Tại phần lớn các công ty, doanh nghiệp, việc quản lý công văn, văn bản là điều hết sức quan trọng. Và các giấy tờ liên quan cũng cực kỳ phức tạp và tốn nhiều thời gian nếu chúng ta chỉ sử dụng phần mềm quản lý văn bản bằng excel. Do đó nhiều phần mềm quản lý công văn ra đời với nhiều ưu điểm bất ngờ. Hãy cùng Cloudify điểm qua top 5 phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc tốt nhất hiện nay nhé! 

Phần mềm quản lý công văn  

Đây được biết đến như một phần mềm quản lý văn bản và điều hành nổi bật do đến từ những nhà phát triển Việt Nam. Đây cũng là một trong số ít phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí cho mọi người dùng. 

phần mềm quản lý tài liệu văn bản – công văn  này sở hữu đầy đủ các chức năng quan trọng như quản lý công văn nội bộ, công văn đến, phần mềm quản lý công văn đi đến miễn phí.v.v. 

Khi sử dụng bạn hoàn toàn có thể tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức đi tìm các văn bản, công văn. Một ưu điểm nữa của phần mềm này là số lượng văn bản và công văn quản lý không giới hạn có thể tạo các nhánh nhỏ để quản lý theo nhu cầu cá nhân. 

Phần mềm quản lý tài liệu DocEye 

Đây là phần mềm quản lý văn bản điều hành được nhiều người ưa chuộng bởi dung lượng nhẹ và giao diện đơn giản, dễ dùng. Không cần thành thạo bất cứ ngoại ngữ nào vẫn có thể sử dụng bởi phần mềm quản lý công văn đi đến này hỗ trợ người dùng với trình tiếng Việt hoàn toàn. 

DocEye tích hợp đầy đủ các chức năng từ cơ bản tới nâng cao hỗ trợ đáp ứng mọi yêu cầu của doanh nghiệp. Bên cạnh khả năng lưu trữ thì đây cũng là phần mềm cho phép phân tích thông tin, phân tích tài liệu để quản lý và tìm kiếm dễ dàng hơn, các thư mục bảo mật giúp bảo vệ được những bộ hồ sơ mật của doanh nghiệp. 

Một số tính năng của DocEye mà các bạn có thể tham khảo: 

• Phân loại các thông tin và  tài liệu sau khi được thu nhận
• Giúp người sử dụng Tạo, cập nhật, chỉnh sửa các bộ tài liệu cá nhân, sau đó đồng bộ thư mục và dễ dàng chia sẻ với các phòng ban khác nhau
• Quá trình quản lý tài liệu có thể được thiết kế lại phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp
• Không giới hạn số lượng tài liệu được chia sẻ và quản lý 
• Bảo mật an toàn thông tin tuyệt đối nhờ cơ chế phân quyền 
• Tiết kiệm chi phí vận hành như in ấn, nhân sự quản lý rà soát hồ sơ, tài liệu 
• Các mẫu tài liệu quản trị doanh nghiệp được tích hợp sẵn trong phần mềm quản lý văn phòng này

Phần mềm lưu trữ C-Office

C-Office được phát triển từ CMC Soft – Một trong những doanh nghiệp nổi tiếng với các phần mềm liên quan tới quản lý, lưu trữ của công ty, doanh nghiệp. Đây cũng là phần mềm quản lý bằng access hỗ trợ người dùng mạnh mẽ trong việc quản lý văn bản, tìm kiếm nhanh chóng với bộ lọc hoàn chỉnh. 

Được liên kết nhanh chóng với Excel và Microsoft Word, người dùng có thể sử dụng C-Office giống như phần mềm quản lý tài liệu miễn phí bằng excel với nhiều tính năng nâng cao khác. Tính năng bảo mật và có thể sử dụng bằng nhiều nền tảng và thiết bị khác nhau cũng là ưu điểm của phần mềm văn thư lưu trữ này. 

Phần mềm quản lý công văn đi đến bằng access – Cloudoffice

Là một phần mềm quản lý tài liệu cho công ty chuyên nghiệp nhất nhì hiện nay,  Cloudoffice sở hữu nhiều tính năng nâng cao và khả năng bảo mật tuyệt vời. Cho phép quản lý các văn bản đến, văn bản đi, các loại tờ trình.v.v. Người dùng hoàn toàn có thể tạo các nhánh văn bản riêng lẻ phù hợp với nhu cầu sử dụng của cá nhân hay tập thể. 

Các mẫu văn bản được chia ra theo diễn biến thời gian để người dùng dễ dàng tìm kiếm. Đồng thời số lượng văn bản quản lý của Cloudoffice cũng cực kỳ lớn. 

Codedao – Phần mềm quản lý công văn miễn phí

Codedao là phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ miễn phí với nhiều tính năng hỗ trợ quản lý văn bản một cách hiệu quả nhất. Có thể điểm qua một số tính năng nổi bật như lọc văn bản đến, lọc văn bản đi, cập nhật các văn bản, tìm kiếm nhanh.v.v. 

Là một trong số ít phần mềm lưu trữ hồ sơ miễn phí, codedao ngày càng được nhiều người sử dụng và để lại phản hồi tốt. 

Mặc dù là phần mềm quản lý văn thư lưu trữ miễn phí, Codedao vẫn sở hữu nhiều tính năng khác nhau như: 

• Giao diện trực quan và dễ dàng sử dụng giúp cho việc xử lý văn bản được diễn ra nhanh chóng và chính xác. 
• Dễ dàng tra cứu các loại văn bản, công văn và tài liệu theo nhiều trường khác nhau như theo thời gian, ngày ban hành, nơi ban hàng, ký hiệu hay loại văn bản…
• Tất cả các file đính kèm đều được mã hóa, bảo mật an toàn. 
• Dễ dàng sao lưu và phục hồi trong trường hợp nhỡ tay xóa nhầm 

Bạn có thể download phần mềm quản lý văn bản miễn phí này TẠI ĐÂY!

Tham khảo thêm: Phần mềm quản lý tổng thể Cloudify ERP

Kết luận

Các phần mềm quản lý ngày càng chứng minh vai trò của bản thân đối với dân văn phòng. Việc tìm kiếm một phần mềm phù hợp sẽ mang lại hiệu quả cao trong công cuộc quản lý và lưu trữ dữ liệu, công văn. Đừng quên theo dõi Cloudify để cập nhật nhiều thông tin hữu ích khác!