Đối với nhiều doanh nghiệp, việc quản lý đơn hàng bằng những phần mềm miễn phí như excel không còn quá xa lạ. Thế nhưng, người ta vẫn thường hay nói “cái gì miễn phí thì đều không tốt”. Liệu rằng excel có thật sự là giải pháp phù hợp? Ở bài viết này, Cloudify sẽ giúp độc giả giải đáp thắc mắc trên.

 

Quản lý đơn hàng bằng phần mềm excel và “cái giá” phải trả

Có thể nói, excel là phần mềm quản lý đơn hàng phổ biến và thông dụng nhất. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoặc các chủ cửa hàng bán lẻ. Tuy nhiên, đây chỉ giải pháp nhất thời. Doanh nghiệp muốn đi xa thì khó có thể chỉ dựa excel để quản lý đơn hàng bởi phần mềm này tồn tại nhiều nhược điểm. Sau đây là một số “mặt trái” khi sử dụng excel:

Không thể sử dụng cùng lúc cho nhiều nhân viên 

Các phiên bản office cài trên máy tính đều không cho phép người dùng làm việc cùng nhau trên một tài liệu. Cho nên, cửa hàng có nhiều nhân viên chốt đơn thì không thể dùng chung một file Excel. Điều này sẽ dẫn đến tình trạng khó khăn trong việc chốt đơn, tốn thời gian và công sức.

Nhập liệu thủ công, dễ sai sót, mất số liệu

Khi sử dụng Excel trong quản lý đơn hàng, nhân viên sẽ phải nhập liệu thủ công và điều này có thể gây ra nhiều vấn đề. Khi số lượng đơn hàng quá nhiều rất dễ xảy ra sai sót. Khi đó muốn khắc phục hậu quả, nhân viên phải tìm ra lỗi bằng cách dò số liệu gây ra sự lãng phí thời gian và công sức rất nhiều.Bên cạnh đó, vì đây là phần mềm miễn phí nên tính bảo mật không cao. Máy tính của người sử dụng dễ bị nhiễm virus, gây mất dữ liệu, ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp.

Cần có kiến thức về Excel, để thiết kế file hiệu quả 

Để sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng bằng Excel, người dùng cần có kiến thức nhất định về phần mềm này. Bởi  lẽ các hàm tính toán cũng như những thao tác trong Excel khá phức tạp. Nếu không hiểu rõ về các vấn đề này, việc thiết kế và theo dõi đơn hàng trên file Excel sẽ rất bất tiện và không đưa đến hiệu quả tốt nhất.

Tìm kiếm đơn hàng, in hóa đơn thanh toán phức tạp

Do không kết nối với các thiết bị phần cứng như máy in hóa đơn hay đầu đọc mã vạch nên việc tìm kiếm đơn hàng và in hóa đơn trong Excel khá khó khăn.Người dùng sẽ phải tìm từng đơn hàng, sau đó copy/paste sang một file khác để in chứ không thể thao tác trực tiếp trên file quản lý. Việc này không chỉ gây mất thời gian cho việc bán hàng, thanh toán mà còn rất bất tiện cho nhân viên.

Khó kết hợp các dữ liệu

Nhược điểm của phần mềm bán hàng bằng Excel là khó kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Nên khi thực hiện nhiều thao tác cùng một lúc thì hệ thống sẽ dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót. Điều này khiến các nhà quản lý sẽ rất khó để có thể kết hợp các dữ liệu để đưa ra báo cáo. Từ đó ảnh hưởng không nhỏ đến việc theo dõi tình hình kinh doanh của cửa hàng.

 

Quản lý đơn hàng hiệu quả hơn với phần mềm Cloudify

 

Với những cửa hàng nhỏ lẻ, người quản lý hoàn toàn có thể tìm đến các phần mềm miễn phí hoặc excel để tiết kiệm chi phí. Thế nhưng, đối với những doanh nghiệp đang phát triển hoặc muốn mở rộng quy mô thì excel không phải là lựa chọn tốt. Phần mềm Cloudify cung cấp những tính năng vượt trội so với các phần mềm miễn phí khác:

Giao diện đơn giản, dễ dàng sử dụng:

Phần mềm quản lý đơn hàng Cloudify không sử dụng các hàm phức tạp. Người dùng hoàn toàn có thể sử dụng một cách dễ dàng, thậm chí kể cả những người chưa từng qua bất cứ khóa đào tạo nào hết. Như vậy, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí “training” mà vẫn đạt được hiệu quả như mong muốn.

Có thể sử dụng dễ dàng trên nhiều thiết bị:

Nếu như excel chỉ có thể sử dụng dễ dàng trên máy tính thì với phần mềm Cloudify, quý khách có thể ứng dụng trên điện thoại, ipad, laptop… Nhờ vậy, dù ở bất cứ đâu, người sử dụng đều có thể dễ dàng kiểm soát đơn hàng, tăng hiệu suất làm việc.

Có chức năng phân quyền nhân viên:

Với tính năng này, doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm về chất lượng bảo mật. Phần mềm cho phép người quản lý phân quyền nhân viên. Nhờ đó, những thông tin liên quan đến khách hàng, sản phẩm sẽ được bảo vệ, không lo về việc mất dữ liệu.

Kiểm soát, xử lý đơn hàng một cách hiệu quả:

Phần mềm cho phép người sử dụng nhập không giới hạn số lượng đơn hàng cần quản lý. Hơn nữa, phần mềm có khả năng đồng bộ các đơn hàng một cách nhanh chóng. Bất kể doanh nghiệp bán trên Shopee, Lazada, Sendo hay Tiki, chỉ cần có khách đặt mua, đơn hàng mới sẽ được tự động đồng bộ ngay lập tức về phần mềm. Nhờ đó, các chủ shop sẽ dễ dàng trong việc kiểm soát, xuất hàng.

 

Ngoài các tính năng trên, Cloudify còn cho phép khách hàng in hóa đơn, phiếu vận chuyển một cách nhanh chóng cùng nhiều lợi ích khác nữa. Để biết thêm chi tiết, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Cloudify.vn để được tư vấn miễn phí.

Tham khảo:

4 lý do nên sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng online

Phần mềm quản lý bán hàng thuốc mang lại lợi ích gì?