Excel – một chương trình tính toán và xử lý số liệu không mấy xa lạ với người dùng máy tính. Ngày nay, việc áp dụng excel để quản lý bán hàng trong doanh nghiệp trở nên phổ biến hơn. Hình thức này vẫn không có dấu hiệu “lỗi thời” mặc cho sự ra mắt của rất nhiều phần mềm quản lý. Là chủ một doanh nghiệp, có nên quản lý bán hàng bằng excel và theo dõi tình hình kinh doanh của công ty? Cloudify sẽ giúp các nhà quản trị trả lời câu hỏi trong bài viết này.

Quản lý bán hàng bằng excel vẫn còn khá phổ biến

Nên áp dụng quản lý bán hàng bằng excel khi nào?

Doanh nghiệp mới thành lập

Lượng dữ liệu về sản phẩm, thiết bị, tài sản, khách hàng,….của công ty khởi nghiệp, công ty mới thành lập rất ít, do đó việc áp dụng excel sẽ vừa tiết kiệm chi phí, vừa dễ theo dõi cho người quản lý. 

Doanh nghiệp có quy mô nhỏ

Việc quản lý số lượng nhỏ đơn hàng, kho hàng, khách hàng sẽ vừa đơn giản vừa tiết kiệm hơn với excel. Hiện nay có rất nhiều mẫu file excel có sẵn cùng các hàm cơ bản về quản lý danh mục hàng hóa, đơn hàng, tính toán được xuất, nhập, tồn kho. Nếu nhu cầu và tính cấp thiết không quá cao, sử dụng excel để quản lý là một phương án tốt cho doanh nghiệp.

Trường hợp không nên áp dụng quản lý bán hàng bằng excel

Công ty có lượng khách hàng lớn

Nhập liệu một số lượng lớn khách hàng mỗi ngày bằng excel thực sự là một trở ngại lớn, ngoài việc mất thời gian, việc kiểm soát được lượng khoảng 100 – 200 khách hàng bằng excel rất khó khăn. Do đó, nếu số lượng khách hàng trung bình từ 100 người trở lên, doanh nghiệp nên áp dụng các phần mềm quản lý bán hàng hơn là sử dụng excel.

Doanh nghiệp mở rộng quy mô

Có thể trước đây doanh nghiệp đang sử dụng excel, tuy nhiên nếu có nhu cầu mở rộng quy mô và phạm vi hoạt động, doanh nghiệp nên nhanh chóng áp dụng các phần mềm quản lý, nhất là quản lý từ xa để việc quản lý trở nên dễ dàng và bao quát hơn.

Người quản lý muốn theo dõi trực tiếp dữ liệu 

Đối với excel, để trình tài liệu, báo cáo lên lãnh đạo sẽ phải qua rất nhiều bước như gõ nội dung, chỉnh sửa trình bày, in ấn,…và nếu xảy ra bất kỳ lỗi nhỏ nào các quy trình sẽ phải lặp lại từ đầu. Chính vì vậy, chi phí văn phòng phẩm phát sinh rất nhiều, việc chỉnh sửa, in ấn lại cũng mất rất nhiều thời gian. 

Các doanh nghiệp có quy mô trung bình – lớn hiểu và phải đối mặt với vấn đề đó hàng ngày khi sử dụng excel, nhu cầu theo dõi dữ liệu trực tiếp của các nhà quản lý cũng từ đó ra đời.

Quản lý bán hàng bằng excel không phù hợp trong một số trường hợp

Tại sao nên áp dụng phần mềm quản lý bán hàng thay vì excel?

Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ, các phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp cũng ngày một nhiều và đa dạng các tính năng, giá cả vừa phải, thích hợp cho mọi quy mô doanh nghiệp. Một phần mềm quản lý bán hàng có thể hỗ trợ doanh nghiệp:

• Tổng hợp danh mục sản phẩm, hạn sử dụng, tình trạng hiện tại của sản phẩm,…
• Theo dõi tình hình xuất, nhập, tồn kho
• Giám sát tình hình nhân sự, năng suất làm việc của nhân viên
• Nắm được số lượng khách hàng, khách hàng tiềm năng, khách hàng thân thiết
• Tích hợp sẵn các mẫu tài liệu, báo cáo
• Quản lý và nhân viên có thể tương tác trực tiếp, thông báo, đốc thúc làm việc từ xa

Và rất nhiều chức năng khác.

Sử dụng công nghệ điện toán đám mây, Cloudify là phần mềm quản lý bán hàng online, cho phép người dùng truy cập bằng cả điện thoại và máy tính, dữ liệu cập nhật nhanh chóng, giao diện dễ sử dụng. Tự tin là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp, liên hệ với chúng tôi qua Cloudify.vn để được tư vấn miễn phí.

Tham khảo thêm:

Bật mí “tuyệt chiêu” quản lý bán hàng thành công