Phần mềm quản lý cửa hàng thường được áp dụng với những nơi có các cửa hàng nhỏ, cửa hàng tạp hóa, shop quần áo thường có suy nghĩ là quy mô nhỏ, lượng hàng nhập về, bán ra không lớn thì không cần thiết phải đầu tư phần mềm quản trị. Suy nghĩ đó không hoàn toàn đúng nhưng thực chất cũng chẳng hề sai bởi cách quản lý qua sổ sách hay excel vẫn đang được áp dụng rất nhiều. Vậy liệu phần mềm quản lý cửa hàng có thực sự cần thiết cho các chủ cửa hàng nhỏ? Cloudify sẽ cùng các quản lý tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết này.

Các cửa hàng thường không sử dụng phần mềm quản lý

Tại sao các cửa hàng nhỏ lại không sử dụng phần mềm quản lý?

Khi bắt đầu hoạt động kinh doanh, các cửa hàng nhỏ hầu như đều không có nhu cầu sử dụng các phần mềm quản lý bởi:

• Quy mô nhỏ
• Hàng hóa nhập vào, bán ra ít
• Lượng khách hàng ít, trung bình
• Chỉ có một số ít nhà cung cấp, hoặc không có nhà cung cấp cố định.
• Vốn ít

Bên cạnh đó, do đã quen với cách quản lý truyền thống qua sổ sách, excel không tốn kém, nếu cửa hàng áp dụng phần mềm, các phần mềm quản lý miễn phí sẽ là lựa chọn đầu tiên.

Tuy nhiên, các chủ cửa hàng đều không nhận ra rằng một khi tình hình kinh doanh trở nên ổn hơn, lượng khách tới mua nhiều hơn thì các vấn đề phát sinh cũng nhiều hơn. Trong khi đó, sổ sách, excel hay các phần mềm quản lý miễn phí lại không thể theo dõi và phát hiện ra các “nút thắt” nhỏ ấy.

5 lý do nên sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng

Không một người chủ cửa hàng nào là không muốn kinh doanh có lãi, nhất là các cửa hàng nhỏ lẻ. Đứng trước thách thức chưa tìm ra phương án giải quyết, chúng tôi xin chia sẻ 5 lý do nên áp dụng phần mềm quản trị cửa hàng, giúp những chủ cửa hàng sớm tìm ra giải pháp cho bài toán của mình

• Phần mềm quản lý cửa hàng giúp quản lý kho

Bánh ngọt, bánh mì, sữa,… là những sản phẩm có hạn sử dụng ngắn, thường sẽ từ 1 tuần – 2 tháng. Không ít trường hợp các chủ cửa hàng thấy đông khách và nhập về số lượng lớn một loại mặt hàng, dẫn đến khó tiêu thụ được hết.

Phần mềm quản lý trước hết sẽ lên danh mục các hàng hóa nhập về kèm theo hạn sử dụng. Sau khi trừ đi số lượng xuất, phần mềm sẽ dựa vào lượng tồn và nhu cầu mua các mặt hàng khác nhau để có các dự báo về nhập hàng. Khi đó, chủ cửa hàng sẽ điều chỉnh được lượng hàng nhập vào, đồng thời biết được loại nào sắp hết hạn để có thể xử lý sớm nhất. (vd: bày một khu vực giảm giá 50% cho bánh mì sắp hết hạn,…)

• Phần mềm hạn chế được nhầm lẫn, sai sót

Trước đây, việc ghi chép, tính toán đều được làm trên sổ sách. Có những cửa hàng thậm chí còn không dùng sổ sách mà chỉ tính nhẩm hoặc kèm thêm một chiếc máy tính bỏ túi. Nếu có khách hàng mua nhiều, chắc chắn sẽ rất khó để hạn chế nhầm lẫn, thậm chí có thể xảy ra xích mích.

Một khi có phần mềm quản lý, việc tính toán đảm bảo chính xác tới 100% do được máy tính xử lý và thực hiện hoàn toàn bởi phần mềm. Phần mềm cũng giúp in hóa đơn để khách hàng tự kiểm tra lại thông tin, hạn chế vấn đề tranh cãi do nhầm lẫn.

• Phần mềm giúp tiết kiệm tối đa chi phí

Tại sao bỏ tiền ra cho phần mềm lại tiết kiệm chi phí? Tại sao không sử dụng phần mềm miễn phí? Chắc hẳn rất nhiều người có chung thắc mắc này. Câu trả lời thực chất lại vô cùng đơn giản.

Các phần mềm hiện nay có giá rất rẻ, giá duy trì hàng tháng dao động từ 100.000 đồng – 500.000 đồng, có đầy đủ chức năng để phù hợp với mọi quy mô. Nếu chủ cửa hàng thắc mắc tại sao phần mềm lại tiết kiệm chi phí, hãy thử cùng chúng tôi làm một bài toán đơn giản. 

Trước hết, chi phí phần mềm phải bỏ ra hàng tháng cho một cửa hàng nhỏ là khoảng 100.000 đồng. Chi phí trước đây phải chi cho các khoản hàng hỏng, hết hạn sử dụng, số hàng thất thoát không rõ lý do, số tiền tính toán nhầm,…cũng phải tính tới hàng triệu. Và nếu có phần mềm trong tay, các khoản phí hàng triệu kia sẽ không còn là nỗi lo.

Ngoài ra, các phần mềm miễn phí hiện nay rất nhiều, không rõ nguồn gốc mà còn dễ bị nhiễm virus, mất dữ liệu và còn không có công ty bảo hành, hỗ trợ. 

Phần mềm quản trị cửa hàng Cloudify ứng dụng công nghệ điện toán đám mây. Người dùng không cần cài đặt, không cần sử dụng chung với phần mềm khác, có thể quản lý được tình hình kinh doanh từ xa. Dịch vụ của chúng tôi luôn đồng hành bên khách hàng mọi lúc, mọi nơi, đa dạng quy mô, ngành nghề. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được trải nghiệm miễn phí.