Khách hàng là nhân tố quan trọng quyết định sự sống còn của mỗi doanh nghiệp. Việc tìm kiếm các khách hàng tiềm năng đã khó, giữ chân các khách hàng cũ càng khó hơn. Vì thế, nhiều công ty phần mềm đã đưa ra các giải pháp công nghệ khác nhau để giải quyết vấn đề của doanh nghiệp. Nhưng giữa hàng trăm phần mềm quản lý khách hàng được tung ra trên thị trường, đâu mới là chìa khóa mà doanh nghiệp tìm kiếm. Độc giả hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua 4 tips dưới đây.

Những vấn đề khi quản lý khách hàng bằng excel

Có thể nói, excel là một trong những phương pháp quản lý khách hàng được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất hiện nay. Nhưng thị trường thì luôn luôn biến động và doanh nghiệp nếu không kịp thời thích ứng sẽ dần đi vào ngõ cụt. Trong thế giới mà công nghệ đang phát triển như vũ bão thì excel không còn mang lại nhiều hiệu quả như các doanh nghiệp vẫn tưởng tượng.

1.1 Không nắm được thông tin khách hàng một cách đầy đủ và toàn diện

Khách hàng là “vàng” của mỗi doanh nghiệp. Vì thế, người quản lý cần phải có cái nhìn toàn diện, đầy đủ về tất cả khách hàng của công ty. Tuy nhiên, khi sử dụng excel, các dữ liệu của khách hàng thường bị phân tán, không đồng bộ. Không những thế, trong quá tình nhập liệu còn rất dễ xảy ra sai sót, trùng lặp. Doanh nghiệp sẽ khó nắm bắt được tổng quan về thông tin khách hàng cũng như khó khăn trong việc truy xuất, tìm kiếm thông tin. Từ đó, việc hoạch định chiến lược nhằm chăm sóc khách hàng cũng ít nhiều bị hạn chế.

1.2  Độ bảo mật không cao

Excel có một nhược điểm chết người mà ít doanh nghiệp nào quan tâm tới đó là khả năng bị virus tấn công. Hơn nữa, excel là phần mềm offline. Vì vậy, mọi thông tin đều được lưu trữ trên máy tính. Nếu chẳng may máy tính của doanh nghiệp gặp trục trặc hoặc sự có nào đó thì sẽ làm gián đoạn việc quản lý. Điều đó dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như mất dữ liệu, thiếu hụt dữ liệu…

1.3 Hạn chế nhiều tính năng quan trọng

Không giống như các phần mềm quản lý khách hàng khác, Excel không có khả năng tự cập nhật dữ liệu. Điều đó vừa gây lãng phí nguồn nhân lực, vừa làm mất thời gian của nhân viên. Giao diện của Excel cũng vô cùng hạn chế. Đây chỉ đơn giản là một trang tính với các chức năng cơ bản như thống kê hay tính toán dữ liệu. Nó hoàn toàn không đủ khả năng để cung cấp các thông báo, nhắc nhở, lên lịch hẹn hay tự động chăm sóc khách hàng. 

Ngoài ra, Excel cũng  không hỗ trợ việc trao đổi thông tin trực tiếp. Từ đó, hạn chế khả năng tương tác giữa nhân viên và người quản lý. Nó cũng ảnh hưởng tới việc ra quyết định và lên các kế hoạch kinh doanh.

Đọc thêm: Hệ thống CRM là gì? Những dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần CRM

4 tips giúp doanh nghiệp lựa chọn một phần mềm quản lý khách hàng hiệu quả

Nhiều doanh nghiệp lựa chọn giải pháp CRM để tối ưu hóa quá trình quản lý của mình. Thế nhưng, một sự thật đáng buồn là có hơn 70% doanh nghiệp khi xây dựng hệ thống CRM đều thất bại. Nguyên nhân là do họ không tìm kiếm một giải pháp thực sự phù hợp với tiềm lực của công ty. Dưới đây sẽ là 4 tips cơ bản giúp các nhà quản trị không đi vào “vết xe đổ” này:

• Tính bảo mật và khả năng phân quyền

Sẽ chẳng có doanh nghiệp nào tồn tại nếu như họ không cung cấp cho khách hàng những dịch vụ chăm sóc tốt nhất. Trong đó, việc bảo mật thông tin là yếu tố quan trọng hàng đầu. Một phần mềm CRM hiệu quả là một phần vừa có khả năng bảo mật cao, vừa có khả năng phần quyền cho từng người.  Doanh nghiệp có thể xem xét các phần mềm có thể mã hóa đối với các thiết bị di động và một loạt các giao thức bảo mật phân lớp.

• Khả năng tích hợp

Có thể nói khả năng tích hợp với các phần mềm khác là tiêu chí vô cùng quan trọng trong thời đại chuyển đổi số hiện nay. Để thích ứng với sự chuyển mình của thời đại, doanh nghiệp nên tìm một giải pháp có thể ứng dụng công nghệ số vào các hoạt động kinh doanh, quản lý. Nhưng nếu sử dụng hết tất cả phần mềm thì quá lãng phí và cồng kềnh… Điều này sẽ không còn là trở ngại nếu như hệ thống CRM có khả năng tích hợp, kết nối với các phần mềm như ERP, POS….

• Tùy biến và nâng cấp dễ dàng

Doanh nghiệp không thể đứng yên một chỗ mà luôn luôn phát triển. Đến một lúc nào đó trong tương lai, khi quy mô doanh nghiệp được mở rộng, những quy trình nghiệp vụ cần xử lý sẽ càng trở nên phức tạp, rắc rối. Để tránh những thay đổi và tốn kém về mặt chi phí không đáng có, doanh nghiệp nên lựa chọn một hệ thống CRM có thể dễ dàng thay đổi, mở rộng. Điều này cũng giúp doanh nghiệp sớm có một phần mềm phù hợp với đặc thù của chính mình. 

• Truy cập từ xa và khả năng làm việc di động

Điện thoại di động dần trở nên phổ biến và là vật dụng không thể thiếu đối với con người. Nhà quản lý không thể lúc nào cũng thể mang laptop theo bên mình. Nếu có những trường hợp khẩn cấp xảy ra thì doanh nghiệp sẽ khó có thể giải quyết nhanh chóng. Vì thế, việc sở hữu một phần quản lý khách hàng có thể tích hợp trên điện thoại sẽ là yếu tố giúp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ hơn trong tương lai. 

Hy vọng với những chia sẻ trên, doanh nghiệp sẽ sớm tìm được một giải pháp phù hợp. Nếu doanh nghiệp cần một lời khuyên hoặc sự tư vấn từ chuyên gia, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Cloudify.vn để được tư vấn và giải đáp miễn phí. 

Tham khảo:

B2B2C trên nền tảng ERP – Lấy khách hàng làm trung tâm

Quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp bằng phần mềm Cloudify