để phân tích chuyên sâu nhằm đem lại nhiều thông tin giá trị cho doanh nghiệp.

Chuyển đổi số tạo ra nền tảng để thu thập dữ liệu giữa các phòng ban và bộ phận. Bằng cách này, doanh nghiệp sở hữu hệ thống thông tin thống nhất, tránh xảy ra trường hợp sai lệch khi đối chiếu dữ liệu sẽ gây khó khăn cho việc phân tích và lên báo cáo.

Hợp nhất thông tin và tài nguyên

Theo số liệu thống kê năm 2020, có trung bình khoảng 900 ứng dụng được sử dụng trong mỗi doanh nghiệp. Điều này dẫn tới việc thiếu tính nhất quán và gây khó khăn trong việc tổng hợp dữ liệu và dễ xảy ra sai sót. Vì vậy, thay vì sử dụng nhiều phần mềm làm dữ liệu phân tán, chuyển đổi số sẽ hợp nhất các nguồn tài nguyên đó trên một nền tảng duy nhất để dễ dàng theo dõi và tổng hợp.

Tăng lợi nhuận

Sự thay đổi này giúp tối ưu chi phí và gia tăng hiệu quả làm việc. Từ đó giúp doanh nghiệp tối đa hóa doanh thu và lợi nhuận. Theo báo cáo của trung tâm SAP, có tới 80% doanh nghiệp chuyển đổi số đều tăng lợi nhuận, 85% nói rằng họ tăng được thị phần của mình, và trung bình doanh thu tăng cao hơn 23% so với đối thủ cạnh tranh. Qua đó có thể thấy, lợi ích của chuyển đổi số là vô cùng to lớn, giúp thay đổi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp theo hướng hiệu quả hơn.

Cách nhận ra doanh nghiệp có cần chuyển đổi số hay không?

Khách hàng không còn quay trở lại

Khách hàng mua lần đầu nhưng không quay lại mua lần sau. Đó là do không chỉ sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp không cao mà còn do sự thu hút của sản phẩm và các chương trình khuyến mãi của đối thủ cạnh tranh, hoặc có thể do doanh nghiệp làm chưa tốt dịch vụ chăm sóc khách hàng. Số hóa doanh nghiệp sẽ giúp phân tích rõ hơn hành vi mua của khách hàng và từ đó có những chiến dịch chăm sóc và tiếp cận tốt hơn.

Tranh cãi giữa các bộ phận ngày càng gia tăng

Quy trình làm việc không thống nhất, lại phức tạp và rườm rà là nguyên nhân chủ yếu gây ra những cuộc nội chiến trong doanh nghiệp. Nhiệm vụ không được phân công rõ ràng, thông tin thiếu minh bạch, công việc bị đồn đẩy trách nhiệm khiến các phòng ban thường xuyên tranh cãi. Lúc này, sự trợ giúp của công nghệ sẽ liên kết công việc của tất cả các phòng ban trong một nền tảng duy nhất, dễ dàng theo dõi công việc cụ thể của từng bộ phận, người đảm nhiệm, thời gian hoàn thành và tiến độ công việc.

Nhân viên dành quá nhiều thời gian cho việc hoàn thành công việc

Thay vì phải tập trung vào những công việc trọng tâm thì nhân viên lại tốn quá nhiều thời gian cho các việc bên lề như tìm kiếm tài liệu, in giấy tờ, xin chữ ký,… Khi đó cũng là thời điểm doanh nghiệp nên ứng dụng công nghệ vào kinh doanh.

Đọc thêm: Chuyển đổi số trong thời đại mới và những điều cần biết

Những sai lầm khi nghĩ về chuyển đổi số?

Chưa xác định rõ mục tiêu, đích đến

Trước những biến động của thị trường và nhu cầu xã hội, doanh nghiệp tất yếu cần chuyển đổi số. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nhận thức được nên bắt đầu từ đâu. Chính vì vậy, chuyển đổi số trở thành một bài toán khó đối với các doanh nghiệp và dễ xảy ra những sai lầm không đáng có. Chưa xác định rõ đích đến, mục tiêu là lỗi sai phổ biến nhất. Khi không đặt ra mục tiêu rõ ràng, tổ chức không thể đưa ra một quy trình chuyển đổi phù hợp.

Người lãnh đạo chưa thực sự chú trọng tới chuyển đổi số

Sai lầm thứ 2 đó là người lãnh đạo chưa thực sự chú trọng tới việc tham gia vào cuộc cải tiến này. Nhiều nhà lãnh đạo cho rằng, quá trình thay đổi này là nhiệm vụ của phòng CNTT, nhưng thực ra nó cần tới sự hợp tác của bộ phận nhân sự, kể cả người đứng đầu. Thiếu đi sự lãnh đạo, kết quả chỉ là những sự thay đổi chắp vá và không đồng bộ.

Thiếu tư duy, nghiên cứu thị trường

Lỗi phổ biến khác đó là thiếu tư duy và nghiên cứu thị trường. Lỗi này thường xảy ra đầu tiên trong quá trình chuyển đổi số, khiến doanh nghiệp không nhận thức được khách hàng muốn gì và mình phải thay đổi gì. Điều này làm công ty sẽ bỏ lỡ những cơ hội tiềm năng phát triển.

Các bước chuyển đổi số như thế nào?

Bước 1: Đánh giá thực trạng và lên kế hoạch

Ở bước này, các nhà lãnh đạo cần đánh giá lại các hoạt động của doanh nghiệp, về tính hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực: con người, tài chính,… Và khi chuyển đổi số thì công ty có khả năng thích ứng với sự thay đổi này hay không? Sau khi trả lời các câu hỏi này, nhà quản trị lên kế hoạch và các mục tiêu cần đạt được khi chuyển đổi số. Và dự tính thời gian hoàn thành quá trình này

Bước 2: Xây dựng chiến lược chuyển đổi số

Sau khi hoàn thành kế hoạch, doanh nghiệp cần có chiến lược phù hợp. Doanh nghiệp phải xác định được sự thay đổi trước tiên phải thực hiện ở những quy trình, bộ phận nhỏ rồi dần dần mở rộng ra toàn bộ công ty để đội ngũ nhân sự có thời gian làm quen với công nghệ mới. Tuy nhiên, đây là công việc không hề dễ dàng với doanh nghiệp, nếu làm không tốt thì quá trình chuyển đổi số sẽ gặp phải khó khăn. Vì vậy, doanh nghiệp cần cẩn trọng và kỹ lưỡng trong việc xây dựng chiến lược    .

Bước 3: Số hóa dữ liệu và quy trình

Doanh nghiệp tiến số hóa dữ liệu từ những tài liệu trên giấy chuyển thành dạng kỹ thuật số và lưu trữ trên nền tảng đám mây. Nhờ công nghệ, dữ liệu sẽ được đảm bảo an toàn và dễ dàng tìm kiếm khi cần. Bên cạnh số hóa dữ liệu thì doanh nghiệp cần tự động hóa quy trình hoạt động nhằm cải thiện hiệu suất cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Bước 4: Chuẩn bị về tổ chức

Để đạt hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn bị chu đáo trong việc lựa chọn và sử dụng nhân sự thực hiện. Đó là nguồn nhân lực có kiến thức chuyên môn cao, sẵn sàng thay đổi tiếp thu cái mới cũng như sáng tạo tìm ra những giải pháp mới cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Bước 5: Đánh giá và cải thiện

Sau khi áp dụng chuyển đổi số, các doanh nghiệp cần đánh giá cả quá trình trên cả hai khía cạnh khách quan và chủ quan. Cần phải nhìn nhận xem doanh nghiệp có đang đi đúng hướng hay không và sự thay đổi này có đem lại hiệu quả không. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có những quyết định tiếp theo cho việc cải thiện. Bên cạnh đó, cũng cần đánh giá dựa trên cảm nhận của nhân viên bằng cách doanh nghiệp sẽ tiến hành các cuộc khảo sát cho toàn thể công nhân viên trong công ty.

Những lưu ý quan trọng khi chuyển đổi số?

Tạo ra sự đồng thuận và tiếng nói chung giữa các phòng ban

Để kết nối các phòng ban, nhà quản lý có thể thành lập một ủy ban chuyển đổi số nhằm tìm ra sự đồng thuận. Chỉ khi đó, nhân viên mới có nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của chuyển đổi số và quy trình thực hiện, từ đó mới thống nhất được các nghiệp vụ và phòng ban, tránh được bất đồng quan điểm trong doanh nghiệp.

Bắt đầu thay đổi từ mô hình kinh doanh và tư duy lãnh đạo

Doanh nghiệp nên phải bắt đầu thay đổi từ mô hình kinh doanh với tư duy lãnh đạo. Các chuyên gia nước ngoài đưa ra lý do việc các doanh nghiệp Việt Nam vẫn bị chậm hơn sự phát triển của thế giới đó là chuyển đổi số mới chỉ quẩn quanh ở bước tối ưu hóa các hoạt động quản trị mà chưa có sự thay đổi ở mô hình kinh doanh và tư duy lãnh đạo.

Tư duy chấp nhận rủi ro và chấp nhận thay đổi

Tiền đề quan trọng của quá trình chuyển đổi số là phải chấp nhận rủi ro, không ngừng học hỏi và liên tục thay đổi. Có như vậy, doanh nghiệp mới mạnh dạn thực hiện các cách làm mới, các phép thủ mới để đánh giá đâu là phương pháp phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Cách đo lường hiệu quả của chuyển đổi số 

Để tính được ROI của đầu tư chuyển đổi số, doanh nghiệp có thể thực hiện theo 5 bước cơ bản sau:

Bước 1: Xác định rõ mục tiêu của chuyển đổi số

Trước tiên doanh nghiệp phải xác định rõ mục tư của hoạt động chuyển đổi số cho doanh nghiệp mình. Phải hiểu rõ mục đích mới có thể xác định được KPIs của các hoạt động.

Bước 2: Xác định rõ chi phí chủ yếu

Dự tính toán bộ chi phí cho quá trình, cần thuê bao nhiêu nhân sự CNTT? Có nên mua thêm phần mềm? Phần cứng? Tất cả phải được ghi lại chi tiết trong bản kế hoạch phí phí đầu tư chuyển đổi số của doanh nghiệp.

Bước 3: Có cái nhìn toàn cảnh về đo lường

Cần đánh giá lại toàn cảnh về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các chỉ số cần lưu ý:

• Tỷ lệ khách hàng rời bỏ
• Điều khách hàng hài lòng
• Tỷ lệ khách hàng quay lại
• Tỷ lệ khách hàng mua qua sự giới thiệu của người khác

Những chỉ số này sẽ cho doanh nghiệp biết khách hàng đang muốn gì và mình cần phải làm gì để thay đổi cho phù hợp.

Bước 4: Xác định mốc đo lường một cách thực tế

Bao lâu thì có thể đo lường được sự thành công của quá trình này? Đó là cả một quá trình và phải dựa trên sự hài lòng của khách hàng và sự vận hành trong doanh nghiệp mới có thể đánh giá được mức độ hiệu quả của chuyển đổi số.

Bước 5: Đo lường liên tục

Không nên chỉ đo lường ở một thời điểm nhất định. Kinh doanh luôn vận động, cần đo lường thường xuyên để phát hiện kịp thời các vấn đề chưa thực sự ổn. Đo lường liên tục cũng giúp doanh nghiệp xác định các yếu tố tác động đến ROI. Từ đó, có những phân tích chuyên sâu hơn, đi từ nguyên nhân đến kết quả và đánh giá cả quá trình.

Chuyển đổi số thực sự đem lại nhiều lợi ích. Những tại sao nhiều doanh nghiệp vẫn còn ngần ngại chưa thực hiện? Phải chăng chưa tìm kiếm được công cụ phù hợp? Cloudify rất hân hạnh đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí qua website Cloudify.vn hoặc hotline 1900 866 695.

Đọc thêm:

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi chuyển đổi số? 

Kinh nghiệm chuẩn đổi số của các thương hiệu trên thế giới