PO (Purchase Order hay đơn đặt hàng) là thuật ngữ vô cùng phổ biến trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt đối với các công ty làm về phân phối, thương mại. Vậy PO là gì và nó có ý nghĩa gì về mặt hoạt động thương mại? Hãy cùng Cloudify tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

PO là gì?

Thuật ngữ PO dùng để chỉ cụm từ tiếng Anh là Purchare Order, tên tiếng Việt là đơn đặt hàng. Đây là một loại tài liệu ủy quyền mua hàng được gửi từ người mua đến nhà cung cấp. 

Đơn đặt hàng phải bao gồm tất cả các thông tin của giao dịch kinh doanh, chẳng hạn như giá mỗi đơn vị do người mua và người bán thỏa thuận, cũng như số lượng từng mặt hàng được mua, bao gồm các chi tiết cụ thể như kiểu dáng, màu sắc…

Nhiều đơn đặt hàng bao gồm cả yêu cầu thanh toán và vận chuyển. Để dễ dàng theo dõi các khoản thanh toán trong tương lai và khớp với hồ sơ vận chuyển, mỗi đơn đặt hàng phải được cung cấp một số duy nhất được gọi là mã đơn hàng.

Ý nghĩa của PO

PO là một tài liệu quan trọng có nhiều ý nghĩa đối với một công ty. Đây là một tài liệu được sử dụng để kiểm tra và đánh giá các vấn đề đối với đơn hàng.

Thông qua PO, khách hàng có thể thông báo tất cả các nhu cầu và mong muốn của họ với nhà cung cấp. Chúng có thể được sử dụng bởi cả hai bên trong trường hợp đơn đặt hàng giao không được thực hiện như mong đợi.

Dựa trên thông tin tỏng đơn đặt hàng, các bên như người mua, người bán, đơn vị vận chuyển sẽ có được thông tin chính thức về hoạt động mua bán cũng như giao vận. Sau khi một đơn hàng được đặt, chi phí sẽ được tính toán và ghi nhận vào sổ kế toán. Điều này cho phép doanh nghiệp đánh giá và kiểm soát ngân sách phù hợp hơn.

Ngoài ra, trong trường hợp không có hợp đồng bằng văn bản, các PO có giá trị pháp lý ràng buộc. Khi PO được nhà cung cấp chấp nhận, nó sẽ trở thành một văn bản pháp lý.

Hơn nữa, khi nói đến việc đảm bảo việc phát hành, xử lý và ghi nhận các đơn đặt hàng, PO là một trong những thành phần thiết yếu nhất giúp quá trình kiểm toán diễn ra suôn sẻ hơn.

Đọc thêm: Quản lý đơn hàng sản xuất với phần mềm

Lợi ích khi sử dụng PO trong doanh nghiệp

Mục tiêu của PO là xác định các dịch vụ và những yếu tố sẽ giúp giao dịch hàng ngày dễ dàng hơn. Có khả năng xảy ra rủi ro trong quá trình giao dịch, việc áp dụng PO sẽ mang lại những lợi ích sau:

• Người bán sẽ được bảo vệ nếu người mua từ chối thanh toán cho sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Hỗ trợ lập ngân sách tốt hơn.
• Hỗ trợ người mua truyền tải mong muốn của họ đến người bán.

Hơn nữa, các doanh nghiệp ngày nay thường xuyên tin tưởng và sử dụng PO vì:

• Người mua có thể sử dụng PO để truyền đạt ý định và lựa chọn của họ cho nhà cung cấp. Đồng thời, PO giúp người mua kiểm soát tốt hơn hoạt động mua hàng và đối soát các khoản công nợ.
• PO giúp bảo vệ người mua tránh khỏi các trường hợp người bán không thực hiện đơn hàng theo như cam kết gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của người mua.
• Nếu người mua không trả tiền cho sản phẩm hoặc dịch vụ, người bán sẽ được bảo vệ.
• Hỗ trợ quản lý các yêu cầu đặt hàng và chi phí đặt hàng.
• Hỗ trợ sắp xếp hợp lý quy trình mua hàng phù hợp với tiêu chuẩn ngành.

Tìm hiểu thêm: Phần mềm quản lý đơn đặt hàng trên điện thoại Cloudify POS

Sự khác nhau giữa PO và hóa đơn (Invoice)

Invoice, thường được gọi là hóa đơn bán hàng, là một chứng từ được sử dụng để mua và bán sản phẩm. Nhiều cá nhân lầm tưởng rằng PO cũng là một loại hóa đơn, mặc dù hai ý tưởng này khác nhau và có thể được phân biệt bởi các vấn đề sau:

• Khi đặt mua sản phẩm và dịch vụ, người mua sẽ tạo đơn đặt hàng (PO). Trong khi đó, người bán tạo hóa đơn để ghi lại giao dịch mua/bán đã xảy ra và để thu tiền thanh toán sau khi các mặt hàng đã được xuất đi.
• Người bán nhận được đơn đặt hàng và người mua nhận được hóa đơn.
• Khi người mua cần đặt hàng, một PO sẽ được tạo. Khi người mua mua hàng thành công, một hóa đơn sẽ được tạo. Hóa đơn sẽ được tạo tự động và việc quản lý công nợ sẽ được xử lý thông qua phần mềm quản lý hóa đơn.
• Các PO thường xuyên yêu cầu làm rõ những nội dung bắt buộc trong hợp đồng mua bán sản phẩm, dịch vụ. Trong khi đó, hóa đơn thường chỉ được sử dụng để xác nhận việc bán hàng và lưu giữ tài liệu cho thủ tục thanh toán.

Vì sao doanh nghiệp cần sử dụng PO?

Cho dù công ty nhỏ hay lớn, các đơn đặt hàng vẫn liên tục đến. Các doanh nghiệp nên sử dụng PO vì những lý do sau để giúp quản lý đơn hàng dễ dàng hơn:

Có quyền yêu cầu rõ ràng

Đơn đặt hàng cho phép khách hàng thông báo các yêu cầu của họ với nhà cung cấp. Đề xuất có thể được chấp nhận và xem xét bởi cả hai bên. Hãng có quyền khiếu nại nếu đơn hàng không được giao như đã cam kết.

Việc quản lý đơn hàng được đơn giản hóa

PO thông báo cho bộ phận tài chính và hoạt động liệu đơn hàng đang chờ xử lý hay đang đến. Điều này giúp họ dễ dàng theo dõi và quản lý đơn hàng hơn.

Lập ngân sách dễ dàng hơn

Khi một đơn đặt hàng được đặt, chi phí được tính ngay vào ngân sách của công ty. Kết quả là tổ chức sẽ có thể quản lý ngân sách hiệu quả hơn.

PO có tính ràng buộc pháp lý

Trong trường hợp không có hợp đồng chính thức, PO được coi là hoàn toàn đóng cửa như một công cụ ràng buộc pháp lý. Lưu ý rằng đây chỉ là khi nhà cung cấp đã chấp thuận nó.

PO giúp cho kiểm toán minh bạch hơn

Công việc của kiểm toán viên là đưa ra các chênh lệch tài chính để công ty có thể tìm ra cách cân bằng mọi thứ. Kết quả là, việc phát hành, xử lý và ghi lại các đơn đặt hàng đảm bảo rằng tiền được sử dụng một cách hợp lý. 

Mặc dù những lợi ích sau đây có vẻ là cho khách hàng, nhưng đơn đặt hàng cũng có lợi cho nhà cung cấp. Việc thực hiện đơn hàng và xử lý thanh toán được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn đáng kể với các PO.

Phần kết

Thông tin được cung cấp trong bài viết này sẽ giúp bạn hiểu PO là gì. Ngoài ra, có sự phân biệt và giống nhau giữa hóa đơn (hóa đơn) và đơn đặt hàng (PO). Bất kỳ ai tham gia mua hàng hóa hoặc dịch vụ thay mặt cho một công ty nên nhận thức được tầm quan trọng của hóa đơn và đơn đặt hàng. Sự khác biệt cơ bản giữa đơn đặt hàng và hóa đơn là đơn đặt hàng được gửi từ người mua đến nhà cung cấp để đặt hàng, trong khi hóa đơn được chuyển từ nhà cung cấp đến người mua để nhận thanh toán cho giao dịch. Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích hãy chia sẻ nó đến bạn bè và tiếp tục theo dõi Cloudify nhé!