Chuyển đổi số đang len lỏi vào mọi ngóc ngách của đời sống, kinh tế, xã hội. Hiểu được lợi thế từ áp dụng công nghệ vào quản lý, công ty TNHH thực phẩm Hữu Nghị đã chọn ứng dụng nền tảng Cloudify ERP trong quản lý. Cùng tìm hiểu những thách thức mà công ty Hữu Nghị gặp phải và hành trình chuyển đổi số cùng Cloudify.

Thực phẩm Hữu Nghị – Luôn thay đổi để vươn xa

Thực phẩm Hữu Nghị là đứa con được hình thành sau bao nhiêu ấp ủ, cố gắng học hỏi, tìm hiểu thị trường của anh Phạm Văn Nghị. Công ty chuyên cung cấp các dòng sản phẩm thực phẩm đông lạnh như gà, bò, heo, hải sản… được nhập từ các quốc gia lớn trên thế giới như Ấn Độ, Úc… về Việt Nam. 

Thực phẩm Hữu Nghị xác định để phát triển và mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng, công ty phải không ngừng thay đổi để vươn xa. Cụ thể, công ty đã tiến hành nâng cấp trang thiết bị, đầu tư kho lạnh để đảm bảo các sản phẩm được bảo quản ở điều kiện tốt nhất nhằm giữ nguyên vẹn chất lượng, hàm lượng dinh dưỡng trong từng miếng thịt, hạn chế được sự xâm nhập của các loại vi khuẩn, virus gây bệnh.

Đối với mặt hàng thực phẩm, việc quản lý và duy trì nguồn hàng ổn định, chất lượng và giảm thiểu hàng tồn kho, hàng cận date luôn là bài toán đối với nhà quản trị.

Tại thực phẩm Hữu Nghị, khi đa số các nhân viên làm việc thủ công, công ty gặp nhiều khó khăn và rào cản. Quản lý không thể theo dõi được bức tranh kinh doanh toàn cảnh, nhân viên kinh doanh không thể chủ động xem hàng hóa tồn kho để lên đơn. Nhân viên kho làm việc dựa trên excel còn nhiều sai sót gây tổn thất chi phí cho doanh nghiệp. Đó cũng là lý do thúc đẩy CEO Phạm Văn Nghị lựa chọn Cloudify ERP để giải quyết các bài toán này.

Công ty Thực phẩm Hữu Nghị và rào cản trong quá trình quản lý, vận hành

Đối với bộ phận bán hàng

Cũng giống như các công ty đang quản lý theo cách truyền thống khác, bộ phận kinh doanh của Thực phẩm Hữu Nghị đang sử dụng Zalo, Gmail và Excel để thực hiện công việc. Bộ phận bán hàng của thực phẩm Hữu Nghị đang gặp các vấn đề: 

• Nhân viên bán hàng không nắm được số lượng hàng hóa tồn kho theo thời gian thực để chủ động lên đơn hàng cho khách. Cụ thể, nhân viên không nắm được mặt hàng nào đang còn hàng và số lượng tồn là bao nhiêu để thông báo với khách hàng. Để có được số liệu chính xác, nhân viên kinh doanh phải mất thời gian liên lạc với bộ phận kho để có dữ liệu.
• Việc tiếp nhận, quản lý đơn hàng thông qua điện thoại, Zalo khiến nhân viên dễ nhầm lẫn, sót đơn của khách. Điều này gây ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng tại công ty và gây mất uy tín của doanh nghiệp. 
• Nhân viên kinh doanh không thể theo dõi được lịch trình giao hàng của bộ phận vận chuyển. Để có thông tin, nhân viên phải gọi cho từng nhân viên vận chuyển để xác nhận đơn hàng được giao hay chưa, bao lâu nữa giao cho khách để báo khách chuẩn bị nhận hàng. 
• Làm việc trên các group Zalo và theo cách truyền thống khiến nhân viên dễ nhầm lẫn thông tin, có độ trễ lớn khiến cho công việc không được thực hiện hiệu quả. Với số lượng hàng trăm khách hàng, mỗi lần nhân viên muốn tìm kiếm lại thông tin của khách rất khó khăn, nhiều khách không tìm được dữ liệu dẫn đến mất khách.

“Thời điểm khách nhiều, mình phải làm thức đến 10h đêm để làm báo cho quản lý. Mình thường dồn báo cáo 1 tuần mới làm, mỗi lần như vậy mất khoảng 3 đến 4 tiếng để xong. Thông tin khách hàng chủ yếu trên group Zalo, mỗi lần báo cáo mình phải lên từng group kéo lại tin nhắn cũ để tổng hợp thông tin làm report” Chia sẻ từ nhân viên kinh doanh của công ty Thực phẩm Hữu Nghị.

Khó khăn của bộ phận kho

Một trong những khó khăn lớn nhất của bộ phận kho tại Thực phẩm Hữu Nghị chính là không thể kiểm soát được hàng hóa tồn kho theo thời gian thực. Mọi dữ liệu liên quan đến kho đều được thao tác trên excel và vận hành dựa trên kinh nghiệm của người quản lý kho. Cụ thể, nhân viên kho kiểm soát số lượng xuất, nhập kho trên file excel. Mỗi khi có đơn hàng, nhân viên phải rà soát lại số lượng tồn kho mới báo lại cho nhân viên bán hàng để lên đơn cho khách. 

“Khi có đơn hàng, mình thường dựa trên tính toán thủ công hay mình tự nhớ để xác định số lượng tồn kho và báo cho kinh doanh.” Anh Dũng, nhân viên quản lý kho và điều phối tại Thực Phẩm Hữu Nghị chia sẻ.

Việc không kiểm soát được chính xác số lượng hàng hóa tồn kho đôi khi dẫn đến sai sót khi nhân viên bán hàng lên đơn gây ảnh hưởng uy tín của công ty. Ngoài ra, bộ phận kho không thể chủ động có kế hoạch nhập hàng hợp lý. Mỗi ngày phải tiến hành kiểm kho để lên đơn đặt hàng nhà cung cấp.

Không có được hệ thống chuyển đổi đơn vị tính giữa bộ phận kế toán và kho dẫn đến sai sót khi lập chứng từ. Đặc điểm của Thực phẩm Hữu Nghị chính là bộ phận kho kiểm soát hàng hóa theo đơn vị thùng, trong khi kinh doanh và kế toán lại ghi nhận theo kilogram. Việc thiếu công cụ chuyển đổi đơn vị tính giữa các bộ phận khiến cho quá trình thực hiện đơn hàng mất nhiều thời gian, dễ nhầm lẫn, sai sót và mất chi phí.

Cái bắt tay cùng Cloudify để thay đổi quy trình vận hành

Trước những vấn đề đó, anh Phạm Văn Nghị, CEO của Thực phẩm Hữu Nghị đã tìm kiếm nhiều giải pháp công nghệ để giải quyết khó khăn. Anh kỳ vọng rằng với việc áp dụng công nghệ vào quản lý sẽ tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp, giúp nhân viên giảm tải các thao tác thủ công và cải thiện hiệu suất làm việc. Đây cũng là bước chuẩn bị để Thực Phẩm Hữu Nghị mở rộng quy mô và chuẩn hóa quy trình với mục tiêu phát triển lớn mạnh hơn trong tương lai.

Thông qua triển khai giải pháp Cloudify ERP, Thực phẩm Hữu Nghị có thể: 

Nhân viên kinh doanh chủ động theo dõi số lượng tồn kho

Nhờ có hệ thống Cloudify ERP, toàn bộ nhân viên kinh doanh có thể theo dõi lượng tồn kho dù ở bất kỳ đâu. Với tính năng thông báo tồn kho trên điện thoại, toàn bộ thông tin về số lượng hàng hóa tồn đều được thông báo đến chủ doanh nghiệp và từng nhân viên bán hàng, nhân viên kho, kế toán của công ty. Nhân viên của Hữu Nghị có thể căn cứ vào đó để có thể cung cấp thông tin chính xác nhất cho khách hàng mỗi khi lên đơn. Nhân viên sẽ không phải tốn nhiều thời gian để trao đổi với bộ phận kho để có thông tin.

Tham khảo: Giải pháp quản lý kho thông minh trên điện thoại Cloudify WMS

Quản lý đơn hàng theo tuyến, theo dõi lịch trình giao hàng 

Sau khi có đơn hàng, bộ phận điều phối căn cứ vào dữ liệu đơn hàng trên hệ thống để phân bổ đơn theo tuyến, đơn ưu tiên cho nhân viên nhà kho soạn đơn. Đồng thời, tất cả các giai đoạn đều được ghi nhận và thực hiện trên hệ thống để tất cả các bộ phận dễ dàng theo dõi. Cụ thể, nhân viên kinh doanh chủ động xem được đơn hàng đang ở giai đoạn nào (packing, picking hay đang vận chuyển, đã giao…) để trả lời với khách hàng. Với việc quản lý trên Cloudify ERP, nhân viên của Thực Phẩm Hữu Nghị tiết kiệm được nhiều thời gian trao đổi, chủ động hơn trong công việc.

Quản lý khách hàng tập trung

Cloudify ERP thay thế quá trình quản lý khách hàng thủ công bằng excel. Toàn bộ thông tin về khách hàng đều được lưu trữ trên cùng một hệ thống. Nhân viên có thể dễ dàng truy cập, tìm thông tin và hỗ trợ khách hàng khi cần thiết. Nhờ phần mềm mà Thực phẩm Hữu Nghị có thể giảm các tình trạng nhầm lẫn, sót đơn cho khách hàng. Khi nhân viên kinh doanh làm báo cáo cũng dễ dàng tổng hợp thông tin, tiết kiệm được thời gian, công sức.

Quản lý tồn kho chính xác, real time 

Toàn bộ các hoạt động nhập xuất đều được cập nhật trên hệ thống theo thời gian thực. Nhờ hệ thống, Thực phẩm Hữu Nghị đã có thể giảm tình trạng chênh lệch tồn kho, luôn đảm bảo được lượng hàng tồn kho theo thời gian thực để có thể cung cấp cho khách hàng. Ngoài ra, hệ thống quản lý của Cloudify còn có chức năng cảnh báo tồn kho tối thiếu giúp công ty chủ động nhập hàng và duy trì hàng hóa ở mức an toàn.

Quản lý hàng hóa theo nhiều đơn vị tính 

Với Cloudify ERP, việc quản lý hàng hoá theo nhiều đơn vị trở nên dễ dàng. Mỗi sản phẩm sẽ có 1 đơn vị chính cố định và nhiều đơn vị chuyển đổi. Nhờ đó, hệ thống sẽ tự động tính toán, quy đổi một cách nhanh và chính xác nhất ra các đơn vị mà các bộ phận yêu cầu. 

Thực phẩm Hữu Nghị kỳ vọng với sự chuẩn bị này công ty sẽ xây dựng được quy trình quản lý rõ ràng. Nhờ đó, nhân viên làm việc hiệu quả hơn khi không còn mất thời gian thao tác, trao đổi quá nhiều nữa.” Chia sẻ từ anh Phạm Văn Nghị, CEO Thực phẩm Hữu Nghị.

Công nghệ không phải là rào cản để doanh nghiệp phát triển. Ngược lại, nếu có sự chuẩn bị kỹ càng, doanh nghiệp tận dụng được sức mạnh từ công nghệ sẽ đạt được bước tiến vững mạnh trong tương lai. 

Bạn đang loay hoay đi tìm lời giải cho bài toán quản trị doanh nghiệp? Doanh nghiệp của bạn đang gặp các vấn đề trong quản trị và vận hành và đang muốn thay đổi như Thực phẩm Hữu Nghị. Liên hệ ngay với Cloudify để nhận demo giải pháp và tư vấn chuyên sâu từ chuyên gia tại đây.