Quản lý kho là hoạt động vô cùng quan trọng của doanh nghiệp bao gồm việc quản lý tài sản cố định và không cố định, quản lý kho nguyên vật liệu để sản xuất, mua bán, vận chuyển,…Để quá trình quản lý kho được diễn ra thuận và hiệu quả, doanh nghiệp luôn cần có các công cụ tính toán và ghi chép số liệu của kho. Trong đó, các bảng tính excel đã và đang là sự lựa chọn đầu tiên của các doanh nghiệp.

Tại sao doanh nghiệp sử dụng phần mềm Excel để quản lý kho?

Thông thường, các doanh nghiệp thường có xu hướng sẽ ghi chép số liệu bằng tay sau đó nâng cấp việc quản lý kho bằng phần mềm Excel. Vốn dĩ, phần mềm này đã không còn xa lạ gì đối với các nhà quản lý nữa bởi mức độ phổ biến của nó đối với môi trường doanh nghiệp, công sở. 

Doanh nghiệp có thể tự do khởi tạo các bảng tính Excel dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp để kiểm soát lượng hàng hóa xuất nhập kho, số lượng tồn kho, chi phí mua hàng…

Những dấu hiệu cho thấy bạn nên thay đổi phần mềm Excel quản lý kho thành WMS

Quản lý đầu ra đầu vào gặp trục trặc 

Việc sử dụng phần mềm excel như là một công cụ để quản lý kho đòi hỏi người sử dụng phải nhập liệu hoàn toàn bằng tay. Vì thế, đôi khi dữ liệu nhập tay sẽ xảy ra sai sót về số liệu. Thêm vào đó, dữ liệu và thông tin mà chúng ta tiếp xúc có kích thước rất lớn. Khi tệp quá lớn, nó có thể làm cho các bảng tính excel chạy rất chậm vì phải đọc các tệp dữ liệu khác nhau. Cách dễ nhất để đảm bảo rằng phần mềm này tiết kiệm thời gian đó là chia nhỏ tệp thành các tệp nhỏ hơn. Tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến một số dữ liệu bị mất hoặc thất lạc.

Quản lý kho bằng phần mềm excel đôi lúc sẽ gây khó khăn trong việc giao tiếp. Phải thường xuyên liên hệ với các bên để hỏi báo cáo, báo giá, update tình hình kho. Đồng nghĩa với việc cả hai bên tốn thêm thời gian để chờ đợi đối phương cập nhật tình hình kho để bắt đầu xuất/ nhập hàng.

Mặt khác, khi doanh nghiệp gửi bảng báo giá cho khách hàng thường là các bảng báo giá chằng chịt chữ số bởi đây là bảng báo giá chung các mặt hàng. Điều này làm tốn thời gian của khách hàng khi quyết định chọn mua sản phẩm cũng như dễ mắc sai sót khi kiểm tra giá thành.

Vì vậy, giải pháp ở đây là nên sử dụng WMS để cập nhật dữ liệu, tùy chỉnh, cập nhật và cấp quyền cho khách hàng truy cập xem bảng báo giá, order trực tiếp trên phần mềm. 

Xem thêm: 8 phương pháp để quản lý hàng tồn kho ở mức tối ưu cho doanh nghiệp

Thiếu sự linh hoạt khi sử dụng phần mềm Excel quản lý kho

Phần mềm Excel sử dụng các phép tính có sẵn để tính toán những con số rất lớn. Do đó, điều này cũng ảnh hưởng đến độ chính xác và người dùng hầu như không có quyền kiểm soát các phép tính này theo ý mình. Bởi file excel có sẵn  thường được sắp xếp sẵn cấu trúc, người sử dụng muốn thay đổi cần nhiều thao tác tái thiết lập cấu trúc, đổi hàm…

Đồng thời, nếu có nhiều người khác nhau xử lý cùng một tệp excel thì tệp đó dễ bị sai sót và không chính xác. Những sai lầm này không chỉ khó xác định mà còn có thể ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận.

Dùng WMS có thể tùy ý thay đổi cấu trúc, nhóm các sản phẩm với nhau hoặc thêm dữ liệu bằng những cái click chuột, phân quyền cụ thể, update dễ dàng, logic, bảo 

Không thông báo lỗi 

Việc sử dụng phần mềm excel như là một công cụ để quản lý kho đòi hỏi người sử dụng phải nhập liệu hoàn toàn bằng tay. Vì thế, đôi khi dữ liệu nhập tay sẽ xảy ra sai sót nếu người nhập liệu quên hoặc nhập sai các cột bắt buộc như số lượng, màu sắc, số lượng tồn kho…Ở những lối này, phần mềm Excel không tự động cảnh báo sai sót cho người nhập liệu. Bắt buộc người có trách nhiệm với phần mềm này phải kiểm tra sai sót thêm nhiều lần nữa trước khi hoàn tất các file. Trong tình huống xấu nhất, file excel bị lỗi sẽ bị gửi đến tay khách hàng mà không hay biết nó có lỗi, ảnh hưởng nghiêm trọng đến mức độ uy tín và chuyên nghiệp của doanh nghiệp với khách hàng.

WMS quản lý logic đơn hàng và kho hàng, tự động update, đồng bộ số liệu. Đi kèm với nó là  chức năng cảnh báo đến với người quản lý để kiểm tra lại lỗi sai hoặc không cho xuất kết quả nếu chênh lệch số lượng so với dữ liệu kho nhập.

Đọc thêm: WMS là gì? Tại sao nên sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS?

Không cập nhật kho thời gian thực

Việc nhập số liệu vào bảng tính excel thường không được cập nhật ngay, thường bị trì hoãn bởi người nhập liệu, các yếu tố về điều kiện nhập liệu… Thông thường, hàng hóa nhập về hoặc xuất ra khỏi kho sẽ mất một khoảng thời gian khá lâu để được update lại trên bảng excel. Dẫn đến việc không cập nhật được kho thời gian thực, dữ liệu tồn kho, xuất nhập kho…

Người quản lý không nắm được tình hình kho bãi, không thể ra lệnh xuất nhập kho, mất thêm thời gian để liên hệ với bộ phận quản kho để cập nhật tình hình của kho hàng. Vì vậy cũng gây khó hiểu và rắc rối cho các bên liên quan khi xảy ra trục trặc.

WMS cập nhật kho dữ liệu thời gian thực kể từ khi nhập, xuất kho, số lượng tồn kho…Đồng thời các bên liên quan dễ dàng nắm được số liệu để canh chỉnh theo nhu cầu nhập thêm hàng hay xuất khi theo đơn.

Không tích hợp với các phần mềm khác 

Phần mềm excel là một phần mềm độc lập hoàn toàn với các phần mềm quản lý có sẵn trên thị trường. Nó không trực tiếp liên kết với các phần mềm khác như phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm kế toán… Điều này làm ảnh hưởng đến tính đồng bộ của hệ thống vận hành. Doanh nghiệp mất nhiều thời gian để cân đối căng chỉnh dữ liệu giữa các bộ phận. Như việc tính lương dựa trên hoa hồng bán ra sản phẩm của nhận viên sale, hoặc các bài toán doanh nghiệp cơ bản như đong đếm định mức tồn kho tối thiểu để nhập thêm hàng hoá, nguyên vật liệu sản xuất. 

MWS tích hợp nhiều phân hệ trong một hệ thống vận hành, dễ đồng bộ với các tệp dữ liệu của các bộ phận khác trong một phần mềm. Thuận lợi hơn trong quá trình điều phối lực lượng hàng hóa, nhân sự, quỹ… Đồng thời, hệ thống MWS kết nối với các thiết bị đọc mã, scan mã, thanh toán pos… giúp tăng năng xuất, giảm thời gian chờ, đảm bảo tính chính xác, cụ thể của bộ dữ liệu. 

Tại Việt Nam, Cloudify cung cấp Cloudify WMS –  hệ thống quản lý kho trên mobile. Giải pháp giúp quản lý kho nguyên vật liệu, quản lý chênh lệch tồn kho, quản lý hàng hóa theo từng đơn vị tính, đảm bảo vận hành thông suốt giữa các bộ phận. 

Tìm hiểu ngay: Phần mềm quản lý kho trên điện thoại Cloudify WMS

Với gói hệ thống quản lý kho của Cloudify, doanh nghiệp sẽ không còn lo lắng về các vấn đề của việc quản lý hàng tồn kho. Doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát nhiều kho trong cùng một hệ thống và trên điện thoại, đảm bảo việc kiểm kho diễn ra trong quy trình khép kín, quét mã bằng điện thoại và duyệt xuất kho trên điện thoại. Đồng thời, doanh nghiệp được cảnh báo khi lượng hàng tồn đạt hạn mức tồn kho tối thiểu, kèm với đó là gói chăm sóc và tư vấn miễn phí trọn đời. 

Đăng ký nhận demo phần mềm miễn phí tại đây hoặc liên hệ hotline 1900 866 695.

Tìm hiểu thêm:

Đâu là thời điểm để ứng dụng ERP trong doanh nghiệp?

4 cách dễ dàng khắc phục các vấn đề trong quản lý xưởng sản xuất

Cloud ERP giải pháp biến “nguy” thành “cơ” cho doanh nghiệp thời covid-19