Ngày nay khối công việc của mỗi doanh nghiệp ngày càng nhiều, nên việc quản lý cũng gặp không ít khó khăn. Tuy nhiên với Asana, việc quản lý của bạn sẽ trở nên nhanh chóng, thuận lợi hơn. Tuy nhiên nhiều người vẫn chưa biết đến Asana, vậy Asana là gì? Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng ứng dụng Asana? Cùng Cloudify đi tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.
Nội dung bài viết
1. Asana là gì?
Asana là phần mềm quản lý công việc và các dự án trực tuyến của doanh nghiệp. Các thông tin về dự án, tiến độ,… được lưu trữ trên hệ thống một cách an toàn. Asana được tạo ra dựa trên việc hoạt động nhóm, giúp mọi người sắp xếp, trao đổi công việc nhanh chóng, hợp lý. Không những thế, phần mềm còn giúp sắp xếp công việc theo hướng ưu tiên thời gian, và cho phép đồng đội bạn biết được các công việc đã làm đến đâu, những vấn đề không may xảy ra để giải quyết cùng nhau.
2. Asana app là gì?
Công nghệ 4.0 ngày càng phát triển nên đòi hỏi công việc phải được quản lý trên nhiều trên các thiết bị. Chính vì lý do đó, Asana tạo ra app dành cho cả điện thoại, máy tính bảng.
Mặc dù được thành lập vào 2008 bởi Dustin Moskovitz nhưng mãi đến năm 2012 Asana phiên bản thương mại dành cho doanh nghiệp mới chính thức ra mắt. Đầu tiên nó được đưa vào sử dụng trên các thiết bị di động thuộc hệ điều hành iOS và rồi dần dần tương thích với hệ điều hành Android.
3. Tính năng của Asana
Tạo danh sách công việc và tương tác với đồng đội dễ dàng
Như đã nói đây là ứng dụng được thành lập dựa trên cách thức hoạt động theo nhóm, nên app Asana cung cấp cho người dùng tính năng tạo lập danh sách công việc, nhiệm vụ và dễ dàng phân công chia sẻ cho người khác.
Nó giúp cho các đồng nghiệp dễ dàng tương tác trên cùng trang mà không phải thông qua email, giúp tiết kiệm thời gian, dễ dàng trao đổi công việc khi cần thiết.
Thông báo nhắc nhở
Để giúp đáp ứng thời hạn, các kế hoạch dự án được tạo một cách trực quan theo thời gian. Asana cho phép bạn theo dõi các dự án và nhiệm vụ qua mọi giai đoạn, thời gian. Nó cũng cho phép bạn quản lý và nhắc nhở đồng đội về tiến độ công việc và việc phải nhanh chóng hoàn thành mà không phải thông qua email hay ứng dụng khác.
Cập nhật và kiểm soát công việc liên tục
Với asana, các dự án có thể được chia thành các việc nhỏ hơn. Mỗi dự án, công việc đều được kèm theo tên người thực hiện, deadline, tiến độ và các trình tự ưu tiên. Các công việc khi được hoàn thành sẽ được cập nhật và ứng dụng sẽ tự động gửi thông báo cho tất cả các thành viên còn lại cùng nắm thông tin.
Giao diện hiển thị
Asana hiểu được nhu cầu giao diện phải dễ sử dụng nên đã tạo ra ứng dụng cho người dùng có thể quản lý, theo dõi công việc theo dạng bảng Kanban hoặc To-do list.
Báo cáo tự động
Ứng dụng Asana cung cấp các biểu đồ báo cáo tiến độ theo từng dự án, công việc. Nó cho biết số nhiệm vụ đã hoàn thành và số nhiệm vụ chưa hoàn thành.
Bảo mật
Các dự án đều được phân quyền cho mỗi nhóm, tổ chức riêng lẻ nên tính bảo mật rất cao.
Tránh bỏ lỡ một deadline: Nó cho phép bạn sử dụng Timeline để thực hiện công việc. Bên cạnh đó còn thông báo nhắc nhở bạn, vì thế bạn sẽ hạn chế tối đa việc bỏ lỡ các deadline công việc.
Trao đổi thông tin nhanh chóng: Việc trao đổi thông tin kịp thời trong công việc là rất cần thiết với ứng dụng Asana bạn sẽ dễ dàng tương tác với đồng đội để hoàn thành công việc tốt nhất và kịp thời gian.
Giữ được sự bảo mật: việc bảo mật thông tin của doanh nghiệp, dự án là điều ai cũng quan tâm. Với Asana bạn không cần phải lo điều đó, bạn được phép phân quyền cho mọi người, nếu không liên quan đến dự án bạn sẽ không được truy cập. Điều này sẽ giữ an toàn tuyệt đối.
Xem được báo cáo công việc: Bạn sẽ biết được các công việc đã hoàn thành hay chưa dựa trên các báo cáo. Bên cạnh đó, Asana sẽ sắp xếp công việc theo ưu tiên thời gian, nên theo báo cáo các công việc bạn sẽ biết việc nào nên làm tiếp theo.
Có thể gửi kèm các file, hình ảnh lớn: Giúp cho đồng đội dễ dàng hình dung, nắm bắt tình hình để đẩy nhanh tiến độ công việc mà không cần phải họp quá nhiều thời gian.
5. Nhược điểm của ứng dụng Asana
Song song với việc có nhiều chức năng và lợi ích được cung cấp ở bản miễn phí, nhưng lại bị giới hạn số người sử dụng tối đa là 15 người/ dự án và có nhiều tính năng còn hạn chế. Ví dụ như về báo cáo, phần mềm sẽ chỉ cho thấy được số lượng nhiệm vụ hoàn thành trên tổng nhiệm vụ.
Đối với bản trả phí thì chi phí rất đắt đỏ lên đến 9.99$/ người dùng/ tháng. Với bản này, bạn sẽ được sử dụng thêm các tính năng như tìm kiếm công việc nâng cao, thêm các trường tùy chỉnh cho dự án, báo cáo nâng cao, cài đặt quyền riêng tư cho dự án…Do các nhược điểm như vậy nên bạn cần cân nhắc khi muốn sử dụng nó.
6. Các phần mềm thay thế
Do chi phí khá đắt đỏ mà các tiện ích lại hạn chế thì liệu có các phần mềm khác để thay thế hay không? Ngày nay trên thế giới đã phát triển nhiều phần mềm quản lý công việc như Trello, Jira,… Mỗi một phần mềm ứng dụng lại có một chức năng riêng khác nhau, nên người dùng cần tìm hiểu kỹ.
Tuy nhiên, không chỉ để quản lý dự án, mà để có thể quản lý cả công việc của công ty, doanh nghiệp cũng phải cần các phần mềm quản lý. Cloudify sẽ cung cấp cho bạn tất cả các chức năng quản lý tổng thể doanh nghiệp ERP với mức chi phí hợp lý nhất. Hệ thống cung cấp các phần mềm quản lý về cả dự án, công việc, theo dõi sản xuất, bán hàng,…
Các thông tin lưu trữ trên đám mây dễ dàng tìm kiếm.
Bảo mật thông qua việc phân quyền rõ ràng.
Có sự liên kế giữa các phòng ban để nắm thông tin và tránh sai sót.
Cập nhật số liệu, hồ sơ nhanh chóng.
Còn chần chờ gì nữa, hãy liên hệ chúng tôi qua hotline 1900 866 695 hoặc truy cập vào website website Cloudify.vn để biết thêm thông tin và được tư vấn miễn phí.
